Excel数据透视表对多个工作表进行快速汇总

在Excel中 “合并计算”工具只能用于几个工作表的结构完全相同的情况。假如每个Excel工作表行数、列数都不同。而且各个项目的行顺序和列顺序也不尽相同，就不能使用Excel“合并计算”工具了。

在要汇总的每个Excel工作表数据区域只有一列文本，从第2列开始是要汇总的数字的情况下，可以使用“多重合并计算数据区域”类型的Excel数据透视表对多个工作表进行快速汇总。

但是，Excel 2007功能区中没有多重合并计算区域数据透视表的命令按钮，要想使用这个工具，必须将其添加到Excel 2007的快速访问工具栏中。具体步骤如下：

1、在功能区上方的自定义快速访问工具拦中右击，选择快捷菜单中的“自定义快速访问工具栏”命令，如图1所示。

图1

2、此时会打开“Exccl选项”对话框，如图2所示。在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“所有命令”选项，从命令列表框中选择“数据透视表和数据透视图向导”命令，单击“添加”按钮，将其添加到快速访问工具栏。

图2

3、单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框，即在快速访问工具栏中添加了“数据透视表和数据透视图向导”命令按钮，如图3所示。

图3

图4所示为3个工作表数据，每个工作表中保存有不同分公司的各个商品的销售额汇总，这3个工作表的名称及其在工作簿中的前后顺序分别是“上海分公司”、“北京分公司”和“苏州分公司”。现在要把这3个工作表的数据合并在一张工作表上，以便于进行各种统计分析。

图4

下面介绍利用“多重合并计算数据区域”类型的数据透视表将这3个工作表数据汇总在一起的具体制作方法和步骤。

1、单击任何一个工作表的数据区域中的任何非空单元格，然后单击快速访问工具栏中的“数据透视表和数据透视图向导”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导一步骤1（共3步）’’对话框，选择“多重合并计算数据区域”单选按钮，如图5所示。

图5

2、单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和教据透视图向导一步骤2a（共3步）”对话框，选择“创建单页字段”单选按钮，如图6所示。

图6

3、单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导一步骤2b（共3步）”对话框，如图7所示。

图7

4、在“选定区域”文本框中输入工作表“上海分公司”中的数据区域·可以单击“选定区域”文本框，然后激活工作表“上海分公司”，用鼠标选取数据区域，如图8所示。

图8

5、单击“添加”按钮，则工作表“上海分公司”中的数据区域印添加到“所有区域”列表框中，如图9所示。

图9

6、分别激活工作表“北京分公司”和“苏州分公司”，用鼠标选取数据区域，将这两个工作表的数据区域添加到“所有区域”列表框中。图10所示为将3个工作表中的数据区域都添加到“所有区域”列表框中的情形。

图10

7、单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导一步骤3（共3步）’。对话框。如图11所示。

图11

8、选择“新建工作表”单选按钮，单击“完成”按钮，即可得到如图12所示的基本汇总表。

图12

显然，图12所示的汇总表不是我们所要的，因此还要对数据透视表进行格式化。

9、设置数据透视表的报表格式。

单击“数据透视表工具”|“设计”选项卡，在“数据透视表样式”功能组右侧单击“其他”按钮，如图13所示，展开数据透视表样式列表，再选择“清除”命令，如图14所示。

图13

图14

这样，即可得到图15所示的数据透视表格式。

图15

再在“数据透视表工具”|“设计”选项卡中，单击“布局”功能组中的“报表布局”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“以表格形式显示”命令，如图16所示，得到如图17所示的报表。

图16

图17

10、修改字段名称。

字段“行”标签表示月份，字段“列”标签表示商品，因此可将它们的名称分别改为明确的名字“月份”和“商品”：而字段“求和项：值”是金额数据的汇总结果，因此可以改为名称“金额”。字段“页1”代表3个汇总的工作表，因此将其重命名为“分公司”，如图18所示。

图18

11、单击字段“分公司”的下拉按钮，弹出的列表如图19所示，可以看出，字段“分公司”的项目有3个，分另是“项1”、“项2”和“项3”，但是这3个项目分别代表哪个工作表呢？

图19

在图20所示对话框的“所有区域”列表框中，各个工作表数据区域的先后顺序是“北京分公司”、“上海分公司”和“苏州分公司”，因此，“项1”就是“北京分公司”，“项2”就是“上海分公司”，“项3”就是“苏州分公司”。也就是说，修改页字段的各个项目名称的依据是图20所示对话框“所有区域”列表框中各个区域的先后顺序，而不是工作表在工作簿中的前后顺序。

图20

重命名字段“分公司”下所有项目名称的一个简单方法是，将页宇段“分公司”拖至行标签区域，将字段“月份”拖至报表筛选区域，使数据透视表变为如图20所示的情形，然后分别在数据“项1”、“项2”和“项3”所在的单元格中将“项1”、“项2”和“项3”直接改为“北京分公司”、“上海分公司”和“苏州分公司”，如图21所示。

图21

修改完毕后，重新布局数据透视表，将字段“分公司”拖至报表筛选区域，将字段“月份”拖至行标签区域。

12、但是，字段“月份”下的10月、11月和12月的数据排在了其他月份的前面，不符合习惯，因此需要对其位置进行调整，选择单元格区域A6：A8，将鼠标指针对准区域的边框，当鼠标指针变为十字箭头时，按住左键不放拖动鼠标，将10月、11月和1 2月的数据拖至9月数据的下面，如图22所示，这就是最终要求的汇总表。最后将汇总表所在的工作表重命名为“汇总表”。

图22

Excel数据透视表对多个工作表进行快速汇总主说讲了如何使用Excel数据透视图功能，同时我们也学习多重合并数据区域的数据透视表。