ERP开发应收帐款控制管理要点解析

ERP开发应收帐款控制管理要点解析

【 专稿】    应收帐款与发票管理是ERP系统开发中的难点之一。因为其跟其他单据不同，具有比较多的综合性。如跟销售订单、发货单、装运凭证、价格表等都息息相关。而且涉及到财务管理方面的知识，更加具有专业性。笔者在这篇文章中，也不能够将所有的知识点都一一讲到。只能够将其中的主要矛盾拉出来，供大家参考。如下图所示，这就是一个应收帐款与发票生成的典型界面。笔者就围绕这个图形来做展开说明。

一、应收帐款与发票管理的主要流程

笔者认为，系统分析师在分析开发应收帐款管理与发票管理的时候，一定要对这个业务背后的逻辑有一定的了解。也就是说，一定要先掌握实务处理中的主要环节，然后再来进行分析设计。具体的来说，要掌握以下几个日常的业务活动。

一是销售员接受订单的处理。在这个活动中，一般销售员接受订单，然后有销售经理审核，再有销售员录入到系统中。在这个环节中比较重要的是企业内部销售订单的连续编号。这跟后续的应收帐款与发票管理有比较重要的影响。

二是信用管理。现在大部分企业，采取的都是赊销。此时信用额度的控制对于应收帐款的安全性就至关重要。所以在应收帐款的管理中，这个信用额度也是不能够忽略的一个因素。

三是应收帐款生成的时机。那么什么时候该生成应收帐款呢？这要看企业具体的情况。不过有一个基本的要求，就是在应收帐款生成的时候，需要满足“发生”、“截止”'“计价”等方面的认定。具体的说，就是已经生成的应收帐款企业确实是发生了的；并且记录的时间也满足会计期间的需求；同时计价和分摊也是符合相关会计规则的。由于这涉及到比较专业的财务知识，故系统分析师在开发这个应用之前，对于财务管理的相关知识也需要了解。

四是坏帐的核销与提取情况。企业生成的应收帐款并不一定实实在在能够收到款。由于客户破产等原因，企业的应收帐款很可能会出现坏账。此时企业往往会采取帐龄分析表等工具来提高应收帐款的安全性。当发生坏帐的时候，要及时进行核销（因为这不仅仅是帐务上的处理，还直接影响到企业的税收）。为此应收帐款还跟后续的坏账计提、帐龄分析表等等挂钩。

以上这些内容是应收帐款与发票管理中的涉及的主要内部活动。了解这些内容，对于系统分析师开发这块功能会有很大的帮助。

二、应收帐款管理与控制中的要点

接下来，笔者对相关要点进行总结。不过在叙述之前，笔者需要强调一点。由于不同企业的特殊性，在设计系统的时候需要考虑到。即在设计某一个限制的时候，即要考虑到相关法律法规对这方面做出的要求，同时也需要注意企业实际的操作。对于有差异的地方，最好能做一个开关，让用户来选择具体的操作方式。这可以提高系统的灵活性。

要点1：生成应收帐款或者发票的前置单据。

ERP系统是环环相扣的，应收帐款管理也不例外。那么应收帐款的前置单据是什么呢？注意，不同的企业对这个地方会有不同的要求。如根据企业会计制度等相关法规的要求，必须要根据装运凭证才能够确认应收帐款并开发票。而有些企业，则可能只需要有发货单或者销售订单就可以了。为此在这里就需要设置一个开关，在系统基本设置中，用户可以根据需要来选择应收帐款的前置单据。可以选择一种，也可以选择多种。

根据笔者这几年的了解，一般上市企业，由于需要严格遵守企业会计制度，所以会有仓库与装运两个不同的部门。生成应收帐款时根据的就是装运凭证而不是仓库的发货单。而大部分中小企业，发货单采用的比较多。而一些家电卖场，则很多是根据销售订单来生成发票的。

要点2：应收帐款与发票的编号控制。

一般企业的上级管理部门，都会要求企业的应收帐款与发票在编制的时候，都需要连号。因为从税务或者其他管理部门的角度看，企业可能会虚报资产，来误导投资者。也有可能不完整的记录收入，以实现逃税的目的。为此会计事务所在审计企业业务的时候，会根据国家的要求对重要单据的编号也进行连续性的审核。这也就要求系统能够支持这种需求。如在生成单据的时候，需要自动进行连续编号。对于用户删除单据时，有时候也需要做出限制。如不允许删除，而只允许进行作废操作。如果确实需要删除的，则还需要开发一个配套的“重新编号”工具。在期末，对于当月生成的单据重新编号，并打印归档。

要点3：期间的限制。

在应收帐款与发票的控制上，“截止”也是一个很严格的限制。具体的说，截止就要求企业在应收帐款生成时能够考虑到会计期间的要求。简单的说，就是2011年1月2日的确认的收入，其应收帐款就不能够坐在2010年12月份。这会使得2010年的收入虚高。而从系统的角度考虑，就是说系统在生成应收帐款的时候，需要考虑到系统当前的会计期间、对应的销售订单、装运凭单上的日期。当发现这几个日期对不上（一般来说是年和月对不上、特别是年份），就需要提醒用户存在这种差异。如果企业严格执行会计制度（如一些上市企业），则这种行为是完全禁止的。即使是中小企业，一般也不允许。当然也有例外。总之在这个期间管理上，也需要设置一个开关。即当违背这种情况的时候，是提醒用户呢，还是彻底的禁止。

要点4：生成发票时金额等需要重新计算与核对。

一般来说，销售订单上会有一个总的金额。此时如果根据销售订单来生成应收帐款与发票的话，那么这个合计的金额是否可以直接从前置单据上带过来呢？从理论上是可以的，但是笔者并不建议这么做。我们都知道，一般在应收帐款与发票上会有产品、数量、金额、总计等信息。在实际工作中，由于各种因素会导致发票应收帐款与前置单据上的金额不一致。如销售订单上是根据整张订单来计算税额，而发票上则可能要求根据产品来计算税额。此时金额上就有所差异。虽然这个差异不大，但是在财务上仍然是不允许的。为此这就要求系统在设计的时候，在应收帐款与发票生成的过程中，不能够直接带出前置单据的合计金额，而需要对其进行重新计算。当有差异的时候，需要提醒用户。

要点5：前后单据的关联查询。

其实从刚开始的流程分析中，大家就可以看到，应收帐款与发票是一个中间单据。前面根销售订单、发货单、装运凭证等等挂钩。而后面则跟帐龄分析表、收款单等等挂钩。为此在应收帐款管理中，还需要设计前后单据的关联查询。即从应收帐款单据中能够向前追溯查询到销售订单，向后可以查询到收款单、坏账计提等情况。