ERP软件项目经理的实施过程管理

ERP软件项目经理的实施过程管理

项目上线准备

【 评论】ERP项目的上线直接影响到企业的一些业务的正常运行，影响较大，所以在实际的业务上线前的准备工作显得特别重要，主要包括以下几个方面：

（1） 基础数据准备。

（2） 系统初始化设置

（3） 期初数据准备

（4） 项目业务培训

以上这些实施内容需要依据项目调研的情况，参照双方确认的业务解决方案来进行。需要说明的是，对于一些相对简单的标准业务，项目经理可以按照经验先行实施而不需要等方案确认后才进行，具体由项目经理来把握。

在系统上线前，首先需要准备一些系统正式运行需要的基础数据，基础数据一般指那些支撑系统运行的管理要素的具体对象和辅助管理要素，具体来说，基础数据主要分为两部分，一部分是直接的管理对象，也就是需要使用系统管理的内容，例如物料、仓库等；另外一部分是辅助对管理对象进行管理的要素，也就是说通过这些要素来辅助对最终的管理对象进行管理，最常见的方式用来统计分析、加强管理控制等，例如物料分类、客户地区等。

为了更好的准备基础数据，加强基础数据的基础管理工作，在准备基础数据的过程中需要整理出一套主要针对基础数据的《ERP系统编码方案》，编码方案一般为企业方实施人员在实施顾问的指导下编制，编码方案需要能够作为企业的制度性文件在企业内部推行，在这个过程中项目经理可以提供类似企业的编码方案供参考，缩短企业编制编码方案的周期。编制编码方案主要依据以下几个原则：（1）唯一性原则。编码的唯一性原则是指一个编码只代表一种物品或者一种含义，在企业内部可以做到唯一识别（2）完整性。在指定编码规则时，所有的编码对象都有编码可归。（3）继承性。如果企业已经有一套现有的编码方案，尽量继承部分要素使用。（4）无意义性。电脑化管理与手工作业下的编码不同，通常应采用“无意义编码法”，应将代码中可能变动的属性都拿掉，而另以“特征码”来表达这些属性，让软件依据特征码来分类、处理、汇总。（5）可扩展性。制订编码方案时，应考虑留有足够的编码空间便于以后增加新的编码。（6）一致性。一致性原则包括编码规则的一致性和编码的一致性。（7）易使用性。对于编码避免使用一些难记的符号、系统保留字、易混淆的字母等，例如美元符号（$）、字母O等，避免在后续使用过程中使用不便。

为了双方能够更好的配合做好基础数据的准备工作，可以由实施方起草，双方共同确认一份《基础数据准备计划》，作为双方更好地开展基础数据实施工作的指导。

针对不同的软件系统，都需要有一些系统初始化的工作在上线前进行，这些初始化工作的作用在于能够在企业方正常使用，主要包括以下几个方面：

（1） 系统运行参数的设置。主要是一些系统基本的控制参数，例如编码的生成方式等。

（2） 系统模块的启用。设置各上线业务模块的上线时间，这样该模块的业务才能正常在系统中运行。

（3） 系统业务流程的设定。针对系统中的一些业务流程确定一个流程规范标准，这样系统就可以按照确定的方式进行运行。

（4） 用户和权限设置。这部分工作包括不同的岗位划分、确定岗位包含的人员，以及岗位和人员的权限。用户、岗位的设定，以及相关的权限设置在后续的业务上线时也会有所调整，此时更多的是确定一个总体的原则和方式、建立一套有效的机制，便于后续处理类似的问题。

在所有的基础数据准备到位和系统初始化完成后，就需要进行各业务模块上线期初业务的上线，由实施人员根据系统上线的总体计划和企业方的情况起草，双方共同沟通确认后形成《期初业务上线方案》，《期初业务上线方案》主要说明：（1）上线的业务模块；（2）期初上线的时间；（3）期初上线需要准备的数据来源；（4）期初上线数据在系统中如何录入；（5）期初数据勾稽关系的要求。《期初业务上线方案》需要双方共同确认，实施方主要从业务和软件层面来确定可行性，企业方主要从工作量和配合程度上进行确认，双方在确认上线方案时都需要量力而行。如果期初上线未能按照原定的计划进行实施，双方需要进一步分析总体计划的其他内容是否会受影响，及时进行沟通和调整，所以原则上期初上线的时间不得脱离总体计划的进度要求。

一般情况下，在进行基础数据准备和系统初始化时就需要同步整理该部分数据，对于一些账务还需要提前核对，这部分内容在前期的《项目启动准备建议报告》中就可以进行相关的说明，避免因为账务核对不及时的问题导致项目的拖期。在准备期初数据的过程中，项目实施人员可以提供企业方一份《期初数据勾稽关系对照表》，使用这份表格将一些基本的勾稽关系对应清楚，同时可以对照《期初业务上线方案》中说明的内容进行对应。需要说明的是，《期初数据勾稽关系对照表》可以直接合并到《期初业务上线方案》中，作为方案的一部分。

不论是基础数据准备，还是后续的系统初始化、期初业务上线，与之配套的培训是必不可少的，可以这样说，培训是贯穿整个ERP系统实施始终的。

一般而言，培训包括业务培训、操作培训和现场操作指导。业务培训主要是指对一些业务的总体业务流程和概况进行培训讲解，主要以介绍业务为主，达到的目的是让受训人理解此业务，从管理流程的角度进行“洗脑”，在业务培训的过程双方还可以就一些细节流程进行讨论，最终确定一套双方认可、可行的业务流程，此种培训主要面向的对象为业务骨干、中高层领导。操作培训主要是对确定的业务流程进行如何在系统中操作的培训，主要是就一些具体在系统中如何操作使用进行培训，主要面向的是一些业务骨干和具体的操作人员，在这个过程中，对于一些管理控制点的审核也需要中高层领导的参与。现场操作指导主要是指培训后对具体的操作人员的具体业务操作进行现场指导，解决实际操作中碰到的一系列问题，主要面向的是具体的业务操作人员。

前期的调研出具的方案在进行相关业务的培训时双方也可能就一些具体的业务流程提出需要进行调整，主要是因为经过双方的不断接触，实施方对企业方的一些业务的实际处理情况和管理需求有了更为深入的认识，企业方也进一步了解了实施方的软件系统，对业务流程有了更为清晰的认识，此时双方都有可能认为需要对一些具体的业务流程进一步沟通，重新确认一份可行性更好的业务方案。后续的业务方案的沟通调整是对原有方案执行很好的补充，可以帮助双方形成一份更加可行的业务方案，减少项目实施的阻力和降低项目失败的风险。但是从项目控制的角度来说，双方原则上不可过多调整原来的方案，这样也会扰乱原方案的总体实施思路和实施进度，同时任何方案的调整都需要维护双方实施的系统的目标来进行。

如果项目的实施内容涉及到需要同第三方的系统对接或者企业方现有的系统对接，要做好相关的方案确认和测试工作，多方签字确认。

项目上线准备阶段需要管理好的资源包括：实施顾问、企业方的各部门业务人员、项目负责人。在硬件方面，需要注意录入数据的相关人员是否配备好相应的硬件设备。

项目上线准备是项目上线的基础和前提。在所有的准备工作基本完成后就可以进行系统的上线试运行工作，可以说前面的准备工作的完成质量直接影响到系统上线试运行是否能够成功开展。