小企业管理软件实现办公流程信息化

小企业管理软件实现办公流程信息化

小企业管理软件根据功能的不同以及使用环境的不同，主要有OA办公系统、客户关系管理系统(CRM)、销售管理系统、企业资源计划(ERP)，文档资料管理系统(内控系统)、考勤管理系统、财务管理系统等众多类型。OA系统通俗的讲就是办公自动化，通过网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于实现日常办公数据信息管理、流程管理、任务管理、辅助办公。OA系统实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式，使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替，最能体现OA特色的是将工作任务固化、定责、定岗位，并形成相应的流程，从而实现办公流程信息化。

在小企业管理软件选型的过程中，很多企业不知道是选择OA办公系统还是其他的管理系统。生产型企业的管理需求主要是为了管理好销售订单、物料采购、库存、财务对账等，这就属于ERP管理系统的范畴了，但在选型时却把定位放在了OA软件。这种情况就说明很多企业在信息化方面缺乏经验，虽然很清楚自己企业的需求是什么，但在将需求落地的时候，往往会偏离需求本身的方向。

那么，小企业管理软件在选型过程中，到底该如何判断用什么软件系统呢?

1、小企业管理软件的选择，是根据不同的管理理念和企业所在行业环境因素而决定：

中小小企业业务简单，人员固定，管理需求侧重于核心业务需求的解决，以客户中心，沟通简单，选择CRM软件来协助加强客户关系管理比较好;

大型企业、央企、国企往往业务复杂多样，人员及岗位较多，各业务部门之间协调响应速度慢，信息化的要求比较高，对于管理软件的各方面需求就比较高，不是单纯选择几套标准的管理软件就能解决问题的，可能涉及到针对自身需求的个性化需求定制开发，以及多个系统之间的数据集成交互等特殊功能需求。所以，这类企业在选择管理软件的时候，应该重点关注功能较强的平台化定制型管理软件。

2、对于在全国各地有多个分公司或办事处的企业来说，由于管理的复杂和沟通不及时，选择OA办公系统结合企业的实际管理模式，既可以规范企业的各种流程管理、数据整合共享、统一管理思想，又能提升企业的办公效率、节省管理成本，解决了跨地域的协同办公问题。

3、因为不同行业有不同的业务管理模式，而每个企业自身的管理需求也大不相同，市场上很多成品化标准管理软件也就很难满足企业实际管理需求。所以，在这种情况下，企业可以采用定制开发的方式实现，定制开发在大型企业中比较常见，如ERP、OA、CRM、内控管理、考勤管理等，都可以采用定制开发的方式来实现。定制开发的优点是显而易见的，它不仅仅能根据企业特殊管理需求贴身定制管理系统，还能协助企业完善很多管理上的缺陷，在定制开发过程中，企业管理层也能参与开发中来，根据管理需要，随时调整软件系统的流程、权限、模块功能等，从而让开发出来的系统更加贴合企业长期发展的需要。

4、很多企业存在多个管理系统，而系统之间又是相互孤立的，在日常工作中，员工们每天需要在多个系统之间进行来回切换，既不方便，又浪费时间。那么这就可以选择OA办公系统，将多个系统数据集成在一起，实现多个系统之间数据的交互与共享，在不切换系统的前提下，便能直接调用其它需要的数据信息。

5、很多大型企业都是采用多系统分工协作管理，同时存在OA、ERP、财务系统等。OA主要用于日常行政办公事务的记录、流程管理、办公室人员的管理;ERP专用于业务相关的管理，如：订单管理、采购管理、库存管理等;财务系统则精于企业账目方面的管理，如：客户对账单、应收应付、银行流水、财务报表、利润核算等。不论企业有多少管理系统，在信息化部署前，都必须强化数据共享系统集成这一原则，系统之间必须形成有效的相互关联，OA系统能轻松调用业务部门的ERP数据，便于OA办公人员实时协助业务部门完成相关工作，而财务系统更要实时掌握ERP系统的各项数据，及时分析或调整财务战略。

企业信息化的目的是为了提升自身的综合能力，提高办公效率和降低企业的经营和管理成本，提升在市场上的竞争力，对于不同的企业，信息化的方式又有很多种。因此，不管是小企业还是大企业，其客观上信息化和对管理软件的需求是存在的，因企业的行业、规模、不同的发展阶段，以及企业对信息化的认知程度和重视程度而存在差异，这个差异也导致企业信息化带来的效果是不一样的。

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