巧用邮件服务器 让ERP“开口说话”

巧用邮件服务器 让ERP“开口说话”

【 专稿】沃奇公司的ERP项目已经成功上线，按理说阿峰可以好好的休息一下，做些文档整理就可以完结项目了，但事情并未随人愿，又一个棘手的问题摆在了阿峰面前。

部门经理发飙：信息传递咋就那么难？

本以为在最后一次ERP总结会议上，阿峰终于可以松一口气，与各部门共话合作之谊，但没想到几位部门经理，上来便向阿峰发飙。　　　　销售部经理：

① 每次在系统中做好订单后，都要把销售订单导出来，然后再发邮件给相关部门，当订单多的时候，要一张张导出，非常麻烦。能否在订单审核通过后，让ERP自动通知相关部门？

② 当物料不能及时供应，生产计划有变更时，销售人员总是最后一个知道。如果物料没有在规定时间到达公司，系统能否主动通知销售人员？

财务部经理：

① 老板想知道每天到底收回多少款项。现在每次收款，在系统中做完单据后，都要发邮件给老板和业务经理。ERP系统能否在每次做完收款单后，自动发邮件给业务经理、总经理及相关的业务员？

② 财务部门要统计每天的订单毛利率表，然后，在下班前分发给其他相关人员。ERP能否自动把毛利率表导出分发给相关人员？

③ 因为ERP端口的限制，不是每个业务员都可以使用ERP软件。财务人员每天都必须把客户的应收帐款余额在系统中导出来，然后分发给各个业务员及销售经理。能否让ERP每天定时统计应收帐款余额，并把结果告诉相关业务员？

采购部经理：

① 现在市场原材料价格变化频繁，每次价格调整后，采购部门都要通知很多部门，如总经理、财务。系统能否在价格变更单审核后，自动发送邮件告诉相关人员？

② 新增加供应商，要通知财务、生产、仓库等部门，系统能否在供应商审核后，自动通知相关人员？

……

还没等到其它几个部门发飙，阿峰头都大了！看来各部门的问题集中一点就是：ERP只能提供被动查询，无法实现主动通知！每次信息的传递，都需要相关人员在ERP系统中查询结果后，再通过邮件进行传递。这个问题并不新鲜，ERP在资源管理方面很擅长，但在信息传递方面做得却很不够。它理论上相信每个人都可以熟练操作ERP系统，各取所需，查询各种数据，然而，这并不现实，信息的传递仍然需要在各个部门之间通过另外的“信道”进行传递。