世界上最全的Excel的打印教程及技巧

世界上最全的Excel的打印教程及技巧

一、普通打印与快捷键

“功能区”和“文件”菜单设置：这个设置与Word的设置一样，详见：《技能丨Word 打印全教程，看看你不知道的“打印设置”》，本文就不再详细说明了；快捷键：这个是Office软件通用的——“Ctrl+P”，更多 Excel 的快捷键可以查阅：《技能丨Microsoft Office Excel快捷键（适用于Excel 2013/2016）》

二、标题行与标题列

我们通常在使用 Excel 时，将最上面和最左边设置为项目名称（或叫标题），Excel 中分别称为“顶端标题行”和“左边标题列”。如果不对 Excel 设置标题行和标题列，那么我们打印出来的多页的 Excel 文档只有第一页的有标题行，第二页开始就没有了，给我们的阅读体验很不友好。

设置方法：在工具栏的导航区点“页面布局”，点开“页面设置”区域右下角的箭头，在“页面设置”的弹出框内点击“工作表”的选项卡，设置“打印标题”下面的“顶端标题行”和“左边标题列”，点击“打印预览”可以查看效果。演示如图：

设置标题行与标题列

三、打印指定区域

有时候一个 Excel 的工作薄很大，内容很多，但是我们只需要打印其中的一部分，那么，我们就要先用鼠标框选要打印的部分，再在工具栏主菜单“页面布局”下的“页面设置”区域选择“打印区域”按钮，在其下拉框中选择“设置打印区域”，最后执行打印操作（可以按快捷键：Ctrl+P）！演示如图：

打印指定区域

四、页眉与页脚

普通页眉页脚的设置在工具栏主菜单选“页面布局”→“页面设置”的右下角箭头图标点开弹框“页面设置”，打开“页眉/页脚”选项卡，在这里我们可以“自定义”页眉和页脚，点开按钮，会有对应的弹出窗口，页眉和页脚都分左中右三个部分！小编演示：在“页眉”加标题“工资表计算表”，在“页脚”中间加页码。

页眉与页脚的设置

奇偶页不同的设置设置同上，只是我们奇数页与偶数页可以分别设置。通常用于较长的文档，奇偶页的页眉、页码等不相同的情况。设置界面如图：

奇偶页页眉不同的设置

五、缩印在一页内

很多时候，我们需要的是一个完整的打印一个工作薄在一整张纸上，即不管这个工作薄有多宽又有多高，我都要一页纸打印下来，那么我们只需要在“页面设置”弹框的“页面”选项卡“缩放”内把“调整”的宽和高都设置为“1”即可！这样比调整缩放的百分比要快捷很多！请看演示：

四页的Excel缩小到一页中

六、限制只打印一页宽或一页高

在 Excel 的打印实操中，有许多工作薄很长（或很宽），但是默认的宽（或高）又不是一行（列）能打印下来的，这个时候，如果是修改“缩放比例”有无法确定比例的大小，这个时候最好的办法是“调整”宽高的比例。这里有一个小技巧就是，我们可以只设置宽（或高）为1，而后面（或前面）那一项为空（切记：不要填写任何数字）。如图：

限制宽度为1，锁定打印区域只打印一页宽

具体打印演示如下：

快速将多页宽的文档变成一页宽

演示中的 Excel，宽度较一页宽，但是我们通过演示中的操作，可以快速变成一页宽！

七、打印背景图

小编发现在 Excel 的“页面设置”的下拉弹出框的“页眉/页脚”的“自定义页眉”和“自定义页脚”中各有一个“插入图片”（倒数第二个图标），请点击“自定义页眉”弹框内的“插入图片”按钮（在弹出框“插入图片”→“来自文件”→“浏览”，选择需要的背景图）可以作为Excel的背景图打印出来！插入图片后，可以在“页眉”最后一个按钮“设置图片格式”调整图片大小。值得提醒的是，别用“自定义页脚”插入图片哦，不然，打印出来的效果是你插入的图片会覆盖 Excel 工作薄内的文字，切记！

设置并打印Excel背景图

注意：要打印出Excel的背景图，不同于在Excel中插入图片做背景。在Excel插入背景图，是打印不出来的，至少至今为止小编没有发现插入的背景图可以打印！

八、打印批注信息

打印工作表批注需要在“页面设置”弹框的“工作表”选项卡“注释”的下拉菜单选择，有两个情况：

打印注释的两种方式

比较常见的是打印在“工作表末尾”，一般会另页打印出来。“如同工作表中的显示”：如果选择这个，那么你必须在 Excel 文档将“注释”（批注）显示（选择右键菜单“显示/隐藏批注”），如图：

显示“批注”

只有让“批注”显示，才可以打印这些“注释”。演示如下：

打印出显示的批注

九、不打印错误单元格的错误值

在 Excel 的实操中，经常会出现报错的情况，诸如出现“#VALUE!”、 “###!”、“#DIV/O!”、“#NAME?”、“#N/A”、“#REF!”、“#NUM!”、“#NULL!”等代码，但是我们在打印时又不希望看到这些内容，这个时候，我们需要在“页面设置”弹框的“工作表”选项卡中将“错误单元格打印为”设置为“空白”，如图：

将“错误单元格打印为”设置为“空白”

设置好后，打印结果就不会有错误代码，演示如下：

去除错误代码

十、页边距的快速设置/调整

这个是一个非常实用的功能，有多朋友在设置Excel边距时都是通过功能菜单“页面布局”→“页面设置”→“页面距”来设置，如图：

“页边距”设置

但是，我们在 Excel 打印时，往往会发现这个我们定义的页边距并不能符合我们的需要，而要返回调整有比较繁琐。小编在这里告诉大家 Excel 一个人性化的设置，请看演示：

页边距的快速设置/调整

点开“打印”菜单进入“打印预览”界面（可使用快捷键：Ctrl+P），我们点击“预览”效果的右下角那个“显示边距”的按钮，可以看见页面距，通过鼠标拖拉，可以灵活调整打印出来的效果。如本演示的文档，可以把多出去的一列，拉到一页纸上，是非常实用的技巧！