如何做好ERP系统中的物料管理问题

如何做好ERP系统中的物料管理问题

今年初，笔者到过南方一家上了国外ERP系统的大型制造厂，了解到该厂目前出现的一些客户投诉问题。主要是客户投诉下订单后到货期太长，有的甚至投诉延迟了半年才交货；还有就是到了合同定的交货日期交货时有漏货的现象。据一些客户反映，许多工程有漏货的现象，需要重新催工厂补产，导致了最终交货期的延长。

经过调研，笔者认为主要的问题可能是出在ERP系统没有实施好；其中，没有能够做到物料编码的惟一性是其中一个重要的原因。

一般在做生产计划时，是先查此产品的库存有多少，然后系统根据库存情况、物料的情况，安排物料的购进和组织生产计划；如果在生产完成后，发现生产出来的产品并不是客户所需要的产品，那就会造成两个后果：一是制造了库存；二是不能按时供货给客户。

从理论上说，在ERP中，物料代码是物料的标识，是人和计算机使用所有其他数据元素的基础。它主要用于记录在生产活动中运动的物料。生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机，由于处理数量很大，物料代码应尽量简短，各个软件规定的位数也不相同，但一般不超过20位。位数过长会增加录入时间且容易出错。物料号的惟一性是最基本的要素。所谓惟一性就是说，同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。确定物料号时要考虑所选软件的其他查询功能，若软件可以通过其他代码(如分类码、分组码)查询，在物料号中不必考虑过多的标识因素，以免增加字段长度。

企业在数据准备阶段的一项非常重要的工作就是确定物料代码的编码原则和编码方法。多数软件对设定好的物料号不允许轻易变动，如要修改，必须先把所有该物料的记录(如库存、加工单、会计科目等记录中有该项物料时)统统清除干净，这是一件十分麻烦的工作。因此，确定物料号的编码原则要特别慎重，不但要考虑当前的方便，而且要考虑今后发展扩充的需求。

但是在手工管理的环境下，人们往往采取如下方案：用开头的两位数字代表产品，然后用两位数字代表规格，再用4位数字代表材料等等(这家工厂虽然上了SAP R/3，但在物料编码上还是沿用了这种方法)。然而，不管初始设计者如何富于远见，随着时间的推移，总会有一些情况出人意料。例如，本来认为第二部分需要用两位数字就够了，现在却需要3位，因此，有含义的物料编码系统很快就失败了。即使在手工管理的环境下，有含义的编码思想也不尽合理。在使用现代计算机系统的环境下，物料代码的功能只是作为“惟一标识符”，而不是描述符。在ERP系统中，物料代码应是无含义的。

而在这家工厂中，没有能够做到每项物料有惟一的编码，而且在物料代码中其真正无意义的位数只有三位。在这种情况下，研发部门的新产品不断出来，号码会很快就不够用了，那时候，只能采用取消早期产品的SAP号，用此号码代替新的物料或产品，这样更增加了出错的几率。

一些工厂的管理者还坚持认为，物料的含义可令出错减少，万一前一道工序的员工出错，到后几道工序的员工手中能够容易发现错误所在。笔者认为这种观点还是以往的人脑比电脑可靠的想法，实际上，一个设计完善的ERP系统应该是很容易解决这个问题的。

综上所述，在实施ERP之前，一定要重视物料编码的规则，一定要具有前瞻性，这是ERP实施的成功基础。在实施中可以考虑用条形码来配合。