组织供应商培训交流会 实现供应链竞争优势

组织供应商培训交流会 实现供应链竞争优势

在ERP时代，企业之间的竞争已经演变成供应链之间的竞争。追求供应链中单个个体的利益最大化并不能带来整体供应链的竞争优势，它需要供应链上所有企业的密切合作及价值分享。就新上ERP的企业而言，各供应商与本企业能否良好配合，直接影响ERP系统的应用效果。因此，必须对供应商进行有效的培训，使其具有协同的意识和能力。

一、 培训前的准备

首先要把握培训的时机。一般来说，对供应商的培训应在系统正式切换之前，会议室试点之后，因为此时手工账与系统账并行，是大量的问题暴露的时候，针对具体问题的培训是最有效的。其次要准备培训的材料。培训材料应有项目组成员准备，涉及的范围包括ERP简介、系统演示、物料编码规则、采购下单的注意事项及供应商考核、仓库有关业务单据填写要求、对账单及发票填报要求，其中采购、仓库和财务部分应重点准备。最后要发布培训通知。一般由采购部门负责邀请供应商，说明培训交流会的时间、地点及议程。例如笔者当时公司举办供应商培训交流会的主题为“如何在全新的ERP系统环境下进行有效的合作”，对每个供应商限额一位高层领导和一位相关业务人员参会。会议前、后的接待工作应有采购部门及公司领导出面，会议中的讨论和答疑则主要由项目组负责。

二、 培训交流会内容

供应商培训交流会一般由采购部负责人主持，会议正式开始前应有公司领导致辞，体现对参会供应商的重视及ERP培训的支持。培训开始，项目经理主要就ERP项目概况及ERP基本知识进行介绍，项目概况包括选型、实施及切换全过程，ERP基本知识包括什么是ERP、为什么要上ERP、ERP的基本逻辑。这部分主要是让从未了解过ERP的供应商有个初步印象，为后面的培训做准备。接着，ERP系统管理员做系统演示，包括系统各模块及系统流程介绍，重点是采购流程演示。编码工作是企业从粗放的手工管理迈向信息化管理的重要标志。工程部成员做编码规则说明时，要强调供应商在供货单上，一定要写编码，而且一定要和本公司下达的采购单编码一致。在填写编码后，最好做一个简单的审核，至少要看一下编码位数对不对。然后，采购部成员介绍采购下单注意事项，说明系统中将提供供应商的履约报告，包括交货准时率、当月合计入库量、当月拒收量、交货质量率，强调交期的准时率是供应商考核中最重要的标准。企业将根据系统中每月统计的数据，对供应商进行分级管理，对评定为优秀的供应商，企业将加大采购量、缩短付款期及新产品报价，对评定为不合格的供应商，企业将敦促其限期整改，在限期内仍无法配合也不进行改善的供应商，企业将逐步减少订单，直至淘汰，这样供应商就会从思想上重视起来。

接下来，仓库成员介绍ERP系统对相关业务单据的填写要求，最好事先扫描一些单据实例在投影仪上播放，说明哪些是规范的单据，哪些是不规范的单据，为什么说它不规范。比如送货单，强调一定要认真填写企业的采购订单号、行号、物料编码、名称规格、数量、单位、件数等信息，其中采购单号、行号、物料编码特别重要，如果没有这些信息，企业就无法做入库，没入库也就无法对帐，直接影响付款，这与供应商的切身利益密切相关。最后，财务成员介绍对账单、发票填报的要求，以此规范企业与各供应商之间的对账期间、对账形式，最终提高对账、开发票及货款支付流程的效率。对账单内容一般包括：送货/退货日期、送货/退货单号、采购订单号、采购订单行号、物料编码、物料描述、业务类型、单位、接收/退回数量、单价、金额等，其中应特别注意各种单号、物料编码、行号的填写。另外，开具增值税发票的供应商应特别注意对账单的单价应该填写不含税价，相应的送货金额也是不含税金额，可以在对账单最后一页的本月对帐金额合计栏处加注含税金额为多少。如果是开具普通发票的供应商，采购订单单价就应该是含税单价，相应的送货金额就应该是含税金额。对账后开来发票时应注明所开发票属于哪个对账单，方便核对发票金额是否与对账单金额一致。

总之，通过以上有点有面的讲解，让供应商明白ERP系统所要求的新的“游戏规则”，不但知道为何配合，更知道如何配合，这是基于供应链全局认识上双方共同利益的必然要求。

三、注意事项

1、在培训过程中，不仅要教育供应商正确的操作是什么，还要告诉他们若不这么操作，可能会造成什么结果。如此，正反结合的话，记忆会更深。

2、在培训过程中或培训完讨论答疑环节，对供应商提出的问题，要尽量完整的解答，如果遇到当场解决不了的，要记下来，会后尽快研究回复。

3、会后项目组要整理培训记录，有能力的还可以对常见问题及注意事项进行系统整理和汇编，分发给各供应商，这样不但对供应商、对企业领导以及对自己都是一个比较好的交待，而且能不断强化培训效果，双方在今后配合上将会更加顺畅。