与其他系统集成 扩展ERP系统的内涵

与其他系统集成 扩展ERP系统的内涵

【 专稿】    在实际工作中，企业不应该只有一个ERP系统，还应该有多个信息化系统同时来帮助用户管理企业，比如邮件系统、BI系统、产能分析系统等。不过可惜的是，在很多企业这些系统依然是各自为政。事实上，这些系统都具有一些共同的内容，如果各自为政，不但会增加用户的工作量，而且会降低系统本身的价值。因此，在实际工作中，就需要将这些系统进行一些必要的集成。本文将主要为各位读者介绍在制造业ERP后续系统优化中，如何将ERP与其边缘产品进行集成，以及此过程中的注意事项。

一、邮件系统，让邮件成为ERP系统的看门人

作为企业的财务总监，希望每天早上一打开邮件，就能够看到昨天收回了哪些款项，这个星期预计要收回哪些款项；作为仓库经理，需要了解今天的发货计划、安全库存信息；作为销售总监，需要知道上一个工作日的接单情况、今天的出货计划等。这些信息都来源于ERP系统。按照传统的思路，一般会有相关用户从系统中将数据导出来，然后再发送给相关的人员。不过这么操作的时效性比较差，而且要依赖于操作者的责任心。如果负责操作的员工不够尽心，那么相关人员就可能收不到这份资料。

其实在实际工作中，完全可以将ERP系统与邮件系统集成，让系统在规定的时间内自动发送相关信息。这不但可以减少工作量，而且还可以提高系统数据的准确性。因为这份报表中的数据是由系统自动产生，没有经过人工进行转发，为此管理员收到的数据与系统是一致的。这无疑会让用户加强对系统数据的维护。

让系统自动发送邮件，其实有两种方式：基于时间和基于动作。如果需要让系统定时发送邮件，如每天晚上12点系统自动计算安全库存并生成相关报表，则可以通过基于时间的方式来实现。如果是需要在出纳每收回一笔款项时，系统都要自动发送邮件给用户，则可以通过基于动作的操作方式。通常情况下，可以通过系统设置来实现到底是按时间还是按动作来触发。在后期系统优化时，笔者往往会建议同邮件系统进行集成。一方面这个集成相对来说比较简单，另一方效果却比较明显。

二、移动商务，让ERP系统插上飞翔的翅膀

用过移动或者联通的用户，大概都使用过短信业务，如通过手机短信查询话费、取消或者申请某个业务等。其实这就是移动商务的雏形。通过移动商务，可以脱离ERP系统平台的限制。只要手机在手，就可以在ERP系统上办理一些简单的业务，如数据查询、电子签核等。比如销售经理在外出差，如果现在某个业务员接到一张订单，需要由销售经理来审核，该如何处理呢？要么等到销售经理回来再下单，要么由其他用户代理审核。无论采用哪一种方式，都不是很方便。现在设想一下，如果用户在系统中输入好订单，然后将审批申请通过手机短信发送给销售经理，销售经理则可以在手机终端上输入口令，如Yes或者No，对销售订单进行审批。可见通过移动商务平台，可以让ERP系统摆脱网线的束缚，在任何地点、任何地方都可以非常方便地访问ERP系统。特别是随着3G技术的推广，更让移动商务与ERP系统的集成前景远大。

不过，在实现移动商务时，菜单的设计非常关键。由于手机屏幕等限制，手机终端往往不能够反映很详细的信息，为此在设计功能时，应该遵循简洁、实用的原则。比如一些报表，就不适合通过手机终端来实现。通常情况下，可以通过手机终端实现单据的审核、200字以内信息的传递（如什么时间收到了什么客户的多少货款）和简单的查询（如要查询某一天总共接到了多少订单）等。在设计移动商务平台时，我们可以借鉴中国移动的手机短信平台，通过一个固定的号码发送数字，来实现某个特定的功能。