采购管理软件是通过采购申请——采购订货——进料检验——仓库收料——采购退货——购货发票处理——供应商管理——价格及供货信息管理——订单管理——以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。
采购管理软件是通过采购申请——采购订货——进料检验——仓库收料——采购退货——购货发票处理——供应商管理——价格及供货信息管理——订单管理——以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。
企业采购时经常遇到的问题(1)没有专职的采购部门，职能分散;(2)采购过程难追溯;(3)采购信息难共享;(4)没有建立采购数据库，对商品的管理无法分类管理;(5)没有建立科学的供应商分级管理体系;(6)数据采集和更新不及时，无法对数据进行有效分析，及时作出决策。
当然在实际情况下，可能企业遇到的问题不只以上这几个，但是如果不解决这些问题，依然人工记录，最终的结果就是采购效率低，成本更是居高不下在数字化管理的今天，采购管理软件已普遍适用于制造业、公共采购及分销行业。
企业使用采购管理软件将改变以往传统的采购模式，采购全程将变得透明化、流程规范化;采购管理系统自动生成采购及采购订单报表，对款项和返点等数据进行精准记录，并且能实时追踪到采购历史记录，为将来的采购工作提供参考数据。
企业通过采购管理软件能掌握全局供应链，实现从生产车间到供应链的全价值协同，提高供应链的灵活性，全面掌握供应链信息，预防供应链风险同时，更为重要的是提高了企业的采购效率，降低了采购成本;强化了供求双方的业务联系，提高了企业的价值创造力。
