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ERP操作技巧:轻松搞定应付帐款流程

网友投稿  ·  2023-05-25 07:05  ·  所有内容  ·  阅读 1287


国内很多ERP实施顾问,一个顾问要负责整个项目;而不象Oracle、SAP等大型的ERP软件,一个顾问只负责一个或者几个模块,一个ERP项目要出动好几个顾问。所以,国内的顾问有点全才的味道,即要懂销售、又要懂生产,还要懂财务。但是,事实是国内的ERP顾问很多都不是财务出身,财务方面的管理没有经过系统的培训,实施财务模块时,总给客户一种不专业的感觉。今天,我就借这个平台,给大家梳理一下财务管理的流程

ERP操作技巧:轻松搞定应付帐款流程

ERP操作技巧:轻松搞定应付帐款流程

国内很多ERP实施顾问,一个顾问要负责整个项目;而不象***、SAP等大型的ERP软件,一个顾问只负责一个或者几个模块,一个ERP项目要出动好几个顾问。所以,国内的顾问有点全才的味道,即要懂销售、又要懂生产,还要懂财务。但是,事实是国内的ERP顾问很多都不是财务出身,财务方面的管理没有经过系统的培训,实施财务模块时,总给客户一种不专业的感觉。今天,我就借这个平台,给大家梳理一下财务管理的流程及ERP操作技巧,抛砖引玉,给大家一点建议。

应付帐款流程与应收帐款流程是财务管理的开端,也是财务工作的主要流程。若能够这两大流程控制好了,ERP系统的财务模块也就成功了一大半了。我先讲一下财务管理的应付帐款流程。

企业的应付帐款有很多种类,如原材料的应付帐款、电力能源的应付帐款、房租的应付款等待,但是,大头是原材料的应付帐款,我讲述的重点也是这个。

在讲解以前,我们有必要先了解以下,ERP的应付帐款流程跟一般的财务管理的应付帐款管理系统两者的区别,这有利于我们更好的了解ERP系统的财务管理功能。我们都知道,一般的财务管理系统,他的起点就是凭证,也就是说,要财务人员手工的输入凭证,到企业的定单比较多,特别是生产企业原材料比较多的情况下,输入凭证就是一个非常大的工程。有些制造企业,财务部门甚至有一个专门的人员,负责这凭证的输入工作。但是,ERP系统不一样。ERP系统的应付帐款凭证(指供应商的应付帐款)一般都可以根据原材料入库单直接转换过来,可以节省财务部门很多的工作量,而且,因为ERP系统是“不会打瞌睡的”,所以,在转换生成凭证的时候,一般就不会出错。

假设某供应商的付款条件是月结。本月,其共进了三次货,1月5日向企业送了50万的货,1月14日,送了80万,1月20日又送了90万。为了叙述的方便,这里不考虑税费等其他因素的影响。也就是说,这个供应商本月一共送了220万的货,在月底,其开了一张220的发票。如此,应收帐款的流程该怎么走?

1、价格有错误怎么办?

在供应商送发票之前或者入库单转换成应付凭单作业之前,一般采购都要跟供应商进行对帐,看看当月的帐目是否有错误。万一不幸的是,若采购价格 有错误怎么办呢?因为采购单已经入库结案,即使只入了一部分,系统为了数据的安全,也不会允许采购员通过采购定单边变更单更改价格;若采购员把原材料入库单先撤消审核、再删除、然后再变更采购单的话,改完后再走一遍入库流程,明显是不可能的。那该怎么办呢?

其实,在很多ERP系统(如***的易飞ERP)在原材料入库单上有个小功能,通过此,可以在采购单已经结案的情况下,修改入库单价。如原来采购单上的单价为5元,而其实应该是6元,通过这个功能,可以把入库单的材料单价改为6元,计算库存成本时也是按照这个价格来计算,包括统计生产成本。但是,采购单的价格不会更改,这是为了保留历史记录。但是,在转换应付凭单的时候,就会以正确的价格,即6元的价格。

若数量有问题也可以做类似处理。如供应商总共送来5000套材料,但是,如质量或者其他原因,最后计价的数量只有4900套,此时,就可以在这里直接更改数量即可。这个工具,极大的方便了日常管理。

2、发票信息如何控制?

若想要财务付款,一般需要四张单据,分别为采购单、供应商送货单、企业的入库单与供应商发票,缺一不可。特别是

供应商增值税发票,以为这发票对于企业来说,就是钱。所以,财务人员也想省事,跟采购或者供应商说,你们没有发票就不用来向财务请款了,请了也是白请。也就是说,在转应付凭单的时候,就要有一个判断,看入库单有没有发票,及发票的金额是否准确等等。

在入库单上还有一个功能,通过这个功能,采购员可以把这张入库单的发票信息输入进去。在转换应付凭单的时候,财务人员可以选择,是全部转换呢,还是只转换那有有发票信息的入库单据。通过这个控制,那些不及时提供发票的供应商,就不用想急着收到款项。

但是,在实际作业中,有这种情况存在。如供应商不按照当月的货款来开发票,而是每月固定开票。如当月的货款虽然有550万,但是,其每月就开500万发票。此时,就有个发票的匹配问题。关于这个问题的处理情况,我会在应付帐款的另外一个流程中,详细介绍。

3、若在应付凭证处,发现采购价格有错误怎么办?

有时候由于人为的疏忽,采购员在对帐时,没有发现什么问题。但是,财务人员在审核凭证时,发现了价格有问题。在应付凭单上有个查询工具,可以查询这个材料、这个供应商的历史交易信息,可以看到价格等记录,方便财务人员核对。若财务人员在核对时,发现价格有错误,该如何操作呢?

当然,可以直接在应付凭单上进行修改。但是,我一般在ERP项目实施时,不建议用户这么做。因为财务人员从管理角度讲,是没有价格更改的权限,若直接在应付凭单上改的话,不方便以后财务工作的稽核,跟财务管理的要求也合。财务管理要求,若记帐凭证错误是因为原始凭证的错误引起的,则还要开证明。所以,我在财务模块实施中,建议用户若发现原材料的价格有错误,在采购员对帐时,没有发现,而导致应付凭单错误的话,我建议他们把应付凭单删除,然后让采购员在入库单上通过更改价格的功能把价格改正过来,然后,再生成应付凭单。

若应付凭单不删除的话,则对应的原材料入库单是已经结束了的,无法进行任何修改。所以,要在修改前,一定要先删除应付凭单。

4、若有预付款如何处理?

如某个供应商比较刁,他要求企业在下单时,必须先预付50%的预付款。若企业当月下单500万,先预付了250万。在月底的时候,实际只要付款250万即可,这在系统里是如何体现的呢?

在根据入库单自动生成应付凭单的过程中,系统会去判断,这张入库单对应的采购单有没有预付款的项目,没有就罢了,若有,则在生成应付凭单的时候,还会触发一个动作。就是关联对应的预付单据。在生成的预付款单据上,会带出原来的预付款记录,并可以根据用户的要求,自动冲销应付帐款。当然,用户也可以选择在付款的时候冲销,用户可以根据自己的操作习惯来选择。

关于预付帐款流程我在以后的文章中,还会重点讲述,大家若感兴趣的话,可以适当关注一下。

5、应付凭单与入库单的对应关系。

根据个人喜好不同,有些人喜欢一张入库单对应一张应付凭单,这方便核对与入帐;而有些人则系统同一个供应商当月不管有多少入库单,都汇总成一张应付凭单,他们可能认为如此处理,后续工作方便。总之是个人有个人的爱好。如此,ERP该如何处理呢?

在入库单转换为应付凭证时,有个选项开关,可以帮助用户实现这个需求。在转换时,用户可以选择是否合并,而且,还可以选择有的供应商合并,有的不合并。这都可以根据用户的实际需要作出处理。但是,一般我们不建立把跨月的单据进行合并。如因为入库单据比较少,而把1月份的入库单跟2月份的入库单合并成一张应付凭单,我们这是不允许的。在实际工作中,企业也是禁止的。但是,有些财务人员为了工作的方便,会如此处理。此时,ERP系统不会在用户面前低头,财务人员只能改变自己的工作习惯,而“臣服”与ERP系统。

以上是“发票金额跟本月的应付款对应的管理流程”这个流程的操作要点。若各位朋友正在实施这个流程的话,可以看看参考一下。


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