金融危机下ERP如何改善企业现金流量

金融危机下ERP如何改善企业现金流量

【 专稿】金融危机如同乌云一般盖在国内企业的头上。各家企业为了能够维持生计，纷纷出台了一些开源节流的措施，来改善企业的现金流量。那么作为企业管理人员，ERP系统在这里又可以给企业带来哪些帮助呢？笔者今天就这个问题，跟大家交流交流。希望能够借此帮助企业减少生产经营成本。    一、合理控制交货期，延迟应付帐款时间。    在谈这个问题，我们先来看一个例子。    现在有一家生产企业，他们的付款条件是到货后下月25日付款。现在企业向一个供应商下了一个采购定单。采购定单上约定的交货期是12月3日。若按照这个交期的话，企业这笔采购定单的应付帐款日期为1月25日。但是，现在供应商为了提早收到货款，就在11月30日把货赶了出来，送到企业。而此时，按照与供应商协商的付款条件，企业的应付帐款日期为12月25日。比预计的应付帐款日期整整提早了一个月。    若企业在资金充裕的情况下，可能也不会这么斤斤计较，就当作是给供应商提前交货的一个奖励。但是，在资金链紧张的情况下，企业就要想方设法的延迟应付帐款的日期。而合理控制交货日期，防止供应商钻空子，就显得非常的重要。毕竟，以这种形式延迟应付帐款，理是站在企业这边。    在ERP系统中，针对这种情况，有很好的控制机制。    在笔者使用的以前版本的ERP系统中，还没有现成的解决方案，主要依靠管理手段来解决。如对于供应商提早交货的话，系统在入库时会有一个警告信息，提醒仓库管理人员供应商这笔货物提前送了。若仓库管理员觉得不合理的话，则可以把不收这笔货物；也可以把这批货物的收货日期修改到下个月；又或者可以把这张单据提交给其他人员，如物控人员处理。通过这种方式，可以解决因为交货期与付款条件的漏洞所造成的应付帐款日期提前的问题。    在最近的版本中，我们吸取了以前项目实施的经验，在程序中集成了一个现成的解决方案。也就是说，系统会计算出实际的应付帐款日期与预计的应付帐款日期。当实际的应付帐款日期早与预计的应付帐款日期的话，企业用户可以设置让系统采用哪个日期，如发生以上这种情况，可以系统采用预计的付款日期。也就是说，按照采购定单上的预计交期来对应付帐款进行结帐。ERP系统通过这种方法，可以在一定程度上帮助企业改善现金流量。笔者最近给几家客户实现了这个解决方案后，他们都觉得很实用，效果也不错。针对现金流比较紧张的企业，在这方面可以提到雪中送炭的作用。    二、合理安排采购批量，享受数量折扣。    我们再来看一家企业的案例。    某家企业有个供应商，他们在采购策略上，有数量折扣的规定。如采购1000套可以享受1%的优惠；1500套则可以享受2%的优惠；2000套以上则可以享受3%的优惠。而另外一个供应商则没有数量折扣上的优惠，但是，其单价则比这个供应商要便宜1%。这两家产品质量上没有差异。现在如果企业要采购800套产品，或者1000套产品，则该如何下采购单呢？    若定单少的话，则一看就可以得到答案。若是800套的话，则下给没有数量折扣但是价格上比较优惠的供应商。若是1000套产品的话，则两个供应商都可以下。若是1500套产品的话，则给有数量折扣的供应商比较合算。有时候，甚至要把需求日期相近的物料合并起来采购，以获得比较好的数量折扣。    但是，若定单比较多的话或者碰到需求合并采购的话，就比较麻烦。若靠手工来管理的话，则难免会出现漏网之鱼。所以，企业希望能够让ERP系统更加智能一点，可以帮助企业来进行判断。现在很多ERP系统都有了这方面的考虑。如*** Erp虽然没有现成的适合中国国情的解决方案，但是只要稍微设置一下，就可以实现类似的功能。    在*** ERP系统中，有一个现成的数量折扣模型。只不过，他只能够根据采购定单的数量，自动计算出采购定单的金额以及最终的实际单价。而不能够帮助企业判断向哪个供应商采购核算。笔者通过一个触发器，实现了这方面的需求。其实原理很简单。把享受数量折扣的供应商最终采购定单的金额跟其他供应商采购定单金额进行对比。系统自动采用采购定单金额（某个特定项目）小的供应商。    另外，在物料需求计划中，还可以实现采购定单合并的功能。可以把一些需求日期相近的，如五天之内的采购需求，若物料相同的话，则进行合并。如此就是为了凑数，以达到数量折扣的需求。    在采购管理中，数量折扣策略往往对企业比较具有吸引力。在手工管理阶段，由于统计、管理麻烦，所以很多企业只能够忍痛割爱，放弃采用这种采购价格策略。而现在有了ERP系统之后，又在这种金融危机的大背景下，企业也就会普遍采用这种策略。通过合理安排采购数量与批次，来寻求最底的采购成本，从而帮助企业降低生产经营成本。

三、严格单据审批，严格禁止单据不齐全付钱。    企业在付款审批上，往往具有比较严格的要求。如有些企业需要请购单、采购单、收货单、发票四单齐全，财务才能够付钱。若涉及到重大资产，如固定资产的话，往往还需要验收单，才能够付款。但是，在实际工作中，这项制度往往被人所忽略。有时候，供应商出于某些原因（如进项税不够抵消销项税）就不会按时给企业开销项发票。此时，按照制度，企业发票不到，是不能够付款或者对这笔业务进行结帐的。但是，有时候，出于关系或者人情，有些管理人员就会往开一面，在没有发票的情况下，就开始计算应付帐款周期了，甚至先行付款。这最后损失的是企业。    为了有效避免这种情况，提高企业现金的安全性，在ERP系统中，提供了严格的单据审批流程。笔者这里以应付帐款为例。如果企业规定，进行付款申请或者财务进行结帐的话，需要四单合一，则就可以在系统结帐作业中进行设置。只有采购单、入库单、物料请购单、发票四单齐全，在系统中才可以把入库单转换为应付帐款。若在系统中进行强制设定的话，则就算天皇老子也不能够进行更改。    通过这个单据控制，就可以防止因为人情而给一些不符合条件的供应商付款。在一定程度上，不仅可以改善对于供应商的管理与控制；而且还可以“合法”推迟付款时间，从而改善企业现金流量的状况，可以缓解企业遇到的现金流困难问题。

总之，ERP系统不但可以帮助企业提高管理效率，而且，其也是一个帮助企业节省成本的一个好帮手。除了以上三个功能外，像合理安排安全库存，降低企业存货成本；帮助企业进行帐龄分析，提高应收帐款的回收率等等，都可以帮助企业实现开源节流的目的。相信在现在这种背景下，这些功能对于企业度过这个难关，具有非常积极的作用。企业ERP项目管理员，行动起来吧。都进行自我检查一下，看看ERP能否帮助企业节省开支。