中小企业进行采购管理首先需要对采购管理流程有一定的理解，从发现采购需求——采购申请审批——选择供应商——货物跟催——验收货物——支付货款和更新记录下面以采购管理系统为例，演示以下整个采购管理流程发现采购需求。
中小企业进行采购管理首先需要对采购管理流程有一定的理解，从发现采购需求——采购申请审批——选择供应商——货物跟催——验收货物——支付货款和更新记录下面以采购管理系统为例，演示以下整个采购管理流程发现采购需求。
采购的起点是发现需求。对于一般企业来说，采购产生于企业某一部门的具体需求。例如，办公室需要办公用品;实验室需要实验设备;生产部门需要原材料等。
通常情况下，企业中有采购需求时，各部门按需求提报采购申请单各部门负责业务活动的具体人员应清楚了解本部门的需求：需要什么、需要多少、何时等为此，各具体部门应提出自己的采购需求计划，并在规定时间内提供给采购部门，采购部门应进行集中采购，以满足企业发展的需要。
企业采购人员可通过采购管理系统线上提交采购申请采购申请审批采购部收到“采购申请单”后综合各方面情况，做出计划采购数，按权限范围规定，报相关领导审批采购管理系统支持合同电子签名和电子签章，避免了线下签署繁琐的审批流程，大大提高了工作效率。
选择供应商供应商的选择是采购管理成功的关键因素一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应，并具有良好的售后服务而传统采购没有供应商监测系统，导致供应商的质量良莠不齐，当遇到商品质量问题时需要你在需求部门、财务部门、供应商之间协商解决，其中耗费的时间不言而喻。
采购管理系统具有完备的供应商管理系统，将供应商的基本信息以表格的方式呈现出来，并配有供应商绩效评估系统企业有具体的绩效评估指标，用户可通过评估结果，给供应商进行分级处理通过完善的供应商考核系统，方便匹配最适合企业的优质供应商。
从长期发展的角度考虑通过供应商绩效考核，选择优质供应商进行大量、长期的合作，为采购打下稳定的基础货物跟催采购订单发送给供应商后，配送中心应跟踪或催货有些企业甚至会有专职的跟踪和催货人员跟踪是对采购订单的例行跟踪，以确保供应商能够履行货物运输承诺。
跟踪也有利于及时发现采购中的问题，如产品质量、运输等发现问题后，配送中心可及时与供应商沟通，尽快解决问题催货是对供应商施加压力，使其更好地履行运输承诺如果供应商不能很好地履行采购协议，配送中心应该采取相应的措施督促其按约完成。
验收货物许多配送中心都有专门的职能部门来验收货物货物验收的基本目的是确保订单购买的货物实际到达;检查到达的货物是否完好无损;确保到达数量与订单数量一致;将货物运至指定仓库进行储存或转运货物验收时，有时会出现货物短缺。
这种情况可能是运输过程丢失造成的;也可能是运输数量不足;验收部门应向供应商撰写详细报告
支付货款和更新记录整理、统计各类货物到货的各种书面资料和数据。货物入库之后，就要实施对账与付款，对于流程要进行监督与跟踪。双方需要建立采购信誉，对于付款这种问题 ，绝对不可以推迟拖延。
以上就是中小企业的采购流程及管理制度，达到提高公司的采购效率、降低采购成本、明确采购岗位职责、规范采购流程监管采购工作的作用
