公司采购流程管理制度 大小公司通用！采购管理制度及操作流程（纯干货系列）

本文讲述了公司采购流程管理制度 大小公司通用！采购管理制度及操作流程（纯干货系列）

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

一、 确定采购产品前期市场业务部人员和客户沟通洽谈后，将客户的需求反馈给市场策划部人员，市场策划部人员提交策划方案给业务人员。业务人员根据策划方案和客户最终确定采购产品及价位范围。把采购产品要求给到商贸部主任。商贸部主任根据要求安排采购人员制作产品推荐表（PPT）。商贸部主任审核产品推荐表后发送给市场业务部人员。市场业务部人员将产品推荐表发送给客户确认，客户根据产品推荐表选择将采购的产品。产品确定后，业务人员告知商贸部主任安排提供样品，商贸部将要采购的产品样品提供给业务人员以便和客户进行最终确认。

二、请购单

业务人员根据客户最终确定采购产品的种类、规格尺寸、数量、单位、单价、金额、预定交期、包装等其他详细信息填写无整，清淅的申请表给到各相关部门领导申批，格式（附表！）申批完毕后交商贸部主任处安排下达采购计划。

三、比价，议价1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5.每个产品的需找多家厂商（至少10家以上）进行询价，并做一份比价表（特殊或客人指定厂家/品牌除外）；6.生产前或有现货的发货前需提供样品，是否与客人所需的一致；7.最终选择1~2家符合条件的厂家列入合格供应商名册。

四、签订采购合同确定采购产品的供应商后与之签订采购合同。采购合同按照公司统一格式签订。采购合同需要双方经理签字并盖公章方有效，并要求厂商回签（以传真或扫描件形式）采购留底一份，并提供一份给到财务安排请款。做好相关采购记录，以便跟进。

五、交期跟进

1.采购下单后24小时内需回复给相关部门一个准确交货期（生产周期+物流/快递时间），并及时跟进，生产期间确认一次，发货前2天再确认一次，以至达到产品能按期交回。2. 产品生产完毕并经过我司采购人员验收合格后，安排供应商发货并提供发货照片。发货后需要告知我司详细的物流公司和运单号。发货前需要支付款项的，需要提前向财务申请付款。发货后客服人员需要随时跟踪货物的运输情况，如有逾期，提前告知采购人员。

六、 验收产品和转运供应商将产品发至我司后，采购人员根据之前提从的样品进行检验核对，根据不同产品及不数量按比例进行抽查，合格填写入库单。如有缺货或者破损等其它问题及时和供应商反馈解决并做好检验记录。需要调换或者退货的产品及时处理，客服人员需要填写退\换货单。退换货申请单需要提交财务和商务部主任各一份，商务部主任安排采购人员联系供应商退换货。如果货物需要转运至其他转运地点，客服人员需要填写出库单。转运需要选择相对正规的物流公司，例如：申通快递、圆通快递等。转出后需要将快递单号登记后将留底单交至财务，快递单的信息务必填写完善无误。发货时需要随货附有发货单，货物到达各转运地后，客服人员需要将客户签收的发货单交给采购人员一份。同时，转出货物后需要及时通知各地市负责人，转运期间需要跟踪货物的运输情况。

七、 售后服务客户接收货物后，如果有丢失或者破损的情况，需要及时告知采购人员。如果客户需要补货，客服告知商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商签订补货合同，继续发货。如果客户需要退货，客服和客户落实退货产品和数量后，填写退货申请单交商贸部主任，经商贸部主任和财务审批后安排采购人员和供应商退货、退款。如果客户需要换货，客服人员填写申请单后交至商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商换货。客服每星期做至少一次回访，内容包括需要礼品的数量、使用情况和投诉情况，将统计数据交给采购人员。

采购管理制度及操作流程

一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

适用于本公司所有采购的物料及耗材品。

三、基本原则

采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

四、工作程序（一） 采购基本事项

1. 日常采购（包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品）采用现需现采购的原则，一般由总务后勤人员负责采购，也可由需方直接采购。

2. 非日常用品采购（包括但不限于较大型办公器材及物料）应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

3. 对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人写出比价申请报告经分管领导签署意见报总经理审批后实施。采购人在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购人呢应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。

4. 采购应索要发票，金额小的索要收据，网络采购应保留聊天记录及付款证明。

（二）采购申请1. 采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2. 紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。3. 若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造成不必要的损失。（三）采购流程1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。2. 各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

3. 采购物料定单必须写上公司统一规定单号报总经理审批后复印一份交与财务。(四)采购经办人职责1. 建立供应商资料与价格记录。2. 做好采内参市场行情的经常性调查。3. 询价、比价、议价及定购作业。4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5. 做好平时的采购记录及对帐工作。（五）采购方式1. 集中计划采购：凡属日常办公用品尽量集中计划购买。2. 长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。3. 每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。（六）采购实施1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。（七）采购付款方式1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。

2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。（八）采购经办人行为规范1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。

五、 附则1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。

六、本制度经总经理核准后实施。

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