传统OA弊端明显，作为CIO该如何选型OA系统

传统OA弊端明显，作为CIO该如何选型OA系统

关键词：OA  SaaS  办公自动化系统  OA与SaaS的区别

一、OA的发展趋势

移动互联网的快速发展以及日益激烈的竞争使得协同办公OA产品不得不往移动化、低成本化发展。毕竟所有人都可以在任何时候盯着手机看，但是却不能无时无刻耍弄自己的电脑。发展到现在，传统的OA系统提供商该考虑一下自己的生存现状了，同时使用OA系统多年或者说饱受OA系统折磨的一些企业也可以考虑更换产品了。

OA是什么，自动化办公系统这个词汇相信大家肯定知道，办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大多把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

说下OA的主要模块，OA的主要模块包括：公司流程审批、协同工作、**管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算器、万年历等)。可以这么说，OA系统是大而美的，然而随着技术的不断发展，OA系统大而美的特性反而不适应形势了。

二、传统OA的弊端

来看一下一些用户用了多年OA系统之后的反馈

1、OA系统功能那么多，我们公司需要用的东西很少，然而价格还那么贵

2、OA系统太麻烦了，我作为管理员天天要处理的东西太多了，简直崩溃了

3、某个OA的售后服务实在太烂了，都打了N次电话，说会来会来却一直没来

大家可以看一下上面的截图，这些是公司员工对OA的一些反馈。随着时间的推移，传统的OA系统已经不再适应新形势下企业的需求。并且中国的企业由于现在激烈的竞争，也不再单纯的追求概念性的东西，而开始务实地注重这种信息化的技术能够给企业带来的真正效益。

三、那为什么那么多抱怨OA系统的人，公司却还不下线呢？

1、前期投入的沉没成本太多了，企业不忍心把这么多东西就这么随手一扔。

2、前期在相关设置以及数据上做了太多的功夫，企业不想就这么轻易的将所有的资源清空。

3、前期员工的使用习惯已经形成，对新模式的接收还需要一些时间。

4、领导层与基层脱钩，对基层员工的反应不迅速做出反应。

四、CIO或者CFO在选择OA系统的过程当中需要注意哪些东西？

要关注OA厂商的口碑、价格、售后服务（比如说培训使用、售后维护等尤为重要）、数据安全性、易操作性、是否支持移动化，所有的这一切都需要与公司的具体情况相结合。

如果非得要给OA能给公司带来的效益做评估的话，基本上遵循两个二八定律，其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值，而其余的模块带来20%的价值。

还有一个二八定律就是对于大对数企业OA系统中80%的功能企业都不会用到或者很少用到，只有20%的功能会经常使用。

综上，我们得出一个结论，OA系统是否适合企业取决于他的柔性化程度如何，是否为企业定制化，是否精细化，更新速度是否高频，售后服务是否可持续等等。这些都是我们需要重点考虑的。

对于一些中小微企业，上一套传统的OA系统所带来的效益其实抵不过他的成本。所以这时候如果有一套相对比较柔性化针对性的OA工具不仅可以节省大量成本，也不会让管理员抱怨巴拉巴拉的。

举个例子，比如说业务主导类型的公司，市场推广人员占比比较多，需要经常出差，那我们就可以考虑使用以差旅外勤管理和报销管理为核心的一些移动化OA系统。

如果我们是一家技术导向型的公司，那我们有可能会将OA系统打造为内部人员沟通交流以及合作办公的工具，而不是外勤管理。

很庆幸的是，市场上也有一些公司认识到了当前OA系统的不足，主动去当这个行业的创新者，这也使得现在的OA系统朝着健康正确的方向发展。传统的OA厂商之所以活得困难，是因为他们的产品已经不适应当前企业的需求。而现在的企业需要的只是一种更科学合理的方式去自动化办公。这种方式便是基于轻服务器的云模式SaaS，移动化、云端化、简单化、设置标准化模块以便柔性化配置成为了当前OA系统的必由之路。

因此作为公司的CFO或者CIO等高层管理人员，在为公司上一套OA系统的时候，不要过分追求时髦，而需要判断这套OA系统所产生的成本以及相应的价值，一定要结合企业的具体实际情况。

我们经常看到某些OA系统的功能特别鸡肋，有些功能甚至比手工操作还麻烦，那这个功能我们为什么要上？不要为了信息化而信息化，而要记住信息化的目的是为了提高公司的运作效率，就目前而言，传统的定制化OA系统由于其缺少灵活性并且安装及维护成本较高，被众多厂商广泛诟病，而新一代基于云端的OA（以SaaS为技术实现方式）则以迅雷不及掩耳之势快速发展起来。我们在选型的时候也可以考虑将这类型的OA系统作为重点考虑对象。

现在基于云端的SaaS主要有以下几类，在线CRM，在线差旅管理系统，在线财务管理系统，在线外勤管理等，可以根据企业的具体情况选择相应的模块。

五、最后我们再简单的说下传统OA与SaaS的区别

接下来我们简单的列出几组对比，大家就明白了。

1、传统的OA系统上一套大概需要10W以上甚至上百万，而针对企业设置的便捷化SaaS软件则大概只需要一万以下。

2、传统的OA系统上线及调试需要在几个月以上，而SaaS则只需要一周。

3、传统的OA系统需要专人进行维护，维护成本较高，而现在SaaS提供机器学习以及模块化定制功能，可以减少企业的人工投入。

4、传统的系统有诸多的不兼容性，比如API接口较少，不能有效的融合当前市场的主流通讯工具，而SaaS开放接口会更多，比如报销审批这一模块SaaS可以接入微信、滴滴等接口。

5、传统的OA系统大多数都不支持移动化，基本上是电脑操作，而轻云模式可以快速的部署到移动端、PC客户端、网页端以及ipad端。

所以说了这么多，不知道大家有没有认清当前OA行业的现状呢？通过上述的比较，相信大家也对OA的发展方向有了更明确的了解，如果觉得自己在使用OA当中有任何不爽或者不快，欢迎来这吐槽。