1.选择整体意象色彩
这份报告的任务是以易于理解的方式向读者准确地传达事实因此，这份文档要给人人以值得信赖的印象，以强调它所载数据的准确性 从心理学的角度来说，冷色，特别是蓝色能让人产生信赖感文档使用蓝色起到了让读者心情平和的效果。
1.选择整体意象色彩
这份报告的任务是以易于理解的方式向读者准确地传达事实因此，这份文档要给人人以值得信赖的印象，以强调它所载数据的准确性 从心理学的角度来说，冷色，特别是蓝色能让人产生信赖感文档使用蓝色起到了让读者心情平和的效果。
这种颜色使得读者能以冷静、理智的情绪看待报告所载信息因此，蓝色十分适合作为此类文档的整体意象色彩 但是，若整篇文档仅使用这一种颜色又会让读者觉得呆板和过于冷淡为了避免产生这样的印象，我们还采用稍暖的明黄色和深绿色作为副色。
这三种颜色的结合产生了一种极为平衡的效果另外，黄、蓝、绿这三种颜色的使用还可产生色阶效果（色相沿着色轮渐进）因此，会给读者留下和谐统一的印象2.在相关的项目上使用相似的色彩以打造一致的形象 如果文档包含多个表格和图表，您就更应该充分利用色彩加强条理，让文档更易于理解。
样本文档的上部有两个表格“销售业绩[部门，10月]”和“销售业绩[部门，累计总额]”和两个对应的图表 相对应的表格和图表采用了匹配的色彩，以显示它们之间的联系 这样能够直观地告诉读者表格和图表是相互关联的。
同样的道理，在底部“市场份额”表格中，不同数据项目使用的色彩与相应的饼状图所用色彩的也是相匹配的3.利用色彩的心理效果 报告应该给人以可信赖感您可以利用色彩的心理效果来传达这一印象冷色，特别是蓝色，代表着忠诚和正直，能够产生值得信赖的感觉。
所以（1）处，即文档的标题（读者首先关注的地方）使用蓝色而标题文本使用深蓝色背景赋予整个文档统一感
4.引导读者的视线 样本文档的标题是“月度销售报告”，所以整个报告最重要的内容位于（2）处，即位于顶部的表格“销售业绩[部门，10月]”因此有必要将读者的视线逐步引导到这个区域 要想将读者的视线引到表格上来，在表格的部分（上例中左侧单元格）应采用明亮的色彩。
这样就会与白色的背景形成强烈的对比，从而吸引读者的注意力 而对于页面下方的“市场份额”一表以及与它相对应的3D效果饼状图，采用了黄色来突出公司的份额亮黄色十分醒目，可吸引读者注意5.细微改变，让文档更易于理解。
位于页面中心的“部门销售额变化图”（即（3）所指位置）的绘图区域背景色为白色但实际上Excel绘图区域的默认背景色是灰色因为这个图表面积很大，如果绘图区域采用灰色会使整个文档看上去显得太暗了所以采用了白色给读者更深刻的印象。
另外，因为暖色更容易吸引视线，所以被用来绘制数据线 注意这一要点能在为文档添加色彩时保持整体的整洁感6.清晰度 文档的标题和上部表格的名称均采用白色文本这样可以增强这些部分文字的清晰度也就是说，在深色背景上使用亮色文本可增加清晰度。
7.限制应用色彩的数量 为传达文档整体和谐统一的意象，应避免使用太多不同的色彩。因为使用太多的色彩会模糊文档的重点，混淆读者的注意。
