采购管理系统解决方案，采购管理系统的主要特点是什么？

本文讲述了采购管理系统解决方案，采购管理系统的主要特点是什么？

许多组织没有有效的采购管理流程。通常是依赖于手工的、基于纸张的流程，而不是采用提供自动化的数字解决方案的结果。手工采购管理计划充斥着高昂的处理成本、丢失的文件、缓慢的审批周期、错过的折扣机会和不受控制的成本。混乱的结果是，供应商之间的关系会因为低效的纠纷解决、糟糕的供应商管理、延迟付款等等而受到影响。

采购管理是管理和优化组织支出的战略方法。它包括在规定的预算内或在截止日期之前，从首选供应商那里购买优质产品和服务。采购管理流程包括采购、申请、订购、加速、检查和对账。

采购管理系统的优势

听到依靠手动的、基于纸张的流程来进行采购管理活动，这不可能为组织提供最佳的速度、准确性或效率。事实上，在这个过程中你可能会花更多的钱。因此，很值得考虑如何数字化你的采购-支付过程可以给你提供切实的利益。

例如，您可以从采购管理系统的自动化工作流程中受益。这意味着可以更智能地执行带有采购申请、采购订单和发票的流程，使它们易于跟踪，因为它们会自动发送给适当的审阅者并获得快速，准确的授权。更重要的是，您可以轻松地确保您的流程合法且合规，还可以受益于共享的工作区来与供应商进行有效协作。

以下是企业需要采购管理系统的重要原因：

• 改善支出管理

• 更少的例外

• 降低处理成本和时间

• 增强支出可见性

• 改善合规性

• 采购部生产率提高以便有更多时间与潜在供应商以最低价格谈判更好的采购合同

• 更好的整体供应链管理

采购管理系统应有的数字化功能

尽管采购中有许多功能，但这是需要自动化的前5个功能，以节省时间，人工和成本。

1.采购申请

购买申请系统为请求者提供了指导性的申请体验。从列出偏好设置或频繁购买到建议最佳供应商，它都将购买策略嵌入到流程中，并以正确的方式指导请求者。

由于策略是实时执行的，并且可以立即发现购买申请中的任何丢失或误导性信息，因此，购买请求中没有错误或不准确的余地。提供电子数据捕获，路由和批准的采购管理软件将帮助组织每次保持一致的请购体验。

2.采购订单

使用采购管理软件，不需要手动的基于纸张的采购订单或数据重新输入。采购申请会自动转换为所需数量的采购订单（取决于订单项的数量）。由于采购订单软件在过程中提供了完全的透明性，涉众可以很容易地在特定的时间点发现采购订单在采购订单审批链中的位置。采购管理系统将确保采购订单列出利益相关者需要的每一个重要细节，以便采取有效的决策并迅速处理。

3.发票审批

发票批准和处理是一个重要的采购流程，借助采购自动化，可以使该流程更高效，更准确。只要供应商提交发票，采购管理解决方案就会处理纸质发票，将其数字化，并与供应商名称，采购限额和合同付款等可用信息进行交叉核对。如有差异，发票审批系统将阻止支付发票，并根据预定义的规则决定要做什么。如果一切正常，采购管理系统将自动将发票转发给所需的人工操作人员，以供批准和最终付款。

4.供应商管理

供应商的管理和选择过程通常是手动，重复和冗长的。采购管理解决方案可以自动执行此过程中的多项任务，例如背景调查，供应商RFQ审查以及在缺少信息或文档的情况下进行跟进。自动化的供应商管理系统可以通过以更高的准确性和及时性执行供应商入职的所有步骤来增强供应商的协作。此外，采购管理软件可以在多个阶段（对供应商进行处理，审查和评分）进行尽职调查，而所需时间仅为人工的一小部分。

5.合同批准

手动合同批准需要永远处理。通常，合同管理涉及在整个组织中收集和管理合同，并将其存储在安全的位置。采购系统将审查这些合同，将它们与预定义的模板进行比较，并指出条款和条件的波动。自动化的合同管理系统可以随着时间的推移监视合同，以发现未履行的条款，合同的到期日以及其他问题，如果不加注意，可能导致争议。

采购管理系统的优势

使用采购管理系统处理您的采购管理活动有很多好处。但并非所有的电子采购解决方案都能提供相同的结果。因此，至关重要的是在投资前确定需要采购管理软件处理的内容。

成熟的供应商管理功能，使您可以监控供应商在每个步骤中的绩效，以及轻松地加入新供应商

一系列可定制的工作流和模板文档，使您可以无纸化并自动执行采购管理流程的关键部分，从而提高速度和效率

强大的报告功能可分析采购绩效并确保整个采购管理合规

支持您在整个采购周期中设置和执行预算控制的工具，以防止欺诈和高成本的错误

采购管理系统，是通过采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。
采购管理系统的主要特点包括：
? 灵活的业务流程处理
? 严密的业务控制
? 丰富的采购管理信息
? 良好的扩展性
灵活的业务流程处理
采购管理系统采用灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要。主要体现在：
系统预置现购、赊购两种采购处理流程，可以满足企业中大多数采购业务的处理；
提供灵活的业务流程管理，使业务处理流程灵活方便。 用户可根据自己的实际需要，选用不同的单据流程；
采购流程清晰，单据可拆分，单据的业务处理、批处理、管理功能分别实现而又协调统一，可以方便灵活地处理业务；
单据之间联系紧密，设置了关联、钩稽等多种联系，以满足用户不同的业务需要；
严密的业务控制
采购管理系统提供采购价格资料、供应商供货信息等多方面的内部控制手段，从而保证小企业进行规范化的运作以及相关业务政策得到强而有力的执行。
对于采购价格，系统在物料属性中提供物料基本采购价格，还通过采购价格资料提供复杂采购价格管理，可以满足企业对采购价格灵活管理的需求，另外系统还提供最高限价控制等多种控制手段；
系统通过采购价格资料提供物料与供应商对应代码和名称的设置，实现基本供货信息管理，从而使得供应商的管理更加科学合理。
丰富的采购管理信息
一方面，采购系统在各个业务环节提供了相应的辅助信息供具体的业务人员进行查询，如在采购订单上可以查询即时库存、可用库存、采购价格、历史采购价格等多种业务信息。这些业务信息既可以辅助操作人员进行快速的录入，也可以辅助业务人员准确掌握的业务信息；
另一方面，系统提供了丰富的管理报表。系统为各个业务环节的业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况；另外，系统还提供多种分析报表，如采购价格分析等，主要辅助决策人员进行决策。
良好的扩展性
小企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分有一部分可以规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。还有一部分个性化管理往往是小企业竞争力形成的一个重要的方面，对于标准商业化软件来说也需要做出考虑。
采购管理系统考虑到小企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、单据自定义、流程灵活应用、灵活的系统参数配置等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。

上文就是小编为大家整理的采购管理系统解决方案，采购管理系统的主要特点是什么？

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