ERP助力企业采购业务持续优化

ERP助力企业采购业务持续优化

【信息化】对于制造企业而言，采购成本主要包括企业内部作业成本以及与供应链上游供应商间的交易成本。RS10作为企业资源计划管理软件，以管理效率提升及运营成本优化作为实施目标，为企业的长远发展助航。本文分供应商管理、采购日常业务管理两部分，结合实施经验，阐述RS10如何助力企业采购业务的持续优化。

一、RS10供应商管理，深化供货准入流程制度执行;持续依据业务数据优化供应商选择及合作模式，提高管理效率、降低采购成本，提高需求变化响应速度。

供应商管理系统，管理范围包含供应商基础信息、供应商选择准入审核、供应商供料资质审核、供应商供货评价以及供应商供料退出。利用该系统固化企业供应商管理流程，只有通过准入审核的供应商才有可能成为企业供应商，再通过供应商供料资质审核才能进行采购交易，供应商供料资格退出后，在重新审核通过前不能与企业进行采购交易。从基础信息到审核过程数据均在系统平台中记录留痕，结合企业供应商管理制度约束，减少了供应商管理文档手工整理漏洞，有助于企业供应商流程制度深入执行。

供应商管理系统会结合企业供应商供货业务评价算法，对供货及时性、供货质量、供货价格及服务等进行评价打分，评价算法中的数据会自动从业务系统如采购、库存以及质量系统自动提取，结果根据系统中设计算法自动显示，这大大提高了计算供应商评价指标得分的效率以及准确性，评价结果对于后续决策制定提供了重要依据，供应商是否退出、同一物料供应商数量储备、供应商谈判及合作模式(是否发展战略合作伙伴关系、是否要进行多级质量控制等)。针对不同情况的供应商采取不同采购策略进行管理，实现不断降低采购交易成本、提高供应商需求响应速度和供货满意度的管理目标。

二、采购管理，物流、信息流、资金流数据自动互联，大大减少纸质办公和业务沟通量，提高部门协作效率;物料需求来源、采购数量合理性、质检、发票等信息，均可追溯、可分析，给采购的期量及价格制定提供持续优化基础。

RS10采购管理主要包括招投标管理、电子采购、采购日常业务管理系统。招标系统实现网络报价、报价审核、供货分配及订单生成;电子采购一方面提供实时物料需求信息并就供应商反馈供货承诺或异常留痕，另一方面，采购或外协供应商配送单在该系统上由供方生成、需方确认，无需打印单据、无需在到货后找采购人员确认。招标系统与电子采购的应用实现了采购工作无纸化办公，提高了工作效率。

RS10平台按照企业作业流程及单据数据关系，自动在不同的业务管理系统建立数据联系，按企业各部门单据格式要求参照原始数据转化成不同业务单据，招标、电子采购或采购日常业务处理系统确认的订单信息或配送信息，可直接应用于采购日常业务处理系统及后续的质量、仓库、财务发票管理系统，相关人员通过RS10平台实时查询业务进展情况，如订单是否审核通过、供应商供货是否有异常、是否已经收货、质检进度和结果、是否入库等。

采购日常业务处理主要是对订单进行处理，包括订单生成、订单审核、到货接收、质检及入库跟踪、采购发票确认。订单来源包括招投标系统及电子采购系统已确认订单、采购系统生成订单(协议生成订单、读入MRP采购计划生成订单及手工录入订单)。直接读入其他业务系统数据自动生成流程流转单据，如读入MRP采购计划自动生成订单，质检单、入库单、采购发票均由信息系统参照订单原始数据自动生成，避免了业务人员手工录入单据繁重的工作量，提高了作业效率，为采购人员工作精力合理分配提供保证。对于订单信息中的供应商选择、需求时间和批量数量来源，在RS10信息系统均有据可依，能做到事前计划、事中控制、事后追溯分析优化。如供应商选择会结合供应商管理系统的资质审核结果及供货业务评价结果，采购件需求时间及下达订单时间将根据企业生产节奏及供应商供货提前期自动计算，采购批量则结合物料特点(形态、需求定额、价格)、需求定额及需求稳定性、库存成本、生产成本等，由采购员事先制定批量计算方法。

采购业务的工作核心在保供和节约采购成本上，保供的核心在于供应商管理，包括供应商的储备、供应商的选择、供应商的优胜劣汰的合理性、供应商激励策略、供应商合作模式及关系维护。RS10供应商管理系统从基础信息、制度管理到业务节点把控、业务评价动态跟踪，固化企业供应商管理业务流程、促进流程执行，实现信息的闭环追溯，降低了采购风险。