ERP 系统的后续完善

ERP 系统的后续完善

【 信息化】    系统上线后，ERP项目就结束了吗?不。这只能说ERP系统取得了暂时的顺利，只是攻下了一个碉堡。“革命还未成功，同志尚需努力”呀。ERP项目是个逐步完善的过程，项目成功上线后，用户的注意力就是要把ERP系统不断的完善起来，要把项目实施时没有考虑到的细节一一完善起来。

但是，想要把ERP系统后续的完善工作做好，可不是一件简单的事情，比起ERP项目上线来说，难度可是一点都没有减少。因为后续完善的过程中，要注意的问题还有不少。

1、要防止用户的老毛病死灰复燃

我见到过不止一个客户，在ERP项目上线之初，他们比较乖。会完全按照标准作业规范来操作系统，即使，利用系统后的流程跟他们的手工流程有差异的情况下，他们也会采用新的流程。但是，当系统用了一段时间后，他们心就痒了，开始搞自己的小动作了。就拿采购定单的变更来说吧。以前手工作业阶段，若发现采购单上的价格或者数量有错误，他们是不会再去重新打一遍采购单的，直接在原由的采购单上修改，然后签上修改人的名字即可。但是，ERP系统是不允许的。他要求所有数据的修改，都必须在ERP系统中完成。在ERP系统上线初期，他们若遇到采购单错误时，还会在系统中修改。但是，时间久了，他们就会比较麻痹了，会旧病复发。采购单有错误了，也不在系统中开采购变更单了，直接在打印出来的采购单上修改即了事。反正以后的仓库、财务作业不管他们采购的事情。

所以，后续完善的一个非常重要的工作，就是要巩固“解放地区”，巩固前段时间好不容易取得的胜利成果。

2、流程的逐渐调整

ERP系统刚开始上线的操作流程，不是完善的流程。其或多或少还有手工作业流程的影子，还有很多尚需改善的流程。当ERP系统运行熟练后，企业ERP系统的操作流程还需要进行优化，提高流程的工作效率。如价格的审批流程，在ERP刚上线时，企业用户可能担心价格有错误，还是按照以前的审批流程，采购单的价格审批要设置两道门槛，一是采购经理审核，二是成本会计复核。在ERP上线初期，也是按照这个流程来走。但是，当ERP系统运行熟练以后，我们会发现，一般采购员无法更改采购定单的价格，也就是说，采购定单的价格我们只需要在有变更的时候，进行二道审批即可，平时的话，价格的审核可以让ERP系统这个铁面判官来做。

象以上这种可以改进的地方，在ERP系统运行稳定后，还有很多。有时候，ERP系统一个小小的改进，就可以给企业的工作效率得到不凡的改进。

3、细节的完善处理上

在ERP项目实施过程中，时间比较紧，工作量比较大，所以，在实施的过程中，可能无法考虑一些细节的内容。但是，在ERP系统上线后，用户相对来说，就有比较多的时间，来考虑这些细节问题。如报表的格式问题上。有些企业报表的格式要求比较高或者内容比较复杂，一下子难以实现。如有个客户，他们要求在当日的销售日报表上，能够带出该产品的毛利率。计算数据即不是按标准成本来算。若按标准成本计算毛利润率的话，也就简单了。他们是要求根据最近的原材料的采购价格来计算产品的材料成本，然后再以此为基础，经过适当的调整后，来计算销售定单的毛利润率。由于这个报表比较复杂，所以在ERP上线后，不能实现。在ERP上线初期，他们只有进行手工统计后，再把数据添入到报表中。随着ERP系统的运行逐渐完善，这些数据也可以从ERP中取得。企业在顾问的帮助下，通过报表自定义系统，实现了这张报表。以后，报表生成以后，不需要再进行人为的改动，就可以直接拿来使用了。

所以，在后续的完善过程中，细节问题的处理，也是一件大工程。但是，却是一件非常重要的工作。细节决定成败呀。

从以上的分析中，我们可以看出，ERP项目的后续完善工作，一点都不比项目实施的工作轻松。具体来说，在后续完善的过程中，企业用户要做好如下工作。

1、定时对ERP进行体检：召开会议，发现ERP系统需要改善的地方

我们在现实生活中，经常会有这种悲剧。某个人平时好好的，看不出有什么毛病;突然腹部痛了，去医院一检查，发现是肝癌晚期。为什么会这样呢?就是因为没有定时做体检，以外能吃能睡，看起来好好的，怎么会想到有癌症呢?其实，现在的医疗技术，若在癌症早期就发现，完全可以治疗痊愈。

ERP项目也是如此。若对其进行定期的体检，发现毛病，及时处理，那就不会慢慢转化成大毛病;但是，若对小毛病不管不问，或根本没有发现小毛病的存在，则久而久之，其必然会转换成不可治疗的癌症，到时候再后悔也来不及了。

所以，企业内部要定时的开座谈会，如半个月一次或者一个月一次，集中讨论现阶段ERP系统运行中发现的问题及需要改善的地方。有问题不可怕，找到问题原因一一解决即可;怕的是不能发现问题。所以，企业各个部门负责人要定期对ERP系统进行体检、会诊，把发现的问题或者需要改善的地方，一一列出来，无论是其他部门的、还只是本部门的问题，都要摊在桌面上谈，然后，让企业内部的ERP项目负责人，想一些可行的解决方案。若自己不能解决，就要依靠外部的ERP实施顾问了。总之就是，发现一个问题，处理一个问题。如此，ERP软件才能在企业各方的共同努力下，不断进步。

系统进行规范化的操作，如何让新员工尽快熟悉ERP的标准作业流程，让其能够尽快的进入角色。这些流程管理问题，一直是企业非常头疼的问题。而且，由于流程操作的不规范，这也是导致ERP系统出现错误的主要原因之一。有什么简单有效的方法能够有效的解决这一难题呢?