ERP实施的价值分析与应用分析

ERP实施的价值分析与应用分析

一、 企业概述

1.1 企业简介

××公司公司经过近几年的发展，已成功开发咖啡、麦片、奶茶、焙烤、冰淇淋、婴儿奶粉等奶精系列和固体饮料系列产品，拥有三条生产流水线，年生产规模达到2.5万吨。产品既服务于国内多家特大型食品企业，更覆盖国内众多的西餐、咖啡、奶茶、焙烤等连锁店；2004年底已经将产品延伸到东南业市场。

产品质量控制方面，公司严格执行ISO9001：2000的要求，从产品原料的散装密闭运输到成品包装，使用全自动流水线实现产品生产过程不落地、不沾手。

自公司创建之日起，始终将产品研发放在公司发展的首位，不断创新、锐意进取。在咖啡奶精和婴儿奶粉专用脂肪粉方面更是达到国外同类产品的先进水平。

所属行业：食品及添加剂行业

主要产品：专用奶精。

1.2 组织机构及部门职责

二、选择ERP的动因分析

2.1 食品及添加剂行业特点

n  食品安全：食品是具有一定营养价值的、可供食用的、对人体无害的、经过一定加工制作的食物。由于食品的使用价值体现在其具有可食用性，因此，食品的安全性至关重要。食品安全既包括生产安全，也包括经营安全；既包括结果安全，也包括过程安全；既包括现实安全，也包括未来安全。食品安全是保障人们身心健康的需要，是保护和恢复生态环境的需要，是提高我国食品在国际市场的竞争力的需要。

n  配方保密：配方和工艺具有批量、有效期等要求，需严格管控。配方除了进行物料计划之外，也常作为物料消耗定额指导生产。

n  原辅料价格变动频繁：特别是近期原辅料价格的上涨，给食品企业的成本管理提出更高要求。

2.2 ××公司选型ERP动因

规模化的××公司食品需要先进的、科学的、高效的企业管理手段-ERP，整合企业信息资源，提升管理水平，增强核心竞争力。

n  高速成长带来的管理失控

公司成立6年来发展很快，市场处于供不应求状态，高速成长的同时带来了信息化管理的失控，因此××公司领导者决定在全企业范围实施ERP。2007年3月，全面实施ERP。

n  借助ERP，推进流程管理

信息化之前，企业更多停留在口头管理阶段。在上ERP之前，财务和业务部门使用两套客户编码，财务和业务不集成。加强品质管理是终极目标，国外客户对企业有要求、靠人自己去管理，达不到目标，需要系统去管理控制约束。因此，希望通过ERP的实施，推进流程管理，各个部门严格按照系统的规范去执行，控制企业经营风险。企业管理者之前的经理证明，ERP是可行的，特别是不要改变太多原有的程序，关键是如何将企业的管理控制与系统很好的结合。

三、应用与价值

××公司食品自成立之日起就进入高速发展的轨道，产品供不应求，针对客户的订单，甚至需要按照配额进行分配，以避免客户资源的流失。在软件信息化的平台下，管理规范、职责明确，以严格的、规范的作业流程保证了企业在高速发展的环境下，企业经营管理、企业制度无法跟上企业发展速度的危机情况下，保证了企业的应用目标的达成。总体应用价值：

Ø  协助企业实现了以客户经营为核心的公司理念

Ø  保证企业内部流程规划完善，加强了内部控制

Ø  协助用户实现严把质量关口的目标。

3.1借助CRM实现以客户经营为核心的公司理念

××公司食品始终以市场为导向、以技术服务为后盾，加强客户经营的理念建设。在整个信息化项目建设过程中，首先是进行CRM系统的建设。按照常理，企业处于高速发展，产品供不应求，甚至需要按照配额进行分配，这个阶段的企业建设CRM不是很紧迫。然而，××公司食品的管理者发现，现在的客户资源分散在业务员手中，业务员每天的日常活动作为管理者无法及时掌握，因此不可避免的导致部分资源的流失。另外一个方面，产品供不应求，要根据不同客户购买不同产品时，会有不同的定价，购买不同数量，也会享有不同的折扣。

Ø  客户资源统一管理：××公司食品客户分类比较多，既有工业客户，也有餐饮客户，还包括经销商、批发商、连锁店和单店等多种类型客户并存。通过CRM系统，将××公司食品的全部潜在客户和正式用户，统一分类统一管理。业务负责人开发的客户资源，统一录入到意向客户档案中，并经严格的权限分配。当意向客户有明确购买商机时，经公司统一分配，转入客户档案，并经商机统一管理。客户的每一次投诉，都及时准确的记录在CRM系统中，由营销副总统一分配责任人后续处理，保证了客户满意度。

Ø  业务员活动管理：业务负责人通过系统安排每天的工作事件，作为管理者对业务责任人每天工作的来龙去脉一目了然，同时系统可以通过邮件、短信息和门户等各种方式通知活动的安排人和活动执行人。

Ø  商机管理：××公司食品通过商机管理，详细跟踪管理每一个客户的详细拜访过程。作为很多客户的样品，也可以通过商机统一管理，并可经系统自动打印EMS客户邮寄标签。

Ø  精细化客户管理：××公司食品针对不同性质客户销售不同产品，会有不同的定价，通过系统的允限销实现这一控制。原材料价格波动频繁，通过ERP-U8自动打印客户价格调整单，并以商务信函的方式告之客户，使得客户更加容易接受价格调整，体现公司的规范与专业。

3.2全面集成加强内部控制，完善流程规划，规范企业制度

××公司食品是典型的食品添加剂企业，原材料单一，产出品种多样，生产过程属于纯粹的流程制造模式，加工周期很短，备料周期较长。最终的产品差异根据口感、观感、以及有些理化指标细分为不同品规的产成品。产品要求严格保质期，批次追踪，以及质量控制。典型的流程行业，对于企业内部制度、业务梳理更需要严格的规范，从而保证每个节点岗位，都能够明确自身的职责和义务，通过完整的企业系统工程实现快捷的客户需求响应、稳定持续的质量水平。而基于ERP平台的应用给××公司食品带来了流程保证，有力的内部控制保障。

Ø  BOM配方严格保密，专人专岗，保证配方的有效性，避免人为干预生产和采购用料的不稳定。××公司食品奶精产品由于具备特殊工艺和配方，成为国内知名的具备生产大颗粒、速溶奶精生产能力的公司。因此对于配方的保密性要求很高。××公司食品在应用过程中，通过物料清单功能权限、物料档案权限、以及物料清单编辑、维护权限的细化，并设置独立的岗位，进行集中的配方维护、变更和配方物料的替代，从而实现了无人为干涉，专人负责的机制，并基于此实现MRP运算，和生产领料的专人专岗，从而保障配料的核心机密和核心竞争力所在。

Ø  基于预测的采购，实现大宗原辅料采购的有的放矢：××公司食品属于食品加工行业，采购料品品种不多，但是采购量巨大，资金占用也较大。××公司原材料包括食品油料、奶粉等液态和粉末态的具体形态，计量复杂，原有手工情况下，很难准确的进行采购需求的精确分解，无法明确库存和预测的关系；又加之客户订单需求量超过目前企业产能，所以保证主要原辅料的采购批量、批次和生产批量、生产周期的有效配合，才能够更高的保证利用现有产能，提高客户满意度。××公司食品通过ERP的MRP计算，作为原物料采购的宏观指导，从而能够及时修正物料需求，保证了预测和销售之间的匹配。

Ø  借助ERP上线机会，通过ERP完善的权限体系和系统流程，形成了各项实际业务的SOP（标准作业流程），达成内部有效控制和到位职责。××公司食品在上线前由于企业客户市场发展迅速，内部管理出现了口头管理、签字管理和无规章管理的情况。业务流程、部门职责关系彼此交错，职责不能明确的问题。借助ERP实现了流程的重新树立，建立了流程管理的制度；并通过各个序列、岗位、基于客户、供应商、物料的权限控制，从而实现了责任与权力相统一，系统与业务整合的目的。刚性的系统规则，约束了不规范业务的发生；柔性的业务通过规则的系统实现了规范。此外，结合自身的实际，由于产能有限，从而将接单（销售订单）审批纳入审批流，由营销、生产两个部门针对5吨以上的订单进行审批。

Ø  结合质量控制，实现库存有效追溯和存量动态变化。食品行业料品具备两个最大的特点：批次管理和保质期管理，每一种产品都会有不同批次的原辅料以及添加剂进行混合加工而成。企业需要清楚地了解各批产品的生产、库存、销售等信息，××公司食品通过批次管理的方式，从而实现了发货成品批的追踪性。而通过质量检验，则保证了

3.3细腻的进口、出口管理帮助××公司食品拓宽海外市场跻身于食品及添加剂行业前列的××公司，不但在国内市场获得了很大成功，并且在国外市场的开拓上也大力拓展。公司将内销工厂和外销工厂分别设立，并各自设计产能，以应对不同的市场需求。公司将在随后的两三年中大力扩大产能，实现跨越式发展。为了保障外贸业务的大力发展，××公司食品通过ERP进出口业务领域的业务支持，帮助××公司食品实现出口进程的严格控制，保证业务单证的快速出具。

Ø  通过完整的进口、出口业务的应用结束了外贸业务和企业业务部门信息化孤岛状态，将进出口物流业务、财务业务纳入到统一的信息化平台上。通过系统自带的进程管理、单证设计以及信用证管理等业务，完成了全线的进出口业务，而与生产制造、库存的整合，则帮助外贸部门实时的获取内部加工情况，及时应对来自海关、商检、港口、客户各方面的要求。

Ø  实现出口管理模块采用进程管理，实现了出口业务全程控制，借助预警和报警功能，解决了之前可能出现某些业务环节延误甚至遗漏的状况。××公司食品原来采用EXCEL进行出口业务的进程控制，设有专门的跟单员进行出口环节的控制，保证每个环节中必要的事务，必须准时落地。但因为订单项目较多，同时订单进程多达20个（例如：接单、备货、销货、形式发票、申请原产地证明、投保、订舱、报检、装箱、报关、提单、正式发票、寄单……等等），每个进程点，需要控制和提示的信息较多，容易造成疏漏和延误控制。

1.   ××公司，在应用出口管理模块，设置了出口管理的进程，结合每个订单业务，计划进程执行计划，并定义每个具体进程的提示单证。

2.   基于进程，还设置了预警、报警的时点，通过Email、短消息、门户信息的方式提示进程维护人员进行进程的跟踪，和进程的具体执行情况（进程节点的执行开始时间和结束时间）。

3.   跟单员通过进程管理，从而全貌的了解每个出口业务的执行进度和可能发生的风险。

Ø  实现××公司所需自定义单证的全面缮制。并利用自定义单证和打印模板，将进出口的个性化业务也可纳入系统管理。

1.   单证设计：××公司和实施顾问一起设计了20多个基本单证，从而涵盖了××公司所需的出口的主要单证。一方面减轻了单证制作人员的工作量，另一方面，保证了单证数据和订单、销货单据的严格一致性，避免了手工制作单证带来的人为错误。

2.   通过进程计划中的进程节点单据将单证和进程管理结合起来，实现了进程监控和单证缮制的有效统一。实际的保证了单证制作和实际业务的统一性。

Ø  出口通过费用单，实现了出口相关费用的全面记录，并提供了出口费用的有效分析。××公司食品出口过程中，由于需要和承运商、港口、商检局、报关行发生一系列的有关仓库仓储、保管、报关、装船、商检的费用，××公司通过完整的费用管理，从而实现了上述各项业务发生的费用的记录。

3.4追求品质管理的终极目标

Ø  多环节的质量检验，确保产品品质的稳定可靠，赢得客户的良好口碑。通过质量管理和各个业务环节的报检，实现了原辅料的采购检验、产成品/半成品的入库检验、仓库定期检验、退货检验等。虽然和以前相比，检验效率有所降低（需要体现在系统中），但是比口头管理带来了更多的保障。所有部门都按照系统的流程来做，不会因为业务的紧迫，简化或忽略质量检验。

Ø  大量进出口业务对××公司提出更高的质量管理要求，国外客户对产品品质要求非常之高；××公司率先通过了 ISO9001国际标准质量管理体系认证，品管部严格规范按照管理流程执行质量检验，严把质量关。

Ø  质量管理流程得到有效执行：企业之难难在如何保证质量管理流程得到真正的执行与控制，而不在于质量管理制度与流程的建立。××公司过去就有非常细致、全面、的质量管理与监控流程，但由于各个部门间信息不共享，因业务需要停留在口头管理或者难以落实，使得质量管理流程反而变成了阻碍业务运营效率的障碍。例如：采购原材料到货后，质检员由于不知道到货消息而没有及时开始进行采购到货检验；并因此而造成采购到货检验及时完成，导致采购原材料无法及时入库，进一步影响了生产领用；实施ERP以后，××公司实现了自动执行推式质量检验。通过系统，信息得到及时共享，采购材料一到货，检验员就会得到检验通知，及时开始检验，保证业务运营效率；同时，管理人员随时可以查看、了解检验人员是否及时进行了检验、检验结果如何，保证质量检验得到有效执行，对质量检验人员的考核有据可依、保证公正性。

Ø  通过分析不良品原因，找到发生不良品的重要原因，便于进一步改善产品质量。通过ERP应用，××公司可以实现对产品质量问题原因的前向和后向追溯。良好的产品质量是生产出来的，而不是检验出来的；当发生产品质量问题时，企业需要追溯问题发生的原因在生产的哪一个环节，甚至可以从客户投诉或者退货开始，严格向前追溯,直至原辅料采购的每一个业务环节。

四、应用ERP感悟

信息化平台：统一的信息平台解决了以前不同系统客户编码不一致的问题。基础数据和信息实行集中管理，高度共享，保证了企业基础数据的唯一性、共享性、准确性。

流程管理上：通过ERP系统实现流程信息化，系统功能覆盖从意向客户、商机、销售订单、到采购质检、生产订单、半成品入库、产成品报检、产成品入库、发货、运输、收付款等完整业务流程，各业务流程之间有机集成地连接起来，流程所涉及各岗位的工作更加规范高效。

外销业务上：通过进出口管理，将原来难以管控的外销业务按照进程统一管理，并且能够进行事先的预警和报警，避免了某些业务环节的延误甚至遗漏状况。

质量保证上：所有部门都按照系统的流程来做，不会因为业务的紧迫，简化或忽略质量检验，从而提升公司产品质量与产品形象。

总之，基本上实现了××公司当初启动ERP项目的初衷，未来还将考虑成本管理、设备管理、领导查询、移动商务等深入的信息化应用。