防止随意商品编码让ERP“神经错乱”

防止随意商品编码让ERP“神经错乱”

【 信息化】ERP系统的实施，有一个形象的说法是：三分软件、七分实施，十二分数据。还有另一个说法是：垃圾进，垃圾出。这两种说法，都对数据提出了要求，ERP系统主要是管理企业的资源，所有这些资源在系统中都是以数据形式体现的，所以在ERP项目中，数据的重要性怎么说都不为过。对于数据的要求，大概可以理解为准确性、及时性、完整性这三方面的要求。而对于数据大概可以分为静态数据(如编码规则、期初库存、期初科目、员工、客户、供应商等不常变化的数据)，还有就是动态数据(出库单、入库单、采购单、销售单等业务单据)。在一个项目的实施中，由于静态数据不常修改，而且会被动态数据大量引用，因此对于静态数据的准确性要求往往就会大于动态数据。

在我最近的一个项目实施中，就碰到了一个让企业非常犯难的事情：他们的静态数据出问题了，在我接到企业的IT经理给我的第一句话就是“童大哥，我们的ERP系统神经错乱了，你有空过来帮我看看吗？”，这一句话，倒是吓了我一跳，ERP系统也能“神经错乱”，岂不是怪哉？那具体的情况是怎么样的呢？

问题描述

B公司是一家男装企业，由于服装企业的信息化是一个非常有行业特色的，光从企业的商品编码来说，就有二维或三维编码的问题：如B公司的商品编码就定义为：品牌(1位) +款式(5位)+颜色(3位) +规格(2位)。总共为11位的编码，其中以品牌、款式(包括面料)为基础，再加上颜色、规格这两个维度，组成一个二维表，如下图所示：

如果B公司按照上述的编码规则，向ERP系统做进基础资料，然后再去做各类单据(如订单、采购单、入库单、销售单等)是不会有任何问题的。可是由于B公司的资料管理员对系统的不熟悉，在做商品基础资料时，将颜色(3位)给拉下了，将颜色的编码直接做到了款式中，使的商品的编码规则实际上就是：品牌(1位) +款式(8位，包括颜色3位) +颜色(3位)+规格(2位)，使的编码成为了14位，而且颜色位上有了多余。

从基础资料管理的角度来说，这样的应用方式问题不大，所有编码规则要求的属性都已经包括在这个编码中了，但是多了两位，基本资料的属性“颜色”重复了。其实这个问题在录入基础资料的时候，应该就能够发现问题的：因为这个时候就不能定义颜色的多维度信息了，只能一条一条地进行录入。也就是说，在输入颜色信息的时候，必须保持与之前的款式中颜色一致(如015，米杏/咖啡色)，而且不得多选，否则的话在款式中已经定义的颜色信息将无法一一对应。颜色与尺码的二维对应表关系如下图所示：

但更大的问题在后面，因为颜色信息没有办法按“二维表”的方式做到系统中，使得在做业务单据的时候，业务人员也就不能在单据中快速录入颜色、尺码的二维信息了。商品资料的二维输入方式如下：

如果不能够方便快捷地使用上述的订单信息录入，在对于服装的ERP系统来说，那服装行业的最基本的行业特色不复存在了，服装ERP系统的特色可以说就被废了一半。而对于这个问题，也就是B公司业务人员描述的系统“神经错乱”了，但从实际情况上来说，这个说法也是夸张了一些，因为编码导致了系统整个应用不畅，但还不至于到了不治的地步。B公司也认识到了这是一个必须解决的问题，因为这涉及到了他们所有流程操作中的效率问题，还有就是后续的统计与分析问题，因为后续的统计与分析也是以颜色、尺码作为二维表显示的。

问题的原因

这个问题的产生的原因，最根本的是在于：资料管理员的粗心与大意，在接受培训时，已经反复强调过基础资料，特别是商品资料必须按照编码规则录入，而且在模拟训练时也经过几次的演练，但在项目组一撤离时，就发生了这样的状况，不得不对资料管理员的责任心打问号。根据B公司的《ERP系统运营管理制度》，这个资料管理员肯定是会受到制度的惩罚，这个已经是另外的话题，按下不说了。

在检讨资料管理员的责任心的时候，也同时在检讨B公司的流程执行力度，类似于商品基础资料这样的重要数据，B公司在项目实施时，已经制定了开发部、销售部编制基础资料->资料管理员录入系统->开发部确认审核 这样的流程。但在实际的执行过程中，这个流程没有被严格执行，在资料管理员将资料录入到系统中就被认为是OK了，使的大量的业务单据被做到系统中。

而在销售部做业务单据的时候，一开始即便是觉的这样录入方式不方便，但也没有及时向IT部提出，导致业务单据已经根据流程走了一圈了，才被其它部门的同事提出异议，这个异常的业务动作才被IT部所知道，但此时再要去修改基础资料已经不太可能了，因为业务单据已经流转了一圈了。而这个时候销售部门也发现了，根据之前的订单数据去做统计与分析时是有问题的。这样反应的问题是：销售部门有问题或异议没有及时向系统管理员提出，导致错误被放大了，小错不改就成大错了，大错要改，代价就大了。

问题解决方案

对于这个问题，B公司首先想到的是：能不能在ERP系统中做出修改，将款式中的后两位(颜色)拉出来进行显示，然后再放到“颜色”的这个维度中显示及分析？

但根据我的分析，这却不是一个最好的解决方法，理由如下：

1、 原本系统中的逻辑上并没有错误，也不存在BUG，主要原因还是在于B公司本身的应用上，所以软件商未必能够答应这样的系统开发需求；2、 将一个没有问题的系统修改成错误的应用方式，且不说软件商答不答应，就算是答应了，也是付费的开发。而且由于编码涉及到了系统中的每一个环节，这个修改工作量将是惊人的，开发费用也将是一笔不小的数目。3、 同时，由于系统要开发，将有一个不短的开发周期，B公司是否能够在这个开发周期内继续使系统存在这个问题呢？

当然，如果否定了对ERP系统开发的想法，应该还要提出一个更合理的解决方案，使B公司能够接受这个处理方案。由于B公司在系统中已经完成了大约10000多条的商品编码资料的录入，也在这些编码中做了大约做了1000多张单据，所有单据涉及到约8万多条记录。所有的这些数据都涉及到了编码问题。

所以我与B公司IT经理，以及ERP软件系统的供应商一起讨论了如下方案的可行性：

1、 整理出所有“颜色”重复的商品编码资料，确认了所有这些“颜色”重复的都是有规律的，即编码长度都多出了“颜色”三位；2、 整理出涉及到“颜色”重复商品编码的单据，确认涉及到这些商品编码资料都有哪些业务单据受影响；3、 向软件供应商确认：所有的商品资料中，商品编码是否可修改的？商品编码的修改是否会影响到已经生成单据(包括已经确认、审核)中的商品资料显示？经向软件供应商确认后得知：软件商在系统数据库的存储中，所有业务单据只是存储了该商品资料的ID，而不是直接硬编码的，这就意味着，在系统中调整编码，将直接修改原有的单据。4、 确认了上述三点之后，我们决定，选一个“风高夜黑”的夜晚，我们将系统停机，以保证不影响B公司的业务运营。利用SQL脚本，对所有的商品编码进行调整：先是将原有款式中重复的颜色编码去掉；然后将品牌、款式为基础将颜色、规格归类，这样就生成了新的商品资料ID；将新的商品资料ID与原有单据中的商品资料ID进行替换，保证系统商品资料的一致性。

上述方案，经过我们与软件供应商的共同测试，发现该方案是可行的，同时也解决了由于随意商品编码导致ERP系统“神经错乱”的问题。

最后，还是提醒大家，服装ERP之所以特殊，很大程度在于其二维或三维的编码方式，如果在商品编码上太随意而没有控制的话，那么，轻则需要对ERP系统进行数据库级别的调整，重则要进行ERP系统的二次实施都有可能，商品编码的问题，轻视不得。