避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境

避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境

【 专稿】    阳春三月, 本应是阳光明媚令人心旷神怡的季节,但正如近日倒春寒的天气一样让我感到深深的寒意。原因是最近公司让我接手一个实施到一半的ERP项目，而这个项目只有片言片语的几份简单文档。不但没有详细的实施计划，更没有详细的实施文档记录。在接手此项目后让我深深的感受到没有实施文档的痛苦，因为所有的一切都要自己重新摸索。不但浪费了宝贵的实施时间，而且还经常需要做重复的工作。缺乏实施文档让我在这个ERP项目中吃尽了苦头，这里和大家分享我对实施文档的一些反思和总结。

常见的ERP实施文档缺陷

当我从公司前任ERP项目实施同事手中接过"薄薄两页纸"的实施文档时，我难以置信的看着他问"没有了吗？只有这些？"，我同事尴尬的点点头，然后他再说了一句让我吐血的话"实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。"实际上，这完全是对实施文档的误解，也是许多ERP实施顾问的通病。

（1）什么是ERP项目实施文档？

ERP实施文档是用来记录、描述、展示实施过程一系列信息的处理过程，通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如，分阶段实施计划文档、标准业务流程文档、标准编码及数据文档、标准参数设置文档、功能操作指南文档等。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。

从内容上说，ERP项目实施文档可分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分，其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息，为实施人员提供决策依据，以保证ERP项目的顺利实现；另一方面，过程文档也是实施过程最为宝贵的资产，通过对过程文档进行归纳和分析，可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而对后续ERP日常运作、维护更加有的放矢。

（2）常见的ERP实施文档缺陷

一般来说，实施文档是否规范和专业已成为ERP实施的重要评价指标之一。经过深入分析，我总结这个项目主要存在这些缺陷：①文档编写不够规范：主要表现为项目实施过程中，没有对每一个阶段的文档进行分层次整理和管理，各类文档资料缺少一致性。②文档内容描写不够完善：在编写各种文档过程中，虽然大家都按事先规定的模式进行了编写，但编写的内容经常不够完善；要么文档极其简单，相当于没有文档；要么文档流于形式，没有什么实际的价值，甚至于有的实施文档与实施过程完全不相符。③文档没有统一入库管理：随着ERP系统的不断优化、升级，新需求的不断产生，各种文档越来越多，没有建立一个文档资料库。不同时期的各种文档零散存在，造成查询文档时非常困难。④只重视文档的形式，实用性不强。在实际的实施过程中，编制人员没有时间去关心它们的用途，也不知道哪些部门使用，更多的是在规定的时间内完成任务，以免影响考核成绩，这样一来一些不实用的、重复的文档不但阻碍ERP实施的可执行性，而且还影响项目的整体进度。

文档对项目实施起到什么作用？

与本项目前任负责同事沟通中了解到，他对实施文档的作用存在非常多的误解，认为实施的事情本来就多，有许多用户抱怨的事情要处理，根本没有时间来写文档。因为有了这样的想法，就开始忽略文档的编制。例如，认为写文档太累了，能用嘴说的就不用手写，能简单写的就绝不详细写。实际上，实施文档是一种工具，是古语有云的"磨刀不误砍柴功"。

（1）文档能提高实施过程的能见度

规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件，便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时，文档还有助于实施人员与操作人员明确了解各自的职责，信息互通，共同把握实施过程的节奏。因此，实施成员用一定时间编制、整理实施文档，可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题，从而减少差错，提高项目实施质量。例如，通过对文档的检查，在项目实施早期发现文档错误或不一致的地方，及时纠正以减少大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。

（2）文档能规范实施问题的处理

实施过程中肯定会遇到各种各样的问题需要解决，这类问题的处理和解决是关系到实施效果是否有效的标志。这类问题主要分两种情况：①是重要的反馈迟迟得不到解决和回复，当文档化做得好时，在出现问题的时候，打开文档可以一目了然，责任不会被推卸。②是有些问题在不同部门和不同的阶段频繁出现，简单而又琐碎的重复问题会让实施顾问疲于奔命，效率低下。这时，一个文档化的FAQ问题集对项目实施就显得意义重大。