十二实用技巧最大程度发挥ERP功能

十二实用技巧最大程度发挥ERP功能

【 专稿】无论大家正打算采购一套全新的ERP系统还是对旧有产品加以利用，下文中的各项技巧及建议都将在提高投资回报率方面带来极大的指导作用。

仔细挑选您的ERP系统。“要选择一套最适合机构自身的ERP解决方案，这绝对堪称一项艰巨的任务，”Shawn Casemore指出，他是Casemore & Co.公司的创始人并且是一位对供应链及运营流程领域颇有建树的专家。如他所言，许多IT主管不假思索，随意选择之后就加以部署——结果当然是不甚理想(很可能更糟)。

这正是Casemore强烈建议大家在采纳方案前先进行一些网上研究的原因。“提供软件比较及评估服务的网站相当多，他们的帮助能够大大简化此项艰巨任务的管理及实施，”他说。并非每套ERP解决方案都能切实吻合我们的业务——尤其是具体业务流程。“请记住，‘同类产品中出类拔萃者’还不足以证明其是万金油式的非常好的解决办法。”

正确理解ERP系统“成功”的定义。“相对于传统意义上的‘时间及预算’这类衡量标准，成功ERP系统的定义应该从系统在交付使用之后所带来的具体的、可衡量的商务利益角度加以评估，”Jason Whitehead说道，他是Trip Tuns LLC公司的创始人兼总裁，该公司主攻IT效率提升及用户产品选择咨询业务。

针对用户的采用情况及投资回报率要求制定执行权限分配方案。“机构需要为确保ERP系统有效利用并提供与预期吻合的可计量商务回报而为整套计划指定高级管理人员，”Whitehead补充道。此外，他还建议将ERP性能——即采用率与投资回报率——与执行效率以及奖励制度相结合。“简单地说，执行部门需要得到相应的权限以确保整套系统能够满足机构所要求的利益产出。”

一切以提高数据质量为优先考量。“尽管ERP系统会帮助大家协调数据流的所处位置、发生时间、出现原因以及应对办法，但实际上该系统的主要价值体现在调整传输数据的质量方面，”Christina Shaw说道，她是helpIT systems公司的市场营销总监。为了使我们选择的ERP系统发挥最大功效，Shaw建议机构应该：一)在ERP正式运作之前对数据质量进行审核(也可能需要做一些整理工作);二)确定自身的商业智能规则可以与ERP机制相结合，进而使二者协同发挥作用;三)对进行中的数据质量解决方案投资，“鉴于此类要求，第三方数据整理软件包必须能够与大家的ERP相兼容，或者直接通过ERP本身购买数据质量功能模块。”

定义业务规则及流程。“要最大程度发挥ERP系统的功效，对指导业务流程的业务规则有针对性地进行定义并使其融合入系统设置非常重要，”Alex Korban说道，他是Aotea Studios公司董事。通过这种方式，“系统将启用交易(包括业务、财务以及库存信息)近/实时报告及审计功能，随着时间的推移保持对账目、业务单据(包括订单、发票、付款情况以及运输单)的及时记录。

定制平台以适应自身的业务需求。“ERP软件在开发阶段通常被定义为适合处理各类业务的综合性解决方案，”Casemore说道。“然而，将这种毫无特色可言的方案直接套用到机构的实际运作中很可能反而会导致用户工作效率的降低以及报告指导性不强，进而使得用户对系统的存在意义产生怀疑。”

为了最大程度发挥ERP系统的功效，Casemore建议大家与软件供应商或者经过谁的专业服务合作伙伴在软件定制方面进行协商，例如隐藏不必要的区块、增加额外的区块以及开启或关闭特定功能等等。“定制是打造一套成功有效的ERP解决方案的关键所在，而选取合适的定制考量角度则必须成为软件决策中最重要的一部分衡量标准。”

逐字逐句改进我们的ERP系统。“有计划地实施定期扩展、更新及ERP系统改进非常重要，但请务必记住，一切都应该通过合理的步骤实现，”David Gelula建议道，他是Sage ERP Accpac机构的认证顾问，同时身兼Azamba Consulting Group公司的领袖之职。“添加EDI处理、在线客户订单录入以及采购订单自动及时生成等功能从长远的角度看可以使我们的业务实施更加高效，但需要注意的是，一下子引入太多的新功能反而很可能会削弱生产力水平。”

不要吝啬，应该向运作中的ERP软件培训慷慨投资。机构在采用ERP系统时常常会犯的一大错误就是，“他们不愿意为ERP系统的整合及使用提供必要的培训及投资，”Robert Nitschke说道，他在Arago Partners公司负责与合作伙伴间的协作事务。“各类机构普遍引入了初步培训，但一旦整套系统投入运行，由于员工岗位变动不可避免，因此后续新人必须得到同样的培训，而现有员工也应该进一步了解与手头工作相关的上、下游流程。”

充分利用移动应用程序。充分利用移动应用程序的优势能够“使各项指标变得更为直观，或者使数据更容易实时汇入统计范畴，”ExpenseCloud公司创始人兼总裁Eric Sikola如是说。举个实例，某个应用程序使我们能够对财政进项进行快照备案，那么“记录下具体流程、涉及数额并将信息填充到总账数据之中”将变得轻而易举。如果各位的ERP供应商不提供基本的移动应用程序，别放弃，试着关注一下第三方软件商的工具吧。

确保我们的ERP软件处于最新版本。“不少企业都认为他们的ERP系统无法满足自身的全部需求，”来自e2b Software公司的James Mallory说道。“然而，实际情况是他们所用的往往已经是向前推四个版本的陈旧古董了，”只需一次更新，大部分问题都将迎刃而解——而且升级往往还会带来额外的功能强化。

以整个ERP系统运转周期为考量计算IT投资的回报率。“技术类投资跟金融类投资相似，”Whitehead说道。“投资回报率会随着时间的推移而不断发生变化，我们需要不断监测并调整自己的预期目标。”

不要对商业智能(简称BI)产生恐惧心理。“商业智能仅仅是一种花哨的术语，真正含义其实可以解释为‘从ERP系统中获取必要信息，’”Erik Kaas说道，他是Sage ERP公司产品管理部门的高级总监。比起对BI敬而远之，机构更应该通于向其敞开怀抱，尤其是当前大多数ERP软件包已经包含了直观且易于使用的BI功能。而通过使用这些极具价值的BI功能，“我们可以更方便地查询ERP系统中所存储的信息、分析总体走势进而做出明智的商业决策。”