三大指标 为你的ERP做健康体检

三大指标 为你的ERP做健康体检

【 专稿】    员工需要每年体检以确定身体的健康程度。而ERP系统上线之后，也需要定期对ERP系统进行体检，以确定系统的运行状况。当发现体检的结果不理想时，就需要有针对性的采取措施来进行优化。笔者认为，企业项目管理员至少需要从如下几个指标来为系统进行体检。

指标一：数据的准确度

在给ERP系统进行体检的时候，最综合的指标就是数据的准确度。如果ERP系统相关的操作规范没有严格执行，那么最终反映到数据上，就是数据误差比较大。如仓库的帐上数量与实物不符等。具体的说，需要核对如下几组数据的准确率。

一是ERP系统帐上库存数量与实物数量的一致性。一般企业在年末都会对库存进行盘点。此时需要以ERP系统的数据为基础，对实物进行盘点，然后确定两者之间的差异。重要的是，需要分析差异的原因。有些差异是允许的，如损耗等造成的误差。但是有些差异是不允许的。如没有开单就发料、或者没有开单就入库等等。故分析库存数据与实物之间的差异，并分析产生差异的原因，就可以了解用户是否按标准在操作。

二是订单中的未交货明细。包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细。因为这些数据都是根据其他单据更新的。如采购订单是根据收货单更新收货数量和未交货数量，而销售订单则是根据出货部门的单据来更新出货数量与未出货数量。这些单据都涉及到不同的部门。为此分析这些数据的准确性，可以判断部门之间的协作有没有问题。如果有问题的话，那么就需要采取措施，来确保他们之间的友好协作。

三是需要查看单据编号等是否符合要求。企业在上ERP系统之间，一般都需要编制一套编码规则，包括各种单据的编号（如销售订单与采购订单的编号）、产品的编号、员工的编号等等。在实际工作中，笔者发现第一年员工基本上还可以遵守这个规则。但是随着时间的推移，加上员工的频繁流动，会导致编码比较混乱。如员工随心随意的编写订单号码、产品编号等等。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在体检时，可以查询员工是否按编码规则在进行编码。特别是那些手工编码的情况。如果发现没有按编码原则编写，那么需要及时的更正，并加强对相关用户的培训。

总之，笔者认为，数据的准确度是最能够反映ERP系统运行状况的一个指标。在给ERP系统体检时，需要抓住基础数据。就好像抓住了主要矛盾，能够起到事半功倍的效果。当然基础数据并不仅仅只是包括这些内容。在实际工作中，根据需要，还需要对价格表、供应商明细表等记录进行审核。一般情况下，库存数据需要根据企业的盘点作业来进行核对。可以通过抽盘等动作来监督员工的行为。而其他的数据，ERP系统稽核人员可以不定时地进行。