深挖掘巧应对 综合治理ERP数据错误

深挖掘巧应对 综合治理ERP数据错误

【 专稿】ZF机械厂信息中心主任王涛最近比较烦，公司刚刚上线的ERP系统让他有点焦头烂额，尤其他感到担忧的是ERP运行中暴露出来的数据信息错误问题：数量不对、隶属关系搞错、物料编码错误造成库房没有对应的材料、工单分割错误、数据反馈不及时等等，这些问题简直让他有点无所适从。

王涛深知，数据错误涉及的是产品结构树的完整性、物料编码的唯一性、技术资料更改的及时性、计划数据更改的正确性、库存信息是否账物相符、数据采集是否简化以及数据流是否规范等等问题，这些方面稍有疏漏，正常的数据信息就会变成错误数据，一旦整个系统运行的都是错误信息，那系统实施离失败已经不远了。

巧用鱼骨图分析数据错误根源

王涛不敢怠慢，为了找出产生错误的数据信息的深层原因，他组织IT部门员工对错误原因利用鱼骨图进行了初步分析，进过分析发现产生错误的原因主要有如下几个：

图一：ERP数据错误分析鱼骨图

接下来，他们按照这个图示，将错误数据类型按照出错概率进行了归类和统计，结果发现原来预计的数据输入错误和库存数据误差等并不是数据错误的主要原因，而生产排程才是数据准确度的主要罪魁祸首。统计数据如图二所示：

图二：ERP数据错误统计表

在整理出上述分析框架后，项目小组成员系统的对上述可能的原因分别进行了访谈和问卷调查，对出错的原因一一深入剖析。

1、生产计划频繁调整

由于市场的激烈竞争导致产品生产计划的变更，随时需要增加或减少订单修改产品出产计划，为此准备加工的产品的资源需要调整到急需出产的产品上。生产计划中的零部件有些已经开始领料，有些正在加工中，如何终止这些执行中的生产计划包括正在加工的零件终止生产，尚未开工的零件毛坯退库等，这些调整要求ERP中的生产数据也必须进行大量的调整。

这种情况下，在平时手工操作时就有很大的难度，而现在要保证ERP数据与调整后的生产计划要求一致是不可想象的。由于大量的数据修改难免产生错误，以至于造成信息流与物流的不一致，失去对ERP生产计划的可信度。

这种频繁地修改ERP数据产生的错误占错误数据总数的48%。换句话说，ERP的错误数据有近半数是由此而来。其最主要的表现是：

1）ERP计划下达后大量调整加工路线、更改工艺、调整工单；

2）取消外协加工或改为外协加工；

3）临时增加或取消生产计划；

4）增加或减少生产数量。

2、技术数据资料问题

经过统计，王涛发现技术数据资料错误占了错误总数的24%左右，错误来源包括以下几种：

（1）原始数据信息

技术部门提供的原始资料的不正确、不完整、不统一问题时有发生。零部件加工的数量、材料、定额、工时、路线、工作地等错误；酸洗、喷粉件号没有工艺路线；缺少产品的借用关系及借用产品的相关数据信息；甚至出现一个产品同时有多个版本等问题。

（2）期量标准与实际不符

ERP的期量标准包括提前期、间隔期、安全库存、最小订货量、最大订货量、倍数订货量等是ERP运行的标量数据，在ERP实施的前期已经对ERP的期量标准进行了统一和规范，但是由于近几年企业快速发展，加上企业大力开展制造业信息化建设，促进了企业跨越式发展，期量标准没有随之跟进，造成一些ERP标量数据与实际运行发生偏差。

（3）数据维护的时效性不足

由于业务部门的工作很忙，系统实施被很多人看作是额外的负担，不愿意积极参与进来，在涉及到技术资料更改时，表现为时效性差，更改、维护方面不及时。常常因为一些零件由发大料加工改为不发大料加工，材料、工作地等资料更改不到位而影响生产，使一些急需的零件加工不出来而不需要的零件一直在生产。采用何种方法保持动态的ERP数据，一直是王涛考虑解决的课题。

3、激励不当

系统实施后，业务部门整天埋怨IT部门工作做的不好，系统不可靠，数据经常错误，还不如原来手工操作，并警告IT部门如果再这样他们就不使用系统了。王涛经过调查发现了问题的原因，原来业务部门的抱怨很多并不是真的，深层原因是激励机制设计存在缺陷：企业对系统数据准确性的考核指标只有IT部门的员工承担，并有相应的激励和惩罚机制。而真正使用系统的各个业务部门的操作员和业务主管，则不会因为系统数据不准确而影响他们的个人利益。这样的话，他们在数据录入和修改的时候就很随意，有的时候甚至故意让数据不准确，以掩盖他们工作中的一些问题。这类错误占了错误总数的17%左右。

4、ERP操作不当

由于前期培训的不足，很多员工对系统的操作还不太熟悉，造成了一些人为的操作错误，占错误数据总数的9%。

5、系统错误

还有一部分错误是系统本身错误造成的，总体数量不是很多，只占错误数据总数的2%左右。