ERP项目实施过程中要如何做好文档工作

ERP项目实施过程中要如何做好文档工作

由于ERP项目涉及到相关双方或多方的人员、资金等资源，时间跨度相对比较长、实施难度比较大，涉及方方面面的信息流，并且所有与项目相关的需求、建议、解决方案与结论等都需要标准化、文档化，因此，做好项目文档工作成为ERP项目得以成功实施的一个重要支撑。

文档是在项目实施过程中进行信息沟通的一种规范方式，可作为项目实施过程的一个成果进行交流、查阅、引用和保存。

从文档的角度来看，ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。以项目规划而言，从开始生成项目规划文档初稿，到经过讨论最终确定并形成项目规划文档，其实就是一系列文档管理工作的流程。

在ERP项目实施过程中，文档工作包括的内容相当广泛，其中大多涉及到项目的具体实施工作。在ERP项目实施的过程中，每一项工作的事前指导、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档，以便对具体的项目执行过程与具体的活动进行记录。作为项目执行过程的记录，文档包括了与项目相关的资源及其使用情况，以方便跟踪与监控项目的执行。因而，文档管理工作其实已经成为ERP项目管理过程中的一个重要组成部分，文档管理工作的好坏，在某种程度上会反映到最终ERP项目的实施成果中。

一般来说，ERP项目实施过程中所涉及的文档包括：项目规划文档、计划文档、业务流程调查报告、业务流程分析讨论记录、优化方案报告、系统需求分析文档、ERP系统解决方案文档(包括从初稿到定稿的各阶段文档)、项目管理文档、培训文档、项目变更文档、项目核准文档、基础数据准备文档、基础数据审核批准文档、软件安装文档、软件的客户化过程文档、软件二次开发文档、系统参数设置文档、项目系统测试方案、系统测试过程记录文档、测试报告、系统结果确认书、系统维护与系统移交文档等。

根据业内部分企业的经验，在文档管理过程中，企业可以对文档目录进行完整的四级管理。比如，其目录结构中要包括：项目名称-项目地点-实施阶段-对应的ERP模块名称。值得提出的是，文件名最好能够明白易懂，比如，本地生产计划管理业务初次调研分析文档可以命名为“Local_BI_PP_第一次调研记录”。

另外，文档的版本号管理可以参考以下规则：

创建文件时，文档设为1.0版。如果内容有所调整，每次调整之后要进行版本升级，并由相关的实施人员签署其更改人的姓名与更改时间。

初次提交给客户的文档作为实施人员最终形成的最高版本，但是仍属于版本1的内容。经过客户确认或者提出了修改意见后再次提交时，文档可以由版本1升级为版本2，然后再正式提交，并进行文档存档。经过客户修改后的文件可以逐次提高版本号。

在文档开始部分，管理人员可以列明一个表格，以表明版本控制信息：

除用于沟通之外，重要的文档需要进行各级审核。管理人员一般要确定文档审核的默认时间(比如3天)，超过预定时间就可以视作确认处理。阶段性成果审核的文档应该由相关客户公司主管经理签字，以确认阶段性成果符合要求并由客户予以接受。

在ERP实施过程中，客户可能还会经常发生项目实施范围与计划的变更情况。这时候，文档管理人员要做的文档内容应该包括：项目范围或内容的变更情况以及变更理由、变更部分在项目实施过程中的状态、变更对于项目进程和项目费用可能产生的影响等。在内容变更之后，项目文档进入变更批准流程，经过讨论、审核，提交给项目组各级领导。在提交给领导时，相关方面要根据影响的重要性确定文档提交的领导层的高度。文档批准以后方可执行。

此外，项目文档管理对于整个ERP项目实施的质量监控具有重要意义，这一点就如同ISO体系中的质量记录。通过对项目计划与项目目标文档进行对照，有关方面可以有效地监控项目实施的质量。