后假期时代 如何加强培训让ERP走上坡路

后假期时代 如何加强培训让ERP走上坡路

【 专稿】    铁打的营盘流水的兵。春节假期过后，很多企业不可避免地人员流动、结构调整，企业ERP关键用户流失的利害，再加上对新员工培训还不到位，故不少企业ERP上线一段时间后，不但使用效果没有提升，反而走上了下坡路。在这篇文章中，笔者就谈谈企业该如何做好用户的后续培训，让ERP能够走上坡路，实现关键用户离职，但是ERP系统积累下来的经验并不是流失。

一、关键用户流失对EPP系统的致命影响

ERP就好像是一辆消防车。要开好这辆车，还需要有经验的驾驶员。如果企业有经验的驾驶员离职了，此时这两消防车就可能会罢工。如果企业临时招募一名驾驶员，也会因为新的驾驶员经验不足开不好消防车，从而影响救火的效率。ERP系统也是如此。笔者有不少的客户，关键用户流失的相当厉害。ERP系统上线两年后笔者再去回访客户，见到的都是老面孔。在这种情况下，ERP系统怎么样才能够走良性循环的道路呢？

笔者认为，项目组长需要充分认识到企业关键用户流失对ERP系统的负面影响。只有建立正确的态度之后，才能够在后续的工作中采取对应的措施来消除这种不利的影响。如项目组长可以为每个岗位多培养一些关键用户。如此的话，即使有一个关键用户离职，但是仍然有人可以代替其执行职责，等等。项目组长要有这种未雨绸缪的正确态度。很多企业正是由于没有准备，才导致关键用户离职后无人可替。最后没办法只好冲忙拉个新人进行培训。可想而知，此时的效果会有多差。

二、员工通过培训取得上岗证书才可赋予相关权限

企业应该定期对新老员工进行ERP理念与系统操作的培训。虽然有不少的企业做到了这一点，不过有时候培训往往流于形式。项目组长在台上讲了几个小时，员工就可能在下面睡觉。下课后什么内容都忘了。这主要是企业缺乏必要的考核机制。

在此笔者要给大家介绍一种上岗证的培训理念。其实原理很简单。培训过后，需要对用户进行考核，如书面测试或者面试。只有通过考核之后，才能够给其一张上岗证。只有获得上岗证的员工，才能够在ERP系统中进行相关的操作。如果没有通过的话，那么就需要重复进行培训、考核，直到通过为止。具体的说，在执行上岗证制度时，需要注意如下几个方面的内容。

一是要做到将上岗证与企业员工管理制度进行结合。如企业招募新员工，一般都会有三个月的试用期。只有试用期合格之后，才能够转为正式员工。此时可以将这个ERP培训的考核与试用期员工考核的标准挂钩起来。也就是说，如果在试用期内，新员工不能够取得相关的上岗证书，那么就试用不合格。在这种刚性的要求下，员工才会认真的去学习。

二是需要注意，培训可以通过员工自主培训的信息展开。如项目组长可以将相关的培训内容制作成视频，放在企业的网络上。然后给每个用户一个帐号，要求其每个季度必须完成一定的培训课时。然后再进行考核。这就好像现在靠驾驶执照，必须要满足一定的课时之后才能够参加考试。这可以提高系统培训的效果。同时可以降低企业培训的成本。

三是员工的考核要侧重于系统的操作。通常情况下，员工的考核可能会采取书面测试的方法。不过笔者这里并不建议。笔者认为，应该更加的侧重于系统的操作。如在考核时，可以让用户独立的完成一些作业的操作，如采购订单变更、未结案采购订单的查询等等操作。毕竟在后续的使用中，是以操作为主。

三、培训过程中要包含以前操作中的失误

失败是成功之母。其实这句话不一定准确。如果失败了，没有总结，那么下次还是会失败。只有失败后进行了相关的总结，并采取对应的措施，预防下次再犯同类的错误。在这种情况下，失败才是成功之母。在ERP培训过程中，也需要落实这个理念。

首先，对于前期操作过程中出现的错误，系统管理员应该进行不断的总结，并利用书面的形式记录下来。如果可以通过系统设置来避免以后犯类似的错误，那么也要讲这个解决措施记录下来。我们不希望，在同一个地方摔倒两次。这里各位不要嫌麻烦。只要在日常操作中，出现了异常的状况，都要进行一一的记录。如在下采购订单时，由于某个产品的采购量比较大，用户考虑到交期问题，会将产品下给两个不同的供应商。此时可能会出现两个问题。一是不同的供应商产品，在外观上可能会出现一些色差。这些色差客户是否能够容忍？二是如何将两张采购订单同时对应到一个采购计划？如果一不小心，企业就会在这里载跟斗。只要一次出现了状况，就要将相关的内容（包括问题出现的背景、错误的操作、导致的后果以及后续的预防措施）等等记录在案。

其次，在培训时，这些内容就成为了很好的反面教材。特别是对于新员工来讲，每次对他们进行培训时，都需要将这些相关的内容过一遍。这可以很好的防止企业在同一个地方不同的交学费。不仅在培训时，在后续考核时，也应该围绕这些问题点进行展开。其实我们的目的很明确。用户以前在ERP系统操作过程中所出现的失误，不应该再重新犯。而利用这些反面教材，就可以起到这种效果。

四、培训在点的基础上扩展到面

有些企业的项目管理员在培训时，视野太过于狭窄。如对采购员进行培训时，只对其培训采购相关的作业。如此的话，培训效果不会很理想。这主要是因为ERP系统中的各个作业一环套着一环。采购作业来源于销售与生产，同时又是收货、应付等模块的前置作业。采购用户虽然不需要对系统的所有操作都了解，但是应该清楚，如果自己这个环节出现错误的话，那么会对其他用户产能怎么样的不利影响。这也是笔者建议在培训时要能从点扩展到面的原因。

如在给一个采购员培训采购价格变更的相关作业时，要让采购用户认识到，如果采购的价格不准确，会对后续的作业产生多大的影响。如财务核算的基本要求是要做到三单一致：采购订单、发票、入库单的价格与金额一致。如果采购价格错误，那么就可能导致发票错误、导致应付帐款错误。在培训时，要让用户明白，如果其工作不到位，影响的不单单是这个点，而是会影响到一个面。

同时，也要让用户认识到，在后续纠正这个错误时，可能需要花费成倍的工作量。如在付款时，才发现采购价格有误。此时就需要作废应付凭单、作废发票，然后更改计价数量。在重新生成应付帐款等等。而不是说只在采购订单上更改采购单价即可。与采购价格相关的后续作业，都要作废掉并重新作一遍。如果用户能够认识到自己错误给他们以及自己可能增加成倍的工作量，那么用户在系统操作时，就会谨慎许多。有不少的用户，在操作系统时马马虎虎，有部门原因就是没有充分认识到这一环扣一环的问题。还以为操作错误不会影响到其它人。