江阴启新OA系统应用案例

江阴启新OA系统应用案例

江阴启新是一家以针织胚布加工为主的港资公司，创建于2003年，公司坐落在纺织工业发达的江阴经济开发区内。它属于传统的劳动密集型纺织企业，公司的信息化水平受行业限制，大大落后于其他企业。虽然企业自主定制了ERP管理系统，但由于公司许多员工自身知识水平的局限，造成ERP的系统运行没有达到预期的效果；同时，由于内部网内没有一个先进的信息发布平台，有的只是一个文件服务器，部门之间交换文件只能到文件服务器上翻找，所以实际操作十分复杂，为日常工作带来了许多不便。为了改善这种局面，江阴启新决定选用一款OA系统，在公司内部搭建一个统一的平台。经过多方面的考察与甄选，江阴启新公司最后决定选用大连新思创的OA系统。

从功能的实用性、全面性、可操作性考虑，从企业信息化的实际情况出发，我们初步选择了大连新思创OA3000系统。

系统实施

根据在试用过程中发现的问题和江阴启新的实际情况，新思创OA在原有系统基础上，又做了定制修改，包括：

1、文件发送的规范

由于OA系统有集团其他分公司的用户存在，基于工作的方便性，要过滤掉与分公司用户无关的信息，所以发送消息、文件、网上填报中，把发送类别中的"全体员工"去掉，以免许多员工为了省事而直接选择全体员工了事，而不管接收者是否需要该信息，往往引起很多人的抱怨。

2、消息、文件的快速删除

在刚刚试用OA系统的时候，如果发现不需要的文件员工必须逐一才能删除，由于操作复杂、麻烦，很多员工都不予处理，日积月累，积攒了不少的垃圾邮件。根据我们的需求，增加了全部删除、随即删除、复选等多种功能，简化了删除工作，大大方便了我们。

3、网上填报

江阴启新公司是利用发送通知、通告、投诉等不允许接收者修改的信息，可以加盖电子公章和签名等，感觉比较方便而且显得庄重严肃。但是在正式使用中发现某些部门经常用到填报而且内容大致类似，主题相同，接收对象相同，于是就提出了需求。在进行一番考虑之后，在网上填报功能中添加了“多个发送组”和“转发”等功能。

4、手机短信

随着公司业务的不断拓展，系统中又添加了短信功能，并且在OA系统中增加了“通讯录”、“识别乱码”等功能，提高了公司业务的发展。

5、邮件

由于本公司之前邮件的服务器接收协议为IMAP，没有开通pop3协议，而现有系统只支持pop3协议，目前为止没有大规模使用此功能。

6、"我的办公桌"中其他的功能

对于工作日记、工作计划等功能，由于管理仍属粗放式，我公司基本还未启用。因此，功能上未做更改。

7、工作流转

在工作流转中添加了消息提醒机制，完成了申请者查询申请文件是否被篡改的"痕迹显示/痕迹隐藏"功能，而且在申请者发送的文件中有明显错误时，后面的接收者可以在"自定义"中发回让其重新填写或者对无效申请做撤销处理，如果最后完成环节的人员认为其后仍需审阅，那么他可以在其后边再添加节点人员。

8、网络硬盘

随着公司的日常业务转向OA系统，硬盘中的文件将不断增多，文件目录层级的增多让查询人员不堪忍受查找之辛苦，因此设计了按照目录来查询的功能。同时，新思创OA还为江阴启新添加了"管理人员"功能，拥有硬盘目录管理，并且拥有这个权限的人员就可以对任何人建立的目录进行管理（包括目录名称的改变、上传人的编辑、访问本目录人员的改变等等）。

9、规章制度

规章制度模块基本上与网络硬盘的管理类似，只不过这些制度绝大部分每个员工都可以访问。对于规章制度目录和文档的管理，也面临着与"网络硬盘管理"同样的问题。但作为公司的制度，要统一进行归类整理，所以新思创OA的处理方法是：建立"档案员"帐户，由其建立规章制度的目录，并归类整理，统一格式进行上传！

10、交流管理

为了便于员工之间的交流，增加了论坛功能。通过这个渠道可以发现更多优秀人才，而且可以丰富公司的文化。

11、会议管理

随着公司事务和各部门沟通的增加，公司会议室也需要有序安排，以避免时间冲突。为了有效管理会议室，决定启用新思创OA系统中的会议管理功能模块。同时，新思创还在此模块中增加了会议室管理员等功能，方便会议室的管理和时间冲突等问题的产生。

12、其它功能

在该OA系统中，还设置了任务管理、车辆管理、图书管理和办公用品管理等模块，但由于公司规模和部分模块比较简单的原因，这些功能还没有开通使用。

系统实施体会

通过在公司内部使用这套OA系统，加快了公司整体的工作速度，整合了信息资源，方便了工作。

结束语

我们正处在信息化时代，信息化技术日新月异，企业的信息化具体内容也将随着企业自身的不断发展而不断变化，但是企业信息化肩负的任务不会改变，政府"用信息化带动工业化"使我国由制造业大国变为制造业强国的指导方针不会改变，这就要求企业在实施信息化的过程中要充分准备、充分规划，把握住成功要素，规避风险，使企业在信息化建设中的投入能得到丰厚的回报。总体上来讲，纺织企业对于信息化建设的投入相对来说还很低，信息化水平尚需努力。