辨识OA系统“三块短板”提升数据使用率

辨识OA系统“三块短板”提升数据使用率

【 信息化】    办公自动化系统（OA）相对ERP而言，更好地实现了流程的管理，使得信息在企业中的流转更加准确流畅，很好地实现了企业的办公协同。但是，OA系统先天上存在几大弊端，使得OA功能的实现只是局部的，并不像ERP那样能够覆盖企业的全局，这也注定了OA系统只能作为管理的配角，亦将影响OA的在企业中的全面使用和推广。

首先，OA只能实现一些简单流程传递，这类流程，OA系统可以通过一定的流程设置来实现，而对于一些复杂的业务流程，如对于业务功能级别的销售过程控制、服务过程控制等控制流就会力不从心。如果做针对式开发，则又会走上类似ERP那样的陷于需求之海的境地。而ERP实现的流程，是通过各种流程数据状态的描述，流程按流程状态分步推进的，虽然实现的方式比较复杂，但其能够顺利地管理一些复杂的业务控制流程。

其次，OA的工作流传递的信息多数是非结构化的，其载体以WORD、EXCEL、图片等文档资料为主。从信息的传递而言，文档包含的信息也是完整的，但是由于文档中的信息不能直接提取作为数据处理，无法做一些相关的统计分析工作，这也造成了部分企业，在应用OA进行文件审批的同时，还需要运行ERP系统来处理数据，将文档审批结果中的数据摘取出来，再输入到ERP系统中处理，这样文件审批的效率就白白地又损耗掉了。这样的模式，不能很好地发挥计算机的计算效能，使得对流程结果的使用不充分，OA系统也就不能有效地切入企业的业务系统。

第三，正因为OA传递的信息以文件为主，且只能实现简单的流程管控，所以最终形成的信息之间的相互关联不明确。对于这个问题，文件的检索虽然可以通过文件分目部分解决，也就是按分类定义各种文件夹，将文件放入各指定的不同的目录，但是这样的解决模式，解决得不方便也不彻底。不像ERP采用关系数据库处理数据，数据之间的关联是非常明确的，调用各种相关资料也很直接。因此，ERP的流程可以反应管理控制的全貌，而OA只是看到了一些管理的局部。

“简单流、非数据、无关联”是OA系统的三块短板，要解决这个问题，并不是一朝一夕能之事。对于这些问题只有在发挥OA系统流程处理能力强的基础上，吸收ERP系统的数据处理强的功能特点，通过平衡OA系统的数据处理能力来综合解决。