经历了两位主要负责人的离职风波后，郑丁科知道自己肩上的担子更加重了。为了暂时放慢节奏，开始着手处理一些细节问题，切实让员工体会到系统带来的好处，郑丁科决定从备品开始处理。
通过与采购、仓库等部门经理进行的沟通，郑经理大致了解了现有备品的管理方案。
首先，根据材料的分类，把每类材料设置了一个备品率，如线材要求定单量1%的备品，而端子类要求定单量0.5%的备品，等等。然后，采购在下单的时候，采购单的备 畅想ERP系列故事之十七：备品的处理
经历了两位主要负责人的离职风波后，郑丁科知道自己肩上的担子更加重了。为了暂时放慢节奏，开始着手处理一些细节问题，切实让员工体会到系统带来的好处，郑丁科决定从备品开始处理。
通过与采购、仓库等部门经理进行的沟通，郑经理大致了解了现有备品的管理方案。
首先，根据材料的分类，把每类材料设置了一个备品率，如线材要求定单量1%的备品，而端子类要求定单量0.5%的备品，等等。然后，采购在下单的时候，采购单的备注栏上会注明，什么材料要求什么比率的备品。但是，仓库在收货时，一般不管备品是否收齐，有备品的话就收，没备品也就算了。这么做，备品就不能及时入库，供应商喜欢送就送，不想送就不送，万一这批材料有一件或两件不合格，那会影响整批货的出货，特别是现在供应商也都是按单生产，基本上不会留有库存，若发现不合格品后再生产的话，那就需要时间，最后就导致客户的投诉。
针对这种情况，郑经理找到相关部门的经理进行了核实，总结出了各个部门对备品控制的目标。
1、能够指定材料的备品率，并在生成采购单的时候，自动计算备品的数量，当然，备品的数量不能够计入采购金额中。
2、在开立采购单时，采购主管能够指定这张采购单的备品是否是必须的，若是必须的，那么供应商必须足量提供备品，否则这张采购单就不能结案，或者备品先从先到的数量扣;若不是必须的，那么供应商可以根据自己的生产能力和库存情况考虑是否要送。
3、对有一些特殊材料或供应商可以让他们先送来一些备品放在仓库，根据实际的定单数量累计扣除，当备品数量不足时，再让供应商一次性送来一定数量的备品，系统里要能够实现报警的功能，即备品数量不足时，要能够发邮件等手段，提醒采购员。
4、备品的送达也将作为考核供应商的一个指标，要有报表能够统计每月、每季度、每年的供应情况。
有了需求就好办事，郑经理把需求发给了赵顾问，跟他商讨具体的解决办法。
隔了一天，赵顾问就打电话过来跟郑经理讨论具体的事宜。
"郑经理，不错，开始实现细节问题了，基本流程都讨论完了呀?"
"赵顾问，没办法，若这些细节问题不帮忙解决，他们就要造反了，我就要下岗了。"郑经理笑了笑说。
"我看了你发的需求。"赵顾问言归正传："这些需求不是很难，但是套装软件里是没有这个功能的，需要额外的开发。我跟开发人员商量后，开发的难度也不是很大，实现起来还是蛮简单的。"
赵经理顿了一顿："等一下我把具体的需求描述发给你，你看一下，顺便学一下如何写需求的描述来防止双方理解的误差。呵呵，这描述的写法，里面学问可大哦。俗话说，一字之差，谬之千里。"
"好，没问题，谢谢赵顾问。跟着你可以学到很多东西。再见!"
郑丁科挂了电话，打开邮箱，不一会儿，就收到了赵顾问发过来的邮件。
灿峰电子配件有限公司备品管制需求
一、备品计算原则
按两种方式生成备品数量：
(1)按备品率。在材料种类级别上，设置备品率，选择该类别的所有材料，都继承该备品比率，按此比率计算备品，若没指定具体备品比率，表示此类产品的无须备品。在生成采购单的时候，自动计算所需的备品数。
(2)手工设置备品数量。若按此设置备品数量，那么不用计算每张定单的备品数量，而是一开始供应商就送足一定数量的备品，当备品数量库存数量到一个数时，发邮件提醒采购员，备品库存数量不足，让采购提醒供应商送备品。手工设置备品数量的级别要高与按备品率设置。
二、具体实现
1、在设置产品类别时，增加一字段，备品率，单位为%，输入备品率。
2、在原材料基本信息界面，加入以下信息：
(1)备品率字段，此字段根据选择的原材料类别自动从类别信息带过来，不能修改。
(2)增加一字段，手工设置备品数量，若次字段数量为0，则按备品率来计算备品数量，此为默认;若不为0，则按手工设置备品数量来计算，忽略备品率计算规则。
3、在采购单上增加如下功能。
(1)增加一字段，为备品。若按备品率计算备品，则此字段要显示根据备品率计算出来的备品数量。
(2)增加一复选框，可以让采购人员选择是否要强制性收备品，若备品计算的规则为按备品率来计算，则次字段显示，并且默认规则是'Y'，若是手工设置备品数量，则该字段不显示，忽略该字段。
(3)增加一复选框，内容为现有备品数量，此字段内容不可改，自动从系统带出，数量为实际的备品库存数量。此字段当备品计算规则为手工设置备品数量时显示。
4、在收货单上，增加如下功能。
(1)增加应收备品数量字段，该字段当备品计算规则为按备品率计算时，有效。该字段的数量直接从采购单传递过来。
(2)增加实收备品数量字段，该字段根据供应商实际送来的备品数量由仓库人员进行输入，该字段增加库存的备品数量，不增加库存金额。
(3)增加一字段，显示是否强制接受备品，若是强制，则必须先在实收备品数量栏位输入应收备品数量后，在把剩余的材料输入到实收数量;若不是强制，则先输入实收数量，有多余的，输入备品数量。实收数量是要计算金额才采购量;实收数量不能超过采购单的下单数量，备品可以超过采购单规定的备品数。
(4)对于手工设置备品数量，可以直接开收货单，把单据类别设置为备品收货单，此单据类别不考虑金额，如此设置，就不会产生应付款，也不会增加库存金额。
郑经理看完邮件后，对赵顾问很是佩服，暗下决心，若干年后，一定要达到赵顾问这样的水平。
郑丁科把邮件分发给各个部门经理。各个经理都认同了这个方案后，郑丁科就通知了赵顾问，让他按此方案进行二次开发。
