ERP系统实施全靠精雕细凿

ERP系统实施全靠精雕细凿

为了实现企业商务的现代化，提高企业核心竞争力，安徽省阜阳商厦股份有限公司本着总体规划、分步实施的原则，拟定分三个阶段实施企业信息化和电子商务，并于今年开始实施企业信息化、电子商务系统的第一阶段企业资源计划（ERP）。经过几个月的努力，现已顺利地进行了系统切换，安全通过了混乱期，为实现企业的发展战略奠定了坚实的基础。

实践告诉我们，企业的信息化软件最适合企业自己特点的才是最好的，每一个企业都有着自己的个性，那么对计算机软件的要求也就不一样，因此必须花大力气研究规划。为了成功地实现企业信息化、建立电子商务系统，安徽省阜阳商厦在实施信息化工程前经过了全面考察、多方咨询。

培训是前提清查是基础

企业信息化工程是一项复杂的系统工程，它涉及到企业每一个部门，每一个经营环节，每一名员工。只有通过深入持续的培训才能让员工提高认识，增强信心。培训要求必须严格、认真、一丝不苟，要进行严格考核，让员工真懂、真会，不搞形式、走过场。为此阜阳商厦在实施中运用了持续培训的办法，通过对领导层、管理层、操作层进行分层次、分重点的培训，使大家逐步认识到信息化的重要性以及它强大的功能，并且提高了管理和操作水平，为实施信息化成功提供了保障。

对于一个已运营十多年的老商场来说，历史遗留的问题很多，这些问题如得不到及时处理，将会影响企业信息化实施的成功及效果。因此，企业要对家底进行一次扎实彻底的清查。阜阳商厦的做法是：第一，对商场进行全面清理整顿，对清理出来的问题进行梳理归类，分不同情况、不同类型的问题，轻重程度的不同，进行梳理，妥善解决，为实施企业信息化扫清道路。第二，重点清理供货渠道，找出黑洞和采购进货的暗箱操作、违规操作，吐故纳新，使渠道变粗、变短、变畅，为企业提供准确、稳定、及时的货源，为企业的正常运行打下基础。具体清查内容包括：对供货商的清查、对合同的清查、对仓库库存商品的清查、对柜组商品的清查，对财务账务的清查、对资金的清查等。清查采取剥洋葱皮的方法，层层深入，一步一步地将清查的目标梳理清楚。

信息采集是核心

企业信息化，关键要标准化、数据化、规范化。有人说“三分技术、七分实施、十二分数据"，因此数据的准确与否关系到企业信息化实施的成败，哪怕是1％的错误数据将会耗费99％的实施时间。而数据的准确来自于清查工作的扎实程度。

数据根据其特性，可分为静态数据和动态数据。静态数据是指在企业信息化实施中相对稳定的数据，对于商业企业来说，商品分类、商标、商品计量单位、供应商档案资料、合同等，相对是静态的，这些资料一般变化较小，而且在企业信息中起到很重要的作用，它们的准确与否关系到信息化后期的所有工作，对分析、统计起到很重要的影响。动态数据是指数据信息相对变化较快，如商品的价格、商品数量、季节性商品等。

根据不同的数据要有不同的处理，对于静态数据一般应该在IT技术人员到达之前进行准备，根据ERP软件的特点和企业的管理需求进行整理这些资料数据。对于计算机系统来说，数据不仅是可以共享的，而且还具有可复制性，因此整理数据时要充分考虑其延续性。计算机系统是严格按代码管理的，各种代码始终贯穿于所有信息中，如供应商在计算机中有供应商代码，合同有合同代码，商品有商品代码和商品条码，商品分类有商品分类码，人员有人员编码，部门有部门编码，而且这些代码同代码之间有很大的关联，如合同要含有供应商代码，人员代码要同部门代码对应，因此在整理前期资料时要充分考虑这些代码，使代码同代码之间进行协调统一。在以后的数据准备中，必须严格依据所制定代码按照标准化、规范化进行管理和执行。如在清查商品、整理商品信息时，就必须根据商品的属性要求进行填写所需要的代码，这样在计算机中才能统一。比如，在商品信息登记中某商品的计量单位手工填写时可能会出现500克、斤、500g、500G等不同的字样，意义是相同的，但如果按这样的信息录入计算机则会是不同的计量单位，对于统计是不利的。但是如果把这一信息先输入了计算机，并产生了代码，取一个标准计量单位作为计算机认可的单位，自然可以达到统一。又如供应商的资料，由于人们日常的习惯，对称呼经常有省略的，有不省略的，对于一个单位，比方安徽省阜阳商厦股份有限公司，有说成阜阳商厦股份有限公司的，有说成安徽省阜阳商厦的，有说成阜阳商厦的，其实就是一个单位，由于多年来的习惯，就会在计算机产生不同的单位，这时只有对这些问题进行统一，在供应商登记资料时，严格按他们的全称进行登记，通过计算机产生一个统一代码后，所有信息按这个代码填写，这样才不至于产生重复登记的问题。类似的问题还有很多，如商品的名称、商标等都会有不同程度重复现象。这些都是静态的数据，只有将这些静态的数据标准化了，动态数据的填写才有了依据，才不会出现千差万别的现象。    如何对动态数据进行整理？由于商场在运营中，每天有许多新的数据产生，每天又有许多数据成为历史，即使在同一家商场里，数据量也是很大的，一般商场要有七八万种商品，甚至十几万、几十万个品种，这样信息的整理和录入工作将是企业信息化的主要工作之一。根据经验，商品信息录入工作在整个信息化实施中占据着70％以上的工作量。由于数据的动态性，而信息整理和录入又不可能一下子进入计算机，有些数据录入以后，可能已是数据垃圾，比如有些换季的服装，这里将录入计算机，那里这种服装已经不再经营，在计算机里这个商品信息就会被放置在一边，成为垃圾，而且在后期的使用中还容易产生误码，影响数据的准确。再比如商品的价格，由于市场在变化，气候在变化，顾客在变化，商场里的商品价格变化是很频繁的，今天录入的商品信息，到了明天就会是一个过时的信息，只有及时进行更改，采用动态管理，才能使这些信息得到统一，但在实施企业信息化时，有些情况下工作是不能并行的，只能串行工作，因为计算机管理的宗旨是严格程序、扣紧环节，上道工序没有完成，下一道工序就不能运作，否则就会产生新的错误。因此在整理和录入动态数据时，一方面要求时间越短越好，使各种变化产生的误差大幅度减少。这时候最好要求柜组要有足够的人员集中时间，集中精力，加班加点，用最少的时间把商品信息整理出来，可以先将变化小或不会变化的信息（商品的名称、分类代码、经营方式、计量单位规格型号、货号等）先填写出来，变化大的（如商品的零售价、进价等）在提交信息表前填写。另一方面，尽量减少部门之间、柜组之间、经营方式之间、经营品类之间的调整、调拨，保持数据信息的相对稳定，如确因需要，也应该在信息提供之前或系统切换之后进行调整。

试运行是重中之重

为了保证企业信息化切换的成功，在系统切换前，必须对系统进行严格的测试，测试包括模拟运行和试销售，阜阳商厦在系统切换前进行了严格的试运行，保证了切换的一举成功。

首先是模拟运行。模拟运行是指对软件功能模拟运行，其主要目的是为了弄清楚软件的全部功能，以及各个参数之间的关系及相互影响，通过测试进一步了解软件功能与企业的实际需求是否吻合，有哪些差异，及时确定进一步的解决方案。

模拟运行之后，就要根据运行情况进行深入地挖掘现有软件功能，进行一些必要的客户化设置，将软件功能进一步补充、修改、调整、完善，例如增加一些查询功能或查询条款或一些限制功能，使用户在使用起来更加得心应手。

因为二次开发就要涉及更改源程序，在没有充分掌握现有系统功能的情况下，就要求软件进行二次开发常常是很危险的，因此暂时不要进行二次开发，而在系统运行正常之后，根据管理要求及软件功能的不足提出进行二次开发的要求，是较为合适的。

阜阳商厦在模拟运行上取得成功，极大地增强了实施参与人员的信心，但是数据是否全部准确，准备是否很充分，还会不会有新的问题，这些是实施人员时刻要考虑到的。此时要求实施人员列出在切换前可能会出现的问题：商品是否存在，营业员是否存在，营业员是否在对应部门，条码是否正确，价格是否正确等。如果要在切换前查出这些问题，那只有进行试销售才能更好地发现问题。

通过试销售，检查商品信息是否正确，流程是否畅通，营业员开票是否规范，收银员是否按程序操作等等。由于在切换前进行了试销售，并通过试销售找出了一些问题，对这些问题根据情况进行了调整，这样就为切换工作打下坚实的基础。