手把手教你学Excel第06课-Excel的数据共享基础教程

手把手教你学Excel第06课-Excel的数据共享基础教程

本篇内容结构如下：

在Office办公软件组中，包含了Excel、Word、PowerPoint等多个程序组件，我们在日常办公中无可避免的需要使用Excel进行数据处理，使用Word进行文字处理排版，使用PowerPoint设计工作汇报演示文稿。有时，为了完成某项具体的任务，需要同时使用多个组件，因此在它们之间进行快速数据共享，是每个办公人员必须要掌握的基本技能。

6.复制Excel数据到其他Office程序

Excel中保存的所有数据都可以被复制到其他Office软件中，包括数据表中的数据、图片、图表或其他对象等。不同类型的数据在复制与粘贴的过程中，Excel会显示不同的选项。

6.1复制数据区域

若我们需要将Excel中的数据区域复制到Word或PowerPoint中，可以使用“选择性粘贴”功能以多种方式对数据进行静态粘贴。也可以动态地链接数据(静态粘贴的结果与数据源没有任何关联，而动态链接则会在数据源发生改变时自动更新粘贴结果)。

例如，将Excel数据区域复制到Word中。

<1>选中Excel中需要复制的数据区域，按下Ctrl+C键。

<2>启动Word，单击【开始】选项卡中的【粘贴】下拉按钮，在弹出的列表中选择【选择性粘贴】选项。

<3>打开【选择性粘贴】对话框，选中【粘贴】单选按钮(将使用静态方式粘贴数据)，在【形式】列表框中用户可以选择不同的粘贴形式，本例选择【HTML格式】选项。

上图中，【形式】列表内各个选项的功能说明如下。

<4>单击【确定】按钮，即可将选中的数据区域以HTML格式粘贴在Word中。

<5>若用户在【选择性粘贴】对话框中，选中【粘贴链接】单选按钮，【形式】列表框中将显示下图所示的选项。

此时，选择【形式】列表框中的任意选项，粘贴至Word中的Excel数据区域，与采用步骤3的“粘贴”方式基本相同。

如果用户在Excel中修改了数据源，数据的变化将会自动更新到Word中。动态链接的在Word中的数据具备与数据源之间的超链接功能，如果右击“动态链接”粘贴结果，在弹出的菜单中选择【链接的Worksheet对象】|【Edit链接】命令，将打开Excel并定位到复制数据源的目标区域。

若我们需要在Excel中复制数据后能够在其他Office组件中能够执行“选择性粘贴”功能，在复制Excel数据区域后，应保持Excel中选择区域的四周有闪烁的虚线状态。若用户在复制数据区域后又执行了其他操作(例如按下ESC键或双击某个单元格)，则复制数据区域的激活状态将被取消。

复制图片

复制Excel表格中的图片、图形后，如果在其他Office应用程序中执行【选择性粘贴】命令，将打开下图所示的【选择性粘贴】对话框，该对话框允许用户以多种格式来粘贴图片，但只能进行静态粘贴。

复制图表

复制Excel图片至其他Office应用程序的操作与复制数据区域类似，在Excel中复制图片后，在其他程序中执行【选择性粘贴】命令，同时支持静态粘贴和动态粘贴。

6.2 在其他程序插入Excel对象

除了使用复制和粘贴方式共享Excel数据意外，用户还可以在Office应用程序中通过插入对象，插入Excel文件。

例如，将Excel文件插入Word文档中。

<1>启动Word后，选择【插入】选项卡，单击【文本】命令组中的【对象】按钮。

<2>打开【对象】对话框，在打开的【对象】对话框中选中【由文件创建】选项卡，单击【浏览】按钮。

<3>在打开的对话框中选中一个Excel文件后，单击【打开】按钮。即可将选择的Excel文件插入Word文档。

Excel文件被插入Word后将显示为表格，如果用户双击它，Word功能区将变成Excel功能区，此时用户可以使用Excel命令对表格进行处理，编辑完成后只需单击Word文档的其他位置，就会退出Excel编辑状态。

6.3 远程获取或保存Excel数据

在Excel中按下F12键将打开【另存为】对话框，在该对话框顶部的地址栏中，用户可以设置任何位置来保存Excel文件，例如当前计算机的本地磁盘、FTP、局域网等。

同样，按下Ctrl+O键打开【打开】选项区域，单击【浏览】按钮，在打开的【打开】对话框顶部的地址栏中，用户也可以选择任何可访问的路径，打开Excel文件。

一般情况下，每一个Excel文件只能被一个用户以独占方式打开。如果用户尝试通过网络共享文件夹打开一个已经被其他用户打开的Excel文件，Excel将打开提示对话框提示该文件已经被锁定。在这种情况下，用户只能根据提示，以“只读”或“通知”方式打开Excel文件。如果以“只读”方式打开文件，文件将只能阅读不能进行修改；如果以“通知”方式打开文件，文件仍将以只读方式打开，当使用文件的其他用户关闭文件时，Excel将通知该用户在他之后打开文件的用户名称。

6.4 创建共享Excel文件

利用Excel的“共享工作簿”功能，用户可以和其他用户一起通过网络多人同时编辑同一个Excel文件。具体如下。

<1>打开需要共享的工作簿，选择【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【共享工作簿】按钮。

<2>打开【共享工作簿】对话框，选择【编辑】选项卡，选中【允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并】复选框，然后单击【确定】按钮。

<3>选择【高级】选项卡，设置是否保存修订记录，何时更新，如何解决冲突等，然后单击【确定】按钮。

<4>Excel将打开下图所示的对话框提示用户保存工作簿，单击【确定】按钮。此时，当前工作簿即成为共享工作簿，工作簿的标题栏将显示“共享”标注。

要实现多人同时对一个Excel文件进行编辑，用户还需要将共享工作簿保存在本地网络中的共享文件夹中，并且授予用户对该文件夹的读写权限。

更具体的操作可参照：例07-1设置共享工作簿

当任何一个用户打开共享工作簿后，可以单击【审阅】选项卡中的【共享工作簿】按钮，打开【共享工作簿】对话框查看当前正在使用工作簿的其他用户。选中其中一个用户，单击【删除】按钮，可以断开该用户与共享工作簿的连接，此时对方不会立刻得到相关提示，也不会关闭工作簿。被断开连接的用户在保存工作簿时，Excel将提示其无法与文件连接，无法将编辑修改的内容保存到共享工作簿中，只能另存为其他文件。

如果用户在编辑共享工作簿后对齐进行保存，其他用户也对工作簿做出修改并进行保存，在没有冲突的情况下，Excel会给出相应的提示，提示用户“工作表已用其他用户保存的更改进行了更新”。如果此时发生冲突，Excel也会弹出提示对话框，询问用户如何解决冲突。