ERP系统中已入账业务单据如何修改

ERP系统中已入账业务单据如何修改

ERP系统中已入账业务单据如何修改

企业信息管理系统（以下简称ERP）中的业务单据，在日常操作中不无避免的会发生各种各样的错误。在这里，总结为以下三点：

1.单据表头错误；如：供应商（或客户）或业务员选择错误等

2.单据条目数量录入错误；

3.单据条目单价错误；

即然发生了错误，那就需要去纠正。至于采取什么样的纠错手法，不同的系统有不同的方法，也各自有各自优势。而处理方法无外乎统一反冲法或个个击破法。大型ERP系统一般都是采用统一反冲法，原因很简单：能用大型ERP系统的企业大部为大型企业或中型企业，这些企业的管理比较规范，对业务单据错误信息修改自然要求比较严格，不允许对原始单据直接修改，只可采用单据对冲做法。顾名思义，个个击破法即是对以上所列的3项错误，采用不同操作方式，分别进行修改，一般小型ERP系统采用居多，主要面向的用户为中小企业。这些企业一般财务要求不严格，重在错误处理简便，对数影响面越小越好，允许对原始单据直接修改。

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所谓要规范，便有失灵活；要灵活，便有失规范。对企业管理如此，对ERP系统更是如此。

统一反冲法，一操作便知怎么个回事，至于系统程序实现也比较简单，这里就不再累述。在这里呢，就来谈一谈个个击破法的系统实现及功能操作应该如何处理。

1.单据表头错误处理；表头错误一般多为选错供应商（或客户）、业务员、归属部门，单据备注等。业务员、归属部门、单据备注错误修改系统实现比较简单，直接修改即可，不需要调整任何数据；而供应商（或客户）的修改，需要动一番手脚，因为牵涉到称客户往来账的调整。总体来说系统实现及功能操作还是比较简单的。

2.单据条目数量错误处理；所有业务单据涉及数量错误，一律采用单据反冲的手法，没有任何其它选择。主要原因还是在于系统系统实现机制（注：出库数量大于库存数量不允许单据过账的限制），采购进货及销售退货这些入库类单据还好说，碰到采购退货或销售出库这些出库单据就难以处理了，索性不如统一思想，采用一致做法—单据反冲法。

3.单据条目单价错误处理；大部分系统（采用移动加权平均计算成本的系统）是不提供单价修改的功能，一旦单价的修改就需要重新计算该单据日期之后所有单据的成本。涉及数据量比较大（不同的数据库设计，会有所不同），如果业务量比较大的ERP系统更是难以控制重算过程中的突发事件。虽然难以实现，总归是有方法可以实现，这里就谈一谈如何实现业务单据条目单价修改。不同人，不同的系统可能有不同的做法。我所提倡的做法是：先修改单价，同时纠证供应商（或客户）对应的客户往来账款，然后重新入账本期所有单据；

至于为什么要这样做，我给出以下解释：首先，修改单价与纠正客户往来账，只会对单一的单据和供应商（或客户）的往来账有所影响，单不会影响整套系统数据的准确性，唯一不准确的地方就是修改单据日期以后单据的成本存在微小的差异，总体来看还是正确的，这时统计销售单据利润同样会有微小的差异。然后重新过入账本期所有单据，这一步操作影响面比较大，基本上本期的所有数据要重新计算，而且所有操作员要停止对系统的任何操作，一旦重算过程中出现错误，整套账就会错，所以执行这一步的时候要相当慎重。你可能会问，即然重算所有单据有这么大风险，为什么不只重算修改日期之后的单据，或者只重算对成本有影响的单据；主要是因为程序实现较前种情况复杂的多，要做大量的单据标示和数据推算，在程序执行效率、运算量方面依然不低于前面的做法。两利相权取其重，两害相权取其轻，自然要采用前者了。