从设计到走线 ERP实施与房屋装修五大同

从设计到走线 ERP实施与房屋装修五大同

【 专稿】    笔者最近刚装修房子。房屋装修下来，笔者发现这与实施ERP项目有着惊人的类似。一个成功的ERP项目与成功的房屋装修一样，都要做到五要。

一、设计：要了解用户真实的想法

房屋装修的时候，设计师通常需要与用户进行细致而深入的沟通。目的是了解客户对于新房装修的要求（如要几个房间、房间的大小功能等等）。然后出设计图纸让用户确认。切不可边设计边装修。如此的话，会大费周折，走冤枉路。

ERP项目同样如此。在实施ERP项目之前，无论是外部的实施顾问，还是企业内部的ERP项目专员，都需要跟用户进行深入全面的沟通。目的也很简单，就是了解用户内心真实的想法。他们希望通过ERP系统来解决什么问题。如是提高工作效率，还是加强部门之间的沟通，又或者是两者兼而有之？只有了解这些内容后，在项目实施过程中才能够做到对症下药、有的放矢。

设计师为了了解用户的真实需求，往往会陪同用户到实地去查看。其会根据房屋的户型特点，去了解用户的需求。通过沟通、举例等形式与用户取得共识。其实这些技巧对于我们收集ERP项目用户的需求，也很有帮助。如企业内部专员在了解用户需求时，不要光听用户讲。可以到现场去看看用户是怎么操作的。如如何下单、如何给客户报价，以及相关作业中所需要用到的表单。如此的话，才能够对用户的需求有深入翔实的理解。总之在收集用户需求时，要做到沟通、现场查看，而不能够只是纸上谈兵。

二、走线：流程怎么走要考虑清楚

在房屋装修时，对于强电线路、弱电线路、冷水管、热水管怎么走，都会有详细的规划。如对于热水管来说，需要考虑怎么布置，可以最快的出热水，节省能源。同时又要兼顾安全，如水管不能够于电线管道交叉，以防止水管爆裂导致电线短路等。

这与ERP项目业务流程重组的原理是类似的，都是需要同时兼顾效率、安全等多个方面的因素。如以销售订单下单流程为例，实施顾问需要了解用户现在下定单的流程是怎么样的，然后需要对这个流程进行评估，判断是否存在安全隐患，或者是否可以减少不必要的环节。这就好像考虑热水管的布置一样，分析在确保安全的前提下，能否再将热水管缩短一点。

在房屋装修之前，就需要将这些水管、电线管的布置规划清楚。等到装修后再来进行改善，那麻烦就大了。前期所作的工作可能都白费。在ERP项目中，对于企业的业务流程也需要预先定义下来。尽量避免边实施ERP项目，边对企业的流程进行调整。否则，企业很有可能就会进入一个死胡同。在后期，确实也会碰到对现有流程进行优化的情况。但应该基本上只是对个别端点的优化，而不会涉及到根本。这就好像房屋装修时，可能只是换个开关或者换个热水器，而不会对埋入墙中的线路进行重新的布置。

三、设计图：要有翔实的书面文档

现在房屋装修时的线路、水管等采用的都是暗线，即都是藏在墙中或者地板下。万一五年后，某个线路出现问题，此时该如何处理呢？遇到这种情况时，一般都需要有最初的设计线路图，即房子线路或者水管的布线图。根据这个布线图，来查找问题。如果没有这个布线图，那么工程师只能够说对不起，或者说需要将墙面全部挖开来，才能解决问题。

其实对于ERP项目来说，也有类似的情形。如对于一个二次开发的个案，如果没有详细的书面记录（二次开发的背景、实现的解决方案、对其他作业的影响、相关注意事项等），那么等三年或者五年之后对方更换了实施顾问，再需要进行调整时，新的实施顾问将无从入手。

可见跟房屋装修一样，保留一份完整的书面文档对于ERP项目至关重要。笔者认为，等到ERP项目结束之后，实施顾问或者企业内部的项目专员至少要能够提供如下几分资料。一是企业需求调研文档（包括外部实施顾问所做的调研和自己所做的调研）；二是编码原则（包括成品与原材料信息的编码规则、各种单据的编码原则等等）；三是系统的测试文档（包括测试过程中遇到的问题以及对应的解决方案）；四是二次开发的相关内容（包括二次开发的背景、解决问题的思路、二次开发对其他作业的影响）；五是在后续使用过程中遇到的问题及相关的预防措施等。

对于这些书面的资料需要不断地完善。其实这些资料不仅可以作为后续员工培训的教材，对于后续系统优化与排错也非常有帮助。如果企业的员工流动性比较大，系统内部维护人员可能一年要换一个。此时新来的系统管理人员，就可以凭借这份资料来解决系统使用过程中所遇到的问题。