将各种优先级事务写在纸上进行管理非常困难,因为你总需要添加事务或删除旧事务。无论在家里还是办公室,总会不断有新的事务需要处理,而其中许多事务需要延续到下一天(也可能是下周或下个月)。你可以使用 Excel 表格跟踪事务完成期限,从而可以根据实际情况对事物优先级进行相应调整。根据下面的步骤,你只需 20 分钟就可以学会更加有效地管理自己的事务优先级。
将各种优先级事务写在纸上进行管理非常困难,因为你总需要添加事务或删除旧事务。无论在家里还是办公室,总会不断有新的事务需要处理,而其中许多事务需要延续到下一天(也可能是下周或下个月)。你可以使用 Excel 表格跟踪事务完成期限,从而可以根据实际情况对事物优先级进行相应调整。根据下面的步骤,你只需 20 分钟就可以学会更加有效地管理自己的事务优先级。
打开一个新的 Excel工作簿。右击位于底端的“Sheet1”工作表标签,然后单击重命名工作表。输入“家庭”或“工作”
将工作表标签 Sheet2 重命名为“模板”,将工作表标签 Sheet3 重命名为“评分”,具体操作方法详见步骤 1。
新建重要程度表格。在标签为评分的工作表中,输入 A、B 和 C 三列内容:
定义名称“重要程度”。选择单元格 A2 到 C7。点击插入->名称->定义。
将名称定义为“重要程度”,然后点击确定。
新建工作量表格。重复步骤 3、4 和 5,在列 E、F 和 G 中新建工作量表格。选择单元格 E2 到 G6,然后将其命名为“工作量”。
新建紧急程度表格。重复步骤 3、4 和 5,在列 I、J 和 K 中新建紧急程度表格,并将其命名为“紧急程度”。
输入标签为家庭的工作表标题。点击家庭工作表标签,然后将标题插入到第一行:
A – 优先级公式,1 代表最重要的事务,其数值可以超过 100。 B – 事务名称。 C – 重要程度表格中列出的等级 A、B、C、D、E 或 F。 D – 工作量表格中列出的等级 1 到 5。 E – 基于截止时间的紧急程度计算公式。 F – 事务完成的截止日期。截止日期并非不能更改。提前表示你能够提前多长时间开始处理事务,而延期代表你可以将截止日期延迟的天数。例如理发这件事的提前为 5,而延期为 4。提前 2 个星期理发完全没有意义,而没有人会发觉你提前 5 天理发。 G – 能够提前多少天开始处理事务。 H – 在截止日期基础上自动延期天数。 I – 剩余日期公式。距离截止日期天数,如果超过了截止日期,那么其数值为负数。 J – 事务实际完成时间。 K – 该任务的相关评论。
输入事务列表。注意不需要填写优先级、紧急程度和剩余日期单元格。因为这些单元格将由公式填写。这里展现的是一个家庭任务的实例。
输入剩余天数、紧急程度和优先级公式。以下是第 2 排的这些公式。
I (剩余天数) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2) E (紧急程度) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1)))) A (优先级) =VLOOKUP(C2,重要程度,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,工作量,2,FALSE) +VLOOKUP(E2,紧急程度,2,FALSE)
将 I2 单元格的格式设置为整数。右击该单元格,选择设置格式格式,然后将格式设置为小数位为 0 的数值格式。
将优先级、紧急程度和剩余日期公式复制到所在列的剩余单元格中。选择单元格 E2,然后按下CTRL-C。选择单元格 E3 到 E10,然后按下 CTRL-V。重复操作将单元格 I2 中的公式复制到 I3 到 I10。最后,复制单元格 A2 中的公式到 A3 到 A10。你可以忽略那些由于没有定义事务生产的奇怪数值。
根据优先级进行排序。选择单元格 A1 到 K,包含全部由数据的行。然后点击排序。
保存你的事务优先级工作簿,包括其时间和版本。
将事务设置为完成。当完成事务后,你需要在完成时间列输入时间。记住快捷键CTRL–;(control 键加上分号)可以直接输入当前日期。
每天查看优先级变化。这里显示的是几天内事务优先级变化。在 7 月 13 日,所有事务都在提前时段之前,因此数值很大。在 7 月 20 日,一共有四个事务显示为高优先级(小数值),这其中包括正处于截止日期的修理草坪。在 21 日,优先级变得更高了,这是因为事务已经处于延期时段了,而到了 7 月 23 日,由于事务已经超过了延期时段,因此优先级变得更高。支付账单事务的优先级同样在 23 日到 25 日期间快速上升。