ERP系统化整为零之材料成本开发设计

ERP系统化整为零之材料成本开发设计

【 专稿】    在ERP项目中，材料成本的计算分析是重点、也是难点之一。有不少的企业，生产成本是围绕着材料成本展开的。如先计算出材料成本，然后再根据历史经验得出一个百分比。将材料成本称以这个百分比，就是整个产品的生产成本。可见材料成本在ERP系统中的重要性。笔者今天要谈的就是，材料成本的开发设计思路以及需要注意的内容。

1. 价格的来源

在计算材料成本时，首先需要考虑的就是价格。不过这里需要注意的是，有时候一个产品可能会有多个供应商，而他们的价格各有不同。此时该采用哪个价格为准呢？如下图所示，这是笔者开发设计的一个材料成本的窗口截图。

如上图所示，在这个系统中笔者将材料成本分为了“当前”与“最大”两种。这表示什么含义呢？如现在某个产品有110012与112233两个原材料构成。而原材料110012其有两个供应商，分别为甲和乙，分别对应的价格为6.7元和11.3元。系统中默认的供应商是甲，而乙是备用的供应商。现在需要考虑的一个问题是，我们在计算材料成本的时候，该以哪个价格为准呢？如果是实际材料成本的话，那好办，直接以采购的价格为准。但是如果系统采用的是计划材料成本，那该采用那个价格呢？不同的企业，可能有不同的需求。甚至同一个企业，不同的部分对此也有不同的要求。如销售部门，为了向客户报价的保守性，喜欢采用的是最高的价格。而采购部门，为了自己考核的需要，喜欢采用的是当前供应商的价格（这个价格往往比备选供应商要低）。

为了满足不同用户的不同需求，笔者建议在这里可以将不同的统计标准在同一个窗口中反映出来。如上图所示，在同一个页签中可以同时看到按照当前供应商统计的成本，还可以看到按照最高价格统计的材料成本。不同的用户可以根据自己的需要选择所需要的数据。

在后台设计中，主要用到的是一个MAX函数。设计开发并没有多大的难度。其难点在于考虑问题时，有没有考虑到这种情况。

2. 币种要保持一致

在有些企业中，特别是涉及到外贸的企业，处于各种各样的原因考虑，会考虑到使用外币采购。并不是因为供应商是外资企业，才会考虑外币采购。有些供应商是内资的，并且其平时采用的是人民币，可是企业仍然可能要求采用外币采购。这主要是因为企业的客户采用的是外币，然后企业为了避免外币的汇率损失，为此要求跟供应商采购时也采用外币进行结算。如此的话，就可以将外币汇率的变动损失转嫁给供应商。当然由此带来的收益往往也是供应商享有。

显然这是一种管理上的需求。不过我们在进行ERP系统设计时，也需要考虑到这方面的内容。即在计算某个成品的材料成本时，要考虑到不同币种的换算。因为在ERP系统中，保存的往往是实际的交易币种。在这里进行四则运算的时候，就需要进行汇率的转换。如将美元转换为人民币。这个转换的过程难度也并不是很大，只是一个IF语句判断而已。其主要的难度还在于实际工作中如何确定转换率的问题。

在本位币与外币的转换中，其汇率一般有三种形式：期初汇率（每个月月初的汇率）、期末汇率（每个月月末的汇率）和即时汇率（交易发生当天的汇率）。那么在计算材料成本时，该采用什么样的汇率呢？虽然最新的企业会计制度要求采用的是即时汇率，不过在实际工作中，往往还是三种汇率都在使用。所在在系统中这里需要设计一个开关。即允许用户根据自己的需要选择所需要折算的汇率，到底是按月底的汇率还是按月初的汇率、又或者是按当前的汇率进行折算。笔者建议可以使用月初的汇率进行折算。如果采用即时汇率进行折算的话，那么在系统设计是要让ERP系统能够自动从官方网站上更新当天的汇率。如果手工更新的话，工作量会比较大。而且还容易遗漏。

3. 对原材料进行适当的分类

在上面的截图中，大家看到笔者将原材料分为了零件与包装材料来进行统计。这也是大部分企业的需求。如有些以购买零件然后进行包装为主的企业，他们的成本中零件成本占有很大的比重。而且有时候卖给不同的客户，其零件是相同的，只是包装方式不同而已。为此在统计成本时，比较关注零件成本。在给客户报价时，也主要提供的是零件成本。包装成本的话，再根据客户的具体要求来进行调整。

所以在计算分析材料成本时，有可能需要对产品进行分类进行统计。这可以根据产品的基本信息来考虑。在建立原材料基本信息时，一般会要求输入原材料的分类信息。如原材料是零件、包装材料又或者是可以直接出售的成品。然后在这个模块设计时，只需要根据用户的原先的分类来进行分门别类的统计即可。

虽然并不是所有的企业都需要这么统计。不过为了提高系统的灵活性，笔者建议在系统开发设计时还是将这个功能加入进去。如上图所示，根据产品的分类信息对原材料成本进行分门别类的统计。如果用户只需要总成本，而不需要具体的零件成本与包装材料成品，那么用户也可以通过自定义平台，将不需要的字段隐藏掉。这并不会影响到最终的计算结果。

4. 历史原材料成本查询分析

原材料的采购价格是在不断变化的，汇率也是在随时调整。在这个窗口中采用的价格都是最新的。即材料成本会根据原材料单价的变化而不断的在进行调整。现在开发人员需要考虑的一个问题是，如果用户需要查询一年中12个月的材料成本的变化，该如何处理？

这就涉及到一个变更历史的问题。一般情况下，笔者建议是为这个历史材料成本查询专门设计一个报表。即在材料成本统计功能中，采用的是最新价格，反映的是最新的材料成本。而另外设计一个报表，根据历史的材料价格来计算材料成本。原材料的价格变更只要通过系统来进行更改，都会留下更改记录，包括更改的日期、更改前后的材料价格。那么如果用户需要知道2010年每个月月底的产品的材料价格，那么只需要通过时间与产品ID两个关键字，就可以得到某个特定时期的产品的价格。然后再进行原材料成本的计算即可。只要价格变更的历史记录保存完成，那么用户就可以查询出任何一个时间点的材料成本。也可以进行前后的对比，以判断某个原材料价格的变化的敏感程度。

5. 库存成本与原材料采购价格的差异

在统计原材料成本时，严格意义上要采用的是仓库的实际成本。仓库中的某个原材料可能会多次采购，而多次采购的金额不同。同时考虑到运费、合理损耗等因素，企业的库存单位成本与实际采购金额往往是不一致的。一般情况下库存的单位成本与采购的实际金额会有比较大的差异。在实际工作中，由于仓库帐上的单位成本很难与现有的采购单价进行挂钩，为此大部分企业现在都采用的是最新的采购价格来计算材料成本。然后以这个材料成本为基础向客户进行报价。

在系统设计时，我们还是需要考虑到这两种情况。我们可以设计一个开关，在系统实施时让用户选择采用哪种价格作为材料成本的计算依据。如可以在一开始系统并不完善的情况下，采用最近的原材料价格作为统计的基础。等到后续系统运行完善、仓库单位成本比较准确时，再利用这个数据作为统计的基数。