ERP的成功实施文档一个都不能少

ERP的成功实施文档一个都不能少

【 专稿】

窗外, 寒冷冬日正散发着暖暖阳光味道, 空气中带着微醺。但一阵冷风吹过，让我顿生寒意。最近接手一个实施到一半的ERP项目，接手这个项目时只有片言片语的几份简单文档，没有详细的实施计划，更没有详细的实施记录。此项目让我深深感受到没有实施文档的痛苦，所有的一切都要自己重新摸索,客户不耐烦埋怨我们实施顾问内部没有沟通好的态度和神情,让我百感交集，这里说一下我对实施文档的体会。

什么是实施文档？

当我从前任负责实施同事手中接过“薄薄两页纸”的实施文档时，我难以置信的看着他问“没有了吗？只有这些？”，我同事尴尬的点点头，然后他再说了一句让我吐血的话“实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。”这完全是对实施文档的误解，也是许多ERP实施顾问的通病。

项目实施文档是用来记录、描述、展示实施过程中一系列信息的处理过程，通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如分阶段实施计划文档，标准业务流程文档，标准编码及数据文档，标准参数设置文档，功能操作指南文档。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。

作为实施顾问人员，在实施过程中应将各种标准实施文档提交给企业，以确保ERP实施项目的质量。也就是说，实施顾问与企业之间的工作与文档的提交息息相关，它描述项目实施过程的每一个细节。因此，从某种程度上讲，项目管理的核心其实就是文档管理。

（1）项目文档有助于项目管理水平的提高。从内容上说，项目文档大致可以分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分，其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息，为实施人员提供决策依据，以保证项目的顺利实现；另一方面，过程文档也是实施过程最为宝贵的资产，通过对过程文档进行归纳和分析，可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而使后续项目运作更加有的放矢。

（2）项目文档是项目成果的体现形式。项目的阶段性成果是以文档形式体现的，由此人们熟知的一句话 "项目的运作在一定程度上是由文档驱动的"是有道理的。从文档的角度来看，ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。在ERP项目实施的过程中，每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档，文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此，实施文档是ERP项目的一部分，没有正式文档的项目实施，就不是规范的ERP实施。文档的编制和管理在ERP实施中占有突出的地位和相当大的工作量，高质量地编制、变更、修正、管理和维护文档，对于提高项目实施的质量和客户满意度有着重要的现实意义。