财务信息化实施过程中需关注的问题

财务信息化实施过程中需关注的问题

【信息化】制造型企业的信息化项目中，财务信息化是其中很重要的一部分，它与物流、生产构成了ERP的主干。物流、生产业务也更多通过财务信息化的结果数据得到反映，财务信息化实施的效果必然会对企业管理信息化项目的成效产生比较大的影响。鉴于此，在财务信息化实施过程中需要关注哪些问题，才能保证生产型企业ERP项目的实施效果就显得尤为重要。经过几个项目的实施经验总结，我认为以下几个问题在财务信息化实施过程中需要重点关注：

一、明确财务各模块的实施目标与范围

企业财务信息化是企业管理信息化的一个重要组成部分，财务信息化的目标一般要与企业财务管理的目标保持一致。在企业计划实施ERP项目前，首先应明确企业实施ERP项目的总体目标，然后结合企业财务管理的目标，得出企业财务信息化的分目标，再对财务信息化分目标进行分解，细化到财务各模块的实施目标，进而明确财务各模块的实施范围。只有明确了财务各模块的具体实施目标与范围，在后续的流程设计、数据准备等相关的方案讨论中才有据可依，有争议的问题才能够及时确定下来。相反，如果上来就抓实施中的具体事项，在问题讨论过程中遇到争议时才发现没有一个明确的原则来参考，就会为时已晚，凭空增添很多重复性的工作。

二、专职财务信息化人员全程参与项目

企业管理信息化项目不只是提高工作效率，减少重复性劳动，更重要的是能够提供满足业务和管理需求的信息，从而更好的支持业务和管理决策，提高决策的有效性。企业管理信息化项目是一个财务业务一体化的集成信息化项目，前端的业务蓝图直接影响后端的财务结果，因此在实施过程中，设专职的财务信息化人员全程参与、贯穿始终就显得很有必要。

一般情况下，专职负责财务信息化的人员需要有相应的财务专业背景，并对生产管理有一定的了解，这样能够更好地理解业务流程对财务结果的影响，充分理解哪些业务环节对财务信息化实施来说是重难点。在项目实施过程中，专职财务信息化人员需要从满足业务和管理信息需求的角度，从财务结果的角度，参与业务环节的设计与讨论。包括每一类基础数据的划分与明确(车间划分、仓库划分、采购小组、销售小组划分等)、每一项业务流程的设计与调整(入出库申请审批流程、销售开票流程等)、每一部分期初数据的准备与核对(库存盘点数据、车间在制盘点数据、暂估数据等)，都要有专职财务信息化人员的参与。项目实施过程中讨论并明确的方案对财务结果会造成怎样的影响，都需专职财务信息化人员做出评估，以免无法获得项目预期(业务管理要求)的信息，影响项目目标的实现。

三、提高对基础数据准备的关注与监督

财务数据是对企业业务的真实反映，财务信息化的实施效果如何，能否获得企业管理要求所需的财务数据，完全依赖于企业业务的流转。而制造型企业的业务流程是否顺畅又很大程度上受基础数据质量的影响。基础数据的准备工作作为一项基础性工作需要认真扎实的完成，这部分数据直接影响到后续的业务处理是否正常有序，有一部分基础数据还会影响系统流程处理的模式，进而影响财务数据的提供，所以需要提高对基础数据准备的关注与监督力度。

在制造型企业管理信息化项目实施过程中，财务信息化人员一般能够认识到财务类基础数据(会计科目、往来单位、币别汇率等)对财务信息化实施效果的影响，但库存类基础数据(物料编码及其属性等)、工程类基础数据(BOM、工艺路线、工作中心等)的完整性、准确性对财务信息化实施效果影响，财务信息化人员恐怕会认知不足，对物流、生产基础数据准备的关注度也还远远不够。

基础数据准备工作是制造型企业管理信息化建设中最困难的部分，虽然每个制造型企业实施信息化的道路有所不同，但是基础数据整理工作是所有制造型企业管理信息化建设的必经之路。财务信息化人员应全程参与到所有基础数据准备的过程中，在基础数据整理工作开展前，就要了解并掌握物流、生产基础数据的各个属性及准备进度对业务流程直至对财务数据收集环节的影响。在有了这些认知之后，结合财务信息化的目标，对物流、生产基础数据的准备进行一定监督与审核，以更好的保证基础数据的质量与准备进度，避免因基础数据的问题而影响财务信息化实施效果，进而影响企业管理信息化目标的实现。

四、重视期初数据准备环节以保证质量

期初数据是进入企业信息化系统最原始的业务数据，它是与企业以往业务、财务数据的衔接，也是系统上线后保证业务正常运行的重要保障。因此上线前的期初数据准备与核对工作就显得尤为重要。

对于制造型企业管理信息化项目来说，期初数据不仅仅是财务部分的期初数据，还包含物流、生产部分的期初数据。物流、生产部分的期初数据与财务相关期初数据的核对，与库存、车间的实物是否一致关系到系统上线后能否正常的运转，也关乎后续存货、成本数据的准确归集与否。

在期初数据准备过程中，财务人员一般会特别关注财务期初数据间勾稽关系的核对，但往往忽略物流、生产期初数据与库存、车间实物是否一致。由于制造型企业管理信息化系统上线前生产管理水平有限，库存管理和车间在制管理不是很精细，在这部分期初数据的准备与核对过程中会出现各种的困难。如果对其重视不足，监督力度不够，配合仓库、车间在制盘点的相关人员往往认为事不关己，加上仓库、车间摆放较为混乱，很容易草草走个过场，根本无法保证存货、车间在制的账实相符。进入到系统中的存货与车间在制数据如果在业务流转过程中发现有账实不符的现象则会影响物流、生产业务的正常运转。为保证物流、生产业务的正常运转，势必需要调整系统存货与车间在制的数据，该部分数据的调整对物流、生产部门影响不大，但会严重影响财务数据的准确性，造成存货、成本数据归集与核算的不准确，导致最终提供出的财务数据的失真，不仅会引起业务部门的不满，还会使财务信息化的实施效果大打折扣。

因此，为保证财务信息化的效果，财务信息化人员必须高度重视并全力监督物流、生产期初数据的准备与核对工作，以充分保证财务信息化的实施效果。（作者系北京机械工业自动化研究所实施顾问周丽平）