流程调整与优化 走有企业特色的ERP之路

流程调整与优化 走有企业特色的ERP之路

【 评论】    业务流程重组是ERP项目的核心环节之一。可以这么认为，没有业务流程调整与优化的ERP项目，是一个失败的项目。业务流程的调整与优化，不仅仅体现在项目实施的初期。在ERP上线后，仍然需要根据业务环境的变化，对流程进行调整与优化。随着企业EPR应用的深入，用户对流程的依赖性会不断加强。这会导致企业业务环境出现变化,。故要求项目管理员在后期，要根据企业的实际情况，不断地对流程进行调整与优化。具体的来说，需要从如下几个方面出发。

一、要关注企业的主动脉，优化主干流程。

根据80/20的原则，企业20%的流程能够发挥80%的效益。在业务流程调整过程中，也需要抓住这20%的流程。这就好像跷跷板效应，能够花比较少的时间与精力，取得比较大的成果。现在项目管理员需要确定的是，哪些流程是企业的主干流程。笔者建议，可以从如下几个角度来进行评估。

1、对企业的业务进行评估，选择价值比重大的业务流程。如笔者有一家客户，其主要是五金类的外贸企业。在国内采购五金工具，简单包装之后再出口到国外。像这种类型的企业，其成本主要其中在采购环节。如果采购的成本能够降低一些，那么就可以在比较大的幅度内提高企业的利润。在这种情况下，采购环节就是价值比较大的环节。在流程优化与重组上，要抓住跟这个环节有关的流程，进行调整与优化。

2、从企业负责人比较关注的流程出发。有时候项目管理员可能不是很了解企业的实际业务。如笔者有一家客户，其项目组长是IT负责人来担任的。在这种情况下，技术出身的IT负责人不可能对企业的业务有很深的了解。此时也就很难把握企业的主干流程。在这种情况下，IT负责人可以多跟企业一把手或者各个部门的经理进行沟通，以确认他们心中认为的核心流程是什么。然后在后续的调整与优化中，抓住这些流程。此时流程的调整与优化能够取得比较不错的效果。

二、在安全与便利性之间进行权衡。

在对流程进行调整与优化的过程中，往往会遇到一对矛盾。这对矛盾就是安全与便利性之间的矛盾。如笔者以前有个用户。在对业务流程进行后续优化的时候，用户之间发生了分歧。这个流程是采购价格的变更流程。有些原材料在采购入库之前还不能够确认价格。现在采购员希望可以不更改采购订单的价格，而直接根据供应商发票的金额来确定采购金额并付款。而财务则希望采购员能够更改采购价格，从源头上来更改采购单价。其实这个流程是不同的用户从不同的角度提出的需求。采购员是从便利性出发。他们会很对供应商发票的金额，然后再交给财务进行付款。而财务人员则从付款安全的角度出发，要做到采购订单、入库单、发票等原始单据的金额一致。

在这种情况下，很难判断哪个用户说的有理。此时需要根据企业的实际情况来判断。如企业价格内部控制比较完善，采购人员比较尽职，则可以更多的从便利性角度出发。即允许采购订单的价格与发票的价格不一致（可以要求采购员在发票上签字以明确其责任）。相反，如果企业管理者担心采购员或者财务人员与供应商串通舞弊，那么就可以从流程上要求采购人员必须先更改采购订单的价格，即必须保证采购订单的价格（采购订单价格变更往往需要有采购经理或者其他领导的审核）与发票的价格一致，从而确保应付帐款的安全性。

其实ERP系统中所有流程都一样，都会遇到安全与便利之间的矛盾。通常情况下，越安全的流程，操作起来可能更加麻烦。而便利的流程又无法保障业务的安全。为此项目管理员遇到这种情况时，就需要根据企业的实际情况，在安全与便利性角度之间进行权衡。要在两者之间取得一个均衡点。