如何制定企业在线ERP系统物料编码标准

如何制定企业在线ERP系统物料编码标准

在在线

ERP

试运行初期，很多使用者提出：“这么多的物料，怎么记住它的编码呀”。这是对物料编码的一种误解。其实道理很简单，还是举条形码的例子，无论是顾客还是售货员，都不用去记商品的条形码，一般也无法记得住，只有电脑，它以强大的

信息

储存及处理功能，通过惟一的条形码实现了商品结算。同样的，物料编码并不需要人工记忆，ERP

系统

为使用者提供了良好的查询功能。

关键词：ERP信息化,物料编码,在线ERP

随着市场的快速发展和

企业

规模的不断扩大，企业信息处理量不断加大，为此，2005年5月，某设备厂决定引进企业资源计划在线ERP系统，利用这一先进的信息化管理工具来提升企业的管理效益。在ERP系统正式实施之前，必须确定编码原则和编码方法。

数据是计算机系统运行的基础，企业编码标准就是对数据的具体内容和取值进行规范。在某设备厂ERP一期工程中，需要对部门、人员、供应商、物料、工作令、工作中心、工序等进行编码，其中物料编码是ERP系统编码工作的重点，而编码工作的关键是建立代码编制的原则与编码方案，并形成相关标准颁布实施。以下是在制定物料编码标准过程中的几点体会：

1正确理解物料编码的意义

做事如果“知其所以然”，往往会事半功倍。企业要形成一套合理的物料编码方案，首先得正确理解物料编码的含义，并且具备计算机的基础知识及了解在线ERP一些理念。

物料编码是计算机系统对物料的惟一识别代码，它是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。可以这么理解，所谓的物料编码与超市中的条形码是一回事。我们在华联、沃尔码等超市购买商品的时候，可以看到商品上都会有一个小的标签，上面除了有商品名称、单位、产地、单价以外，还有一个条形码。当我们到柜台结帐的时候，售货员会对条形码进行扫描，然后在短时间内计算出所采购商品的金额，以完成顾客的采购。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂，或许有没有物料编码都无关紧要，某设备厂属于离散型机械制造企业，产品结构复杂，生产中所涉及的物料多达数万种以上，因此物料编码就显得格外重要了。

2物料编码的主要识别对象是计算机

合理的物料编码，应具备下列基本原则：①简单性；②分类展开性；③完整性；④惟一性；⑤一贯性；⑥可伸缩性；⑦组织性；⑧适应电脑管理；⑨充足性，还有易记性等等。在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性，这就是易记性，但这属于次要原则。

全厂的物料分为原材料、标准件、外购件、标准工艺装备、办公用品及劳保用品六大类，全部采用数字码，最长的有十位，约有上万条物料记录。

在在线ERP试运行初期，很多使用者提出：“这么多的物料，怎么记住它的编码呀”。这是对物料编码的一种误解。其实道理很简单，还是举条形码的例子，无论是顾客还是售货员，都不用去记商品的条形码，一般也无法记得住，只有电脑，它以强大的信息储存及处理功能，通过惟一的条形码实现了商品结算。同样的，物料编码并不需要人工记忆，ERP系统为使用者提供了良好的查询功能：如你清楚物料的大致类别，可以通过如图1中左边的编码结构目录树来查找；如拿不准物料的归类，还可以启动系统的查询工具进行模糊查询（图2）。

图1

图2

编码工作结束后，对设计、工艺、供应等部门进行物料编码标准的宣传贯标培训，让使用者对编码的分类方式有大致的了解，在看了演示后，大部分人都对物料编码有了进一步的认识。ERP运行至今，使用者已经习惯于查编码而不是去记编码了。

3不要把全部的属性资料都放到编码中

曾有在线ERP的业内人士说过：好的的编码方案应该是简单的，如果没有很好的理由，不要把资料的属性含义放到编码中。物料的属性众多，企图将物料的许多甚至所有的属性信息都由编码反映出来，结果是可怕的，会使得编码工作象是陷入了死循环。

对比一下表1中的两个方案，方案1是我们最初原材料的编码方案，方案2是系统正式使用的。原先启用方案1，很多人提出将物料的规格、特征等体现在编码上，理由就是便于记忆查找（如上第二点所述）。当按这一方案编至一些材料牌号长的物料时，如不锈钢1Cr18Ni9Ti，编不下去了，单算牌号的码长都有10位。事实上，以编码来体现物料属性，除了令编码复杂冗长，增加计算机的处理难度以外，可以说是毫无其他用处的。物料编码不一定要求细致到一看就知道是哪种物料，而应当做到一看就能识别出该物料属于哪一类的物料。南宁发电设备总厂ERP系统最终采用方案2的编码方法是前段用分类码，后段用流水顺序码。

物料编码在企业的应用就如同人的***号码一样，企业生产技术的各个环节的业务人员和一线工人都会用到它，而不是个人或个别部门来使用，但是各个环节的人员所关心或需要的属性信息各不相同，因此物料编码不需要包含太多的属性信息，仅仅把涉及的每个环节的人员共同关心的主要属性信息有所反映就可以了。

表1方案1中的钢板包含了如此多的信息，但也还未见详尽，比如钢板的长和宽等等，对比方案1，和方案2中相同的是编码的前4位1111，它所表示的就是“钢板”，而方案2后面010003包含了具体的材质Q235、厚度30mm的信息，这些主要信息已经满足了工厂ERP系统现在的生产管理要求。多数人在认识编码初期，往往会忽略了事物的相对性，觉得很难区分该种物料是否为同一种物料。物料的惟一性是相对面言的，编码所需达到的细致程度是由企业的生产管理要求来决定的，例如长、宽分别为600mm×600mm、600mm×800mm，材料Q235，厚度δ30mm的两块钢板，看似两个形状大小不一的物料，但工厂各生产技术环节只关心材质与厚度，因此可看作同一物料，只有一个编码1111010003；但也有个别情况：如发电设备用到的一些自动化元件，可能有好几家供应商，电站业主有时会指定使用其中一家的产品，这时，同一型号的产品就不能看成“同种”物料，应在编码中能体现不同的供应商信息，以便区别并对物料进行追溯。

表1

4结束语

编码体系建立后，应录入数据进行**，所选数据要有广泛性、代表性。**过程是检验编码体系的完整性、可扩充性，边改边用，直到适用为止。制定一套优秀的编码标准还需要一个重要因素：沟通，包括与在线ERP实施小组、系统各模块使用人员等等之间的沟通。因为标准的形成本质就是人们对事物所达成的共识与统一，物料编码亦是如此