多宝ERP：从零跳跃

多宝ERP：从零跳跃

【 信息化】    在深圳福田保税区内，有着众多的生产和贸易型企业。这些企业有个明显的共同点，就是都在实行不同程度的信息化运营。某种意义上说，这是个企业信息化群体。在其中，多宝电子（深圳）有限公司的信息化历程，有着自己鲜明的特点。    很难想象，从公司成立、投产，到ERP全面上线运行，多宝的信息化几乎是从零开始。

落后的手工模式    多宝电子（深圳）有限公司CEO王祐凡先生是香港人，他与记者畅谈了多宝的未来规划与发展。他认为，沟通是人的根本，而声音、图像等沟通形式的完善，决定了语音市场的远大前景。因此，这也是他决定大力投入语音播放器产品研发与生产的重要原因。    16岁就开始的加拿大生活、在跨国公司多年的工作经验，使王祐凡认识到，信息化建设是多宝的“必修课”。事实上，公司在发展中面临的管理与规范等问题，也让王祐凡觉得信息化投入刻不容缓。    多宝公司于2004成立。2005年，公司实现了业务拓展，至2007年团队建设基本完善，目前已经有13个部门。在过去的18个月里，多宝电子的研发团队大概花费了150万美元去发展一个新的技术—ABA( Audio Book Architecture )。现在这个目标已经实现了，就是能够将280小时的真人发声记录储存在一片2GB的FLASH IC上，并且在声音质量上接近完美。由于该技术的成功研发，弥补了同行业中质量、容量、成本不能有效结合的缺点，使产品成本大大降低。多宝正计划将这个技术运用到电子教育、电子导游、会展等类型产品有关的市场上。多宝电子已经由一个进料加工型企业转变为自主研发、生产型企业。    多宝公司总经理助理、财务部经理叶洁介绍说，在公司成立运作的前几年，多宝都是采用手工操作，经常出现人为计算错误，比较明显的是仓库、财务、海关等部门碰头时，数据库总是有差异，责任也不明确，成本总是难以控制。    “有时候客户退货，我们的内存产品维修成本很难核算，因为根本就不知道问题出在哪。”叶洁表示，手工模式的滞后性，给团队的工作效率带来了很大的影响。物料没有统一的编码，各部门的称呼都不一致；统计数据差异较大；财务部无法正确核算成本；市场部不能准确报价，交货延迟现象较多；物料采购计划编制困难，容易产生呆滞料的现象等等。因此，那时部门之间的工作交流，经常是核对数据，找出问题。因为内部流程不顺畅，企业内部常常有“踢皮球”现象；管理者常常忙于充当“救火”队员。    在这样的背景下，为了提高企业的管理水平和运作效率，多宝开始计划用一套信息系统来实现精细和全面管理。于是，对ERP的需求，由此浮出水面。

2006是ERP选型年    多宝ERP的上线时间，是2007年7月。    但是，可以这么说，2006年，是多宝ERP的选型年。    在这一年时间里，多宝接触了***、***以及香港一些管理软件企业，但感到都不是十分满意。选型要从公司的财务、物流、工程和IT部四个部门的沟通与管理考虑，同时多宝也留意***、SAP等国外知名软件产品，但从性价比及规模都不大适应多宝。叶洁说，“那时候都是带着问题与ERP供应商去交流，也借鉴了同行的做法”。    在选型过程中，***ERP团队表现比较突出，给叶洁比较深刻的印象是，***ERP对客户的管理比较好，而且产品在扩展性和兼容性方面都比较适合多宝。    此外，当时多宝选型***易飞ERP，还有很重要的一点，就是在制造业领域，***有着很多成功的客户案例供多宝进行交流，在本土厂商中业内知名。叶洁表示，当时与***顾问沟通时，对方的顾问团队整体表现很专业，相关服务和培训工作也比较到位。    “当时决定上线ERP，但又很难找到合适自己的产品。面对众多的供应商，需要一个个去考察、商讨和洽谈；在公司内部，大家还得经常讨论，细化和总结不同的需求。”回顾选型的过程，虽然整个多宝ERP的项目团队说得不是特别多，但其中的艰辛和困惑他们至今记忆犹新。    ERP的选型过程，对多宝来说，确实曲折。

搭建交流和管理平台

从2007年7月，多宝开始正式上线易飞ERP；半年之后，上线工程完成。    金贤华是多宝物控部的负责人，对于易飞ERP上线运营的前后，他有着深刻的体会。“对于基础数据，ERP上线以来，准确性从根本上得到了保证，仓库每月一次的盘点达到100%的账实一致，并同海关监管数据一致。从而加强了生产计划和物料计划的精确运算。”        在以前，多宝制订好生产计划后，却发现材料要么多，要么缺，现在控制了“计划不准确而造成的欠料停产，不能如期向客户交货的事件”，交货期也得到了有效的控制。此外，ERP在物控部的明显效用，还体现在系统产生的数据及时可见，仓库的呆滞物料大大减少。    多宝ERP的核心项目组成员之一，公司IE工程师任飞介绍说，作为电子企业，多宝的物料种类很多，并且有很多原材料是类似的，在BOM管理中存在很多物料共用、这就造成在使用系统前需要花大量的时间去手工查询和核对，现在使用系统的物料品号管理，可以节省很多人工。并且系统还可以及时提报库存呆滞料供研发部开发时优先使用、这样可以节约物料的呆滞成本，最大限度的减少了资金占用。    财务部主管胡春萍介绍说，以前需要用手工做账，不但容易出错，且效率低，各明细账、总账都需手工登账，存在大量重劳动，财务部主要精力都用在账务核算上，根据无瑕内部监控等职能。随着ERP的顺利上线，现在财务部绝大部分数据从物流端可自动传递至财务系统，便于追溯，减少重复手工作业，大大提高工作效率。运行易飞ERP之后，信息系统可以确保最新最准的报表，而且能同时共享。各方面效益非常明显：    （1）与供应商、客户对账准确度、效率提高，更加强了客户信用额度控制和应收账款跟催；    （2）固定资产模块的应用，使企业固定资产、低耗品等管理更有效、更明细；    （3）成本计算：①由以前标准材料成本核算改成按实际材料成本进行核算，能及时发现生产过程存在物料损耗等问题；②人工、制造的分摊改按实际工时进行分摊，可随时从系统查询各产品耗用工时情况，便于标准工时与实际工时的对比，更有利于职能部门对生产效率的管控③实现按批次核算产品成本，有利于每一订单利润的计算与分析④系统自动产生管理报表，如：产品成本分析表、工单成本分析表、销售毛利表等；    （4）总账模块实现了现金流量表的自动编制、公司费用的预算管理等；    （5）由于核算效率的提高，财务部工作重心可大大用在公司内部监控及做一些有用的分析工作，供管理层参考与决策。    据介绍，从销售接单到生产计划、物料计划、物料供应、生产控制、出货管控、往来帐核算、生产成本核算、财务报表管理等等，企业各项业务管理进入信息化阶段。    王祐凡表示，多宝能够用好易飞ERP，是公司各部门、供应商顾问等团队协作的结果，而且，他们还要将多宝信息化建设持续深入。“信息化的目的是搭建一个交流和管理的平台，在不同的阶段，都需要具体的落实”。