给ERP体检:这些问题你的企业存在吗?

给ERP体检:这些问题你的企业存在吗?

【 专稿】    笔者最近受一家企业所托，对他们使用的ERP效果进行评估。这不查没感觉，一查吓一跳。这家企业存在的问题还真多。笔者下面将这家企业的业务做一个简单的介绍，然后再将它们存在的问题做一下分析。各位读者可以看看，自己企业是否存在这样的问题。

企业业务背景：

笔者评估的这家企业，是一家外资企业。其主要从事五金工具的销售，业务形态主要是外贸加简单的装配和包装。从业务的性质来看，是接单型的生产。接单客户订单后，从国内购买零件，然后进行组装和包装，再出口。中国作为五金工具的大出口国，这种业务形态的企业还是很多的。故笔者选这样一个企业进行ERP项目的体检，具有很大的借鉴性。

问题一：成品编码直接使用客户的编码

接单型生产企业，由于没有自己的自主品牌，为此在成品信息的编码上，太过于依赖客户。这家企业就是如此。他们在成品的编码上，采用的是客户的编号。如在成品的品号直接使用了客户的编号。此时由于客户的编码各种各样，在企业ERP系统中成品的编码也是多种多样。这不利于企业后续信息的管理。如可能不同的客户之间编号有重复的情况，这是系统所不允许的。

应对措施：

企业之所以要采用客户的编码，这主要是考虑到，企业在输入订单、产品出货等多种单据上，都需要使用客户的编码。如果使用自己的编码的话，管理起来不方便。笔者认为这种考虑有一定的道理，但是不全面。毕竟这只涉及到少量的用户。而企业内部的采购、生产等部门，都希望有一个统一的编码规则，以方便他们记忆。

在ERP系统中，针对这种情况其实都有现成的解决方案。笔者建议，对于所有的成品，企业要根据自己公司的实际情况，设置一个公司内部的编码原则。一般在产品信息窗口中，还以有一个客户编号的字段。用户可以将客户的编号在这个字段中输入。然后在输入销售订单时，即可以按客户的编号来输入、也可以按公司自己的编号来输。在出货时，也可以设置在出货单据上显示的是客户的编号（通常情况下客户要求出货单据上显示他们的编号）、还是公司自己的编号，或者两者都显示。然后其它部门，如采购、生产等等，都可以选择使用自己公司的编码。

问题二：销售订单号码采用客户的订单号码

这家五进外贸型生产企业，内部的销售订单与客户的订单是一一对应的。为了方便起见，他们在销售订单编码时，直接采用了客户订单的编码。在数据量比较少的时候，这种编码方式并不见得有什么不妥。可是两三年过去之后，问题就出现了。由于客户的数量比较多，为此订单号码就稀奇古怪。销售部门、采购部门、生产部门、出货部门、销售部门等相关人员在沟通时，就非常的麻烦。在传递单据信息时，总需要随身带个本子。这对于相互之间的沟通非常不利。

应对措施：

笔者建议，公司内部的单据需要有自己的编码原则。这不仅仅是沟通上的需要，也是管理上的需要。如出于审计方面的要求，企业内部单据，如销售订单，最好有连续的编号。这在后续企业内部审计时，能够帮助管理者是否有多计或者少计销售收入。而且销售订单的单据编码统一，也方便企业内部员工的记忆。

至于客户的订单号码，在系统中也可以解决。如在销售订单上，可以显示客户的订单号码。然后在出货时，可以通过销售订单转出货单作业，将客户的出货单号带到出货单上。这么做的话，即能够满足企业日常办公的需要，也能够满足客户管理上的要求。对于这些类似的问题，在系统中都有对应的解决方案。没有必要将客户的那一套东西一成不变的带过来。

问题三：手工采购订单脱离了与销售订单的关联

接单型的生产企业，在采购环节中，很重要的一个特点就是大部分物料都是根据销售订单来采购。即采购订单与销售订单之间也有很直接的关联。此时就可以根据销售订单去追踪物料的到料情况，并安排相关的生产计划。这本来是一种很好的管理途径。但是在实际工作中，由于手工订单的存在，导致采购订单与销售订单之间脱离了关系。当销售订单与采购订单之间的链条断掉时，在管理上就会出现种种问题。如无法准确统计销售订单的采购成本、无法根据销售订单来追踪物料等等。

应对措施：

企业用户为什么在系统中要开手工采购订单呢？这有很多种原因。不同的原因需要采用不同的解决方式。笔者这里举两个比较典型的例子。各位读者可以举一反三，找到合适自己的解决方案。

一是采购分单导致的手工采购订单。如现在某个原材料，数量比较多，假设有十万套。此时如果交给一个供应商来进行生产，交期上可能来不及。此时采购就会考虑将这个原材料分别下给两家以上的供应商。可是从销售订单-请够单-采购单这个链条中，其默认都只是下给一家供应商。用户在操作时，是先更改采购订单的数量，然后将剩余的材料再手工开单，下给另外一家供应商。这就是问题的症结所在。针对这种情况，笔者的建议是，可以再跑一次请购单到采购单的作业。在采购订单上更改数量并审核之后，请购单上的请购数量与采购数量就对不上。此时就可以让系统再走一次请购转采购的流程，让系统再将剩余的数量自动生成一张采购订单，这也就是说，一张请购单对应多张采购订单。其实这么操作工作量并不没有增加。因为采购订单不需要手工下，系统仍然可以自动生成。而保证了销售订单与采购订单之间的链条关系。

二是采购订单作废导致的手工订单。在实际工作中，由于种种的原因，采购订单会有作废的情况。如供应商不能够按时交满所有的货物或者质量不令人满意，此时采购订单就会有作废或者部分作废的情况。用户在操作时，他们会将作废的数量，通过手工开单的形式交给其他供应商生产。这也是导致手工订单存在的一个原因。针对这种情况，其实解决起来也并不难。用户可以先将原有的采购订单作废（如果只有采购订单中的某一项物料有问题，可以将采购订单行单项作废）或者重新打开采购订单（只要没有交货，用户就可以直接对采购订单撤销审核，然后更改供应商）。如果采取作废的形式，那么在物料申购单上其申请的数量与采购的数量就会不一致，用户可以重新走一次流程，来生成采购订单。这么操作就可以保障销售订单与重新下的采购订单之间的关联，从而方便后续物料的追踪动作。

另外在实际工作中，由于新供应商没有及时审核（新供应商可能要多个部门审核后才能录入到系统中）、价格的限制（采购订单价格有最高的限制，而供应商不同意这个价格，正在协商）等原因，也会造成手工订单的情况。这些内容主要是管理流程上的问题，光靠系统还很难解决。总之，实施顾问在维护采购订单时，要做到无单采购的限制。在ERP系统运行到一定的阶段，这个控制还是做的到的。执行无单采购的限制之后，就能够有效的解决销售订单与采购订单脱节的问题。