如何用 Excel 打造一份实用的甘特图模板 为什么我们需要甘特图

如何用 Excel 打造一份实用的甘特图模板 为什么我们需要甘特图

在讨论甘特图的制作之前，如果你还不了解甘特图，那么我们简单花一点篇幅来谈谈为什么我们需要甘特图。甘特图的名字看着不明所以，其实「甘特」两字是其英文名 Gantt Chart 中 Gantt 的音译，是因为这种图形化的表达方式，最早是由 Henry Gantt 创造的，就以他的名字来命名了。

如果你经手管理过一个规模稍大的项目，那么对于甘特图可能就不会陌生。要了解为什么甘特图在项目管理中必不可少，和它的形态是密不可分的，一般来说它分为两块区域：

左侧任务区：会列出项目中所有任务和事项的名称，以及可以按需要添加任务的一些基本属性，如责任人、分类等等；右侧图表区：会按照每个项目的开始与结束时间，绘制横向的柱形图，从而形成一幅整体的图形，展示每个任务所占用的周期；

一个甘特图的样子

了解了甘特图的样子，就不难想到为什么它在项目管理中非常有用，主要有三点：

计划与展示项目的全貌：制作甘特图的基础，是对项目进行拆解，把大的任务分解成一个个更小的单元，以及明确任务的开始与结束时间、责任人、优先级等属性。通过制作甘特图，不仅可以迫使项目管理人员完成项目的计划，更可以让项目中的每一个成员，通过甘特图了解项目的全貌，从而有更强的目标感，而不再只是整个项目中的一个小螺丝钉。更清晰的时间周期规划：甘特图通过横向的柱状图，展示了每个项目的开始与结束时间，相比起单纯的列出时间，这种图形化的展示对我们理解项目的周期更加友好。人是非常视觉性的动物，我在《日历 App 的巅峰对决：Fantastical 2 vs Calendars 5 对比评测》一文中也提到过，Calendars 5 之所以能够作为 Fantastical 2 的一个重要补充，是在于它的视图的多样性。甘特图也是同样的道理，2019/11/11 - 2019/11/20 你可能需要反应一下这其中是 10 天，但通过甘特图的图形化展示，你能直观地通过图像，一眼知道这是一个刚好从周一开始，横跨一周半的任务事项。追踪任务的进度：甘特图不仅仅可以用于展示项目的计划，在项目的实施阶段，甘特图也可以追踪项目的实际进展，并通过图形化的方式，与原先项目的计划进行对比，清晰地了解每个任务是提前了，还是如期完成，或者延后了。

为什么选择 Excel 作为制作甘特图的工具

制作甘特图有许多种方式和工具。从这一点上来说，可以首先分为两个大的工具选择方向：专业软件，或是「万金油」Excel。

先来谈谈专业软件吧。像 Microsoft Project、OmniPlan 这样的工具，都能够用于制作甘特图。除此之外，越来越多的在线服务工具也开始支持甘特图，例如 Worktile、轻流等等。它们有些功能的确非常强大，有些可以生成非常美观的甘特图，的确也是不少项目经理的首选。

使用 Microsoft Project 制作甘特图

不过，弊端也同样明显：

不利于分享和修改：这些专业软件大多是付费的，而且显然，它们并不是那一类人人必备的软件。因此，当你想分享项目甘特图时，往往只能另存为图片，别人拿到手后，只能看不能改。在项目管理越来越强调团队协作的今天，专业工具反而变成了一种无形的门槛。自定义程度不够：这类工具的功能的确非常强大，例如项目的基线制定、变更追踪、任务估算……光看名字，你都不一定知道这些是干什么的。但是功能的强大却并不一定等同于你的需求。相反，它们的自定义程度往往不够高，导致很多时候只能由你适应于工具，而不是让工具为你服务。不管是 OmniPlan 还是 Microsoft Project，在甘特图中对不同属性的任务筛选，都不如 Excel 中的自定义程度高。

因此，在我的实践中，Excel 一直是我用来制作甘特图的首选。作为 Office 三件套之一，几乎不用担心 Excel 的普及性。同时，Excel 的自定义程度更高，只要花一点时间和精力，你完全可以按需打造出最适合你的甘特图模板。

不过，用 Excel 来制作甘特图，也有常见的三种套路：

第一种是朴实派：他们只是利用了 Excel 的普及性，但整个甘特图完全靠手工绘制，十分麻烦。想像一下，如果你的甘特图有几十项细分任务，你要自己按时间轴，拉选不同的区域，进行几十次填充上色操作。第二种是图表派：如果你搜索 Excel 制作甘特图的教程，网上分享的方法，大多都是维护好源数据后，使用 Excel 中的图表来生成甘特图。这种方法的操作步骤也十分繁琐，而且只侧重于展示图形，却忽略了甘特图中的任务列表，对任务的展示非常不友好。第三种是模板派：模板派非常简单，一次性搭建出一个好用的模板，每次有新的项目，只需要在模板中修改内容即可。这个模板可以按照我们真正的需求，进行量身定做。