如何做好ERP系统选型工作

如何做好ERP系统选型工作

众所周知，ＥＲＰ项目前期筹备工作——软件选型的正确性和前期相关准备工作是否充分是整个ＥＲＰ项目能否取得成功的重要前提之一。如何选择适合于本企业管理需求的ＥＲＰ系统和选择提供实施咨询的管理顾问公司是实施ＥＲＰ项目的企业首先要解决的，本文从前期筹备工作步骤、侧重点、选择软件及顾问咨询公司的方法以及洽谈实施合同的关键点等方面分别论述。 在项目前期筹备工作中，我们主要开展了如下方面的工作，经事后总结，我认为这些都是ERP项目正确选型必不可少的重要工作：

1．组建ERP项目筹备组及策划筹备工作项

2．对ERP项目的认知准备工作

3. 管理业务需求分析

4. 要重点解决的关键业务问题及寻求其解决方法

5. 投资效益分析

6. 软件选型

7. 选择咨询公司

8. 用户考察

9. 公司内部宣传、动员及管理层初步培训

下面略为展开叙述上述各项工作内容及步骤：

·首先，企业应成立ＥＲＰ项目筹备小组，本公司分别从生产计划，物流后勤，财务管理，信息管理等部门各抽一名业务骨干组成筹备小组开展工作。

·组织ERP，MRPⅡ基本原理方面的培训（包括对筹备小组自身）。可通过购书自学，组织观看影相资料，请专家讲课等多种方式进行。

·用MRPⅡ原理，基本处理逻辑对比分析本企业现行管理业务流程，明确企业自身的管理需求，明确可以通过MRPⅡ系统解决的具体问题，规划本企业管理信息系统应具有的各项功能、目标，编写出系统功能需求报告。我们此阶段工作成果是完成《震德公司业务管理需求分析》，《对新系统的软件功能需求》，并总结出《震德ERP项目需解决的的十三个管理问题》等三份报告；作为指导后续工作的重要文档。

·同咨询公司、软件商接触；评价、推荐基本适合本企业需求的MRPⅡ

/ERP系统，并访问其成功与不成功的用户；同时考察咨询公司或软件商的实施顾问在本企业所属行业的资历、经验以及他们实施MRPⅡ/ERP系统的熟悉程度，另外走访同本企业生产类型相似，并成功实施MRPⅡ/ERP系统，取得经济效益的生产企业，调查分析其系统应用程度、广度以及实施过程中的经验、教训等等。总结此阶段工作产生的文档《ERP系统用户实地考察分析》，作为最终确定ERP系统的重要依据之一。

·根据《对新系统的软件功能需求》报告，有选择性地深入分析具体的MRPⅡ/ERP软件系统的特色、业务功能、其系统主要的侧重面、系统各模块的配套情况、集成度、考察其满足本企业各项业务的实际需求程度；估算对其二次开发、用户化修改的工作量及周期。另外对系统所要求的硬件及网络环境亦在考察之列，以尽量保护本企业现有硬件及网络投资，最终为软件选型及确定合作伙伴提供决策依据。总结此阶段工作产生的文档《震德公司ERP系统选型软件功能对比分析》，同样作为最终确定ERP系统的重要依据之一。

·估算项目投资的各类费用，以及实施过程中人力资源的投入、系统实   施周期、估计预期效益。对预计效益部分应尽可能做到量化；通过此项工作我们完成了《震德ERP项目投资预算及效益分析》报告。

有几个方面应引以重视：

1．明确实施MRPⅡ/ERP系统可以帮助本企业解决哪些方面的问题，比如销售计划不能较好地贯彻执行、产品交货拖期     主计划、物料计划     生产作业计划、采购计划等跟不上变化的环境、装机需求与加工的零件不配套或临用的时候才发现短缺，且制造周期长，在制品及库存资金占用过大，不能有效地进行成本控制、财务数据同实际的生产数据出现矛盾，各类具体产品盈亏不清等等；这些方面正是通过实施MRPⅡ/ERP系统给我们带来效益的主要方面，不要把各业务部门所有的现行问题都寄望于MRPⅡ/ERP系统会帮我们解决。

2  要促使企业的技术中心或技术管理部门提高产品零部件设计及零件工艺设计的通用化、标准化水平；

3．要建立市场销售预测体系及加强产品合同技术评审工作；

上述几个方面是整个产品制造活动的龙头，它是缩短制造周期、降低制造成本、提高制造质量的最有效的手段。但它本身已属实施MRPⅡ/ERP项目范畴之外的工作，但企业必须要引以重视并采取相应的措施同时开展促进这几个方面的工作。

·在筹备阶段，对新系统进行业务功能需求与规划设计中，要整理出企业对新系统软件功能的特殊要求（个性化需求）。比如：是否需要将MRPⅡ/ERP系统同零件加工成组技术及柔性加工中心（FMS）结合起来实施，这就要求新系统具有成组代码及成组计划中对零件工艺路线进行编码的功能等等；需要有对各个零部件设置其偏置期属性的功能、系统做MRP计算时必须考虑其偏置期，以便区分不同需求时期的物料计划；需要系统有设置任何一个table或view中某个具体Field（字段）对不同用户有不同的读/写权限的功能；比如：某些字段信息对某些用户可读、可改写，对某些用户只可读（浏览），而对某些用户则不可见等等，如此一系列适用于本企业业务需求的系统功能，皆应一一规划出来。

·应将ERP软件选型工作做细。对软件的选型还是应从实用的原则出发，勿需追求大而全的系统，多余的功能反而会增加系统的复杂性及实施难度。关键是要分析它满足本企业各项业务功能需求的程度及适用的广度。选择适合的软件，减少二次开发及用户化修改的工作量，以缩短实施周期；另外一个重要方面是其系统应用的开发环境，编程语言等必须是面向对象的第四代程序设计语言，其数据库系统应是支持ODBC的大型关系型数据库，软件系统架构是Browse/Server模式，这是基本要求。另外，对实施顾问合作伙伴的挑选，需要考察他们在本企业所属行业的资历、经验以及他们对所实施软件系统的熟悉程度，有无同本企业生产类型相似的成功用户等等。

但说到底，企业还是应对自身的各项业务管理功能需求有一个明确的分析、规划和设计，然后深入到具体的MRPⅡ/ERP系统软件，分析其对本企业适用的程度、广度；只有这样才能为软件选型、确定合作伙伴提供决策依据，也能够为实施阶段的二次开发和系统软件的用户化工作奠定基础。

关于合同洽谈时期，企业应引以重视的某些方面：

在前期筹备工作的基础上，企业领导对立项具体实施的MRPⅡ/ERP软件及合作伙伴作出最终决策；在合同洽谈期，企业方需根据筹备工作中对本企业的各项管理业务的需求分析及新系统功能规划设计报告，同实施咨询顾问公司进行具体的商讨；当然，实施咨询顾问也会提出他们的系统解决方案及各模块业务功能的规划、调整、增加或剪裁等等；双方的管理人员、技术人员应共同探讨，以决定本次实施项目可以真正实现的具体内容和目标。作为项目实施及验收的目标和依据，此项工作非常重要；另外，拟定的合同条款须尽可能具体。比如：合作方人员的哪些现场工作要计算费用，不同资历条件、不同等级的实施顾问的服务天数及费用；我方同合作伙伴在各模块实施过程中的配合，具体分工与职责皆应明确地定义。还有，软件商对其系统升级的优惠条件及有效期限，对系统Bug的免费修改期限等等。实施小组的某些人员应参与具体的细节洽谈。

浅述ERP软件选型评价标准及选择ERP实施咨询顾问公司的标准

软件选型的评价标准，主要包括以下几个方面：

A．软件系统的功能及性能

软件的功能应以满足企业当前和今后的发展要求为准。考察软件的功能，一方面要注意考察软件系统各模块满足本企业业务管理需求的程度和广度，另一方面要注意考察软件系统功能本身所具有的柔性及可扩充性，亦即是说，随着将来业务管理向着纵深和横向的扩张，软件系统是否能提供灵活的业务流程定义及相应的功能定义和扩充。考察本项的依据和标准为《系统功能需求报告》软件系统的性能主要是指运行的稳定性，运行的效率，系统架构的先进性、安全性及软件质量。

B．顾问公司的实施咨询服务水平及行业经验

考察软件公司或咨询公司的顾问人员所具有的行业经验，以往成功实施类似本企业的用户案例，实施过程中，他们向企业提供的各层次培训服务有哪些，项目管理及其控制方法在实施过程中应用如何，同企业项目小组的分工，协作内容主要有哪些等等。

C．软件系统的各类文档完整性

软件系统应提供的主要文档应包括：详细功能介绍书、用户操作手册、系统运行维护手册、系统底层数据字典说明书、系统实施指导书以及各类层次的培训教材。比如：原理及概念、系统功能与操作、系统开发平台及工具等方面的教材，若为国外软件，最好能同时提供中文版及英文原版文档资料。

D．开发系统所使用的数据库平台和前台软件工具

软件工具应能方便快速地学习和掌握，以方便用户进行二次化开发工作，最好能提供前台及后台的某层次的源程序，确切地讲，即希望能提供客户端源程序、数据服务库服务器端的所有存储过程、触发器、视图等等源代码。

E．软件产品的技术优势，发展前景、软件商（或咨询公司）的信誉及其稳定性软件商的产品应用技术（包括网络操作系统，数据库平台，开发工具等）应是各类软件技术发展的主流趋势，其应用产品（MRPII/ERP软件）本身应具有众多成功的用户案例，具有广阔的市场前景，需要有基于INTERNET解决方案的ERP软件，即软件体系架构要求是B/S结构，此点对跨地区运作的集团企业尤为重要，若非B/S架构，则当前版本软件应具备同INTERNET的访问接口及文件存取接口，即能方便地基于INTERNET交换数据及发布信息。

软件商和咨询公司应有足够的人力资源从事项目实施咨询及软件系统技术服务支持，要从其实施的用户中考察其服务水平，项目实施经验，包括对软件系统模块的熟悉程度及软件公司或咨询公司的信誉如何，咨询公司同其代为实施的软件供应商的合作关系及稳定性如何。

F．软件系统模块配套的完整性

软件系统模块的配套完整与否，各模块的信息集成度如何，应注意系统提供的是各业务数据的集成，而非各功能模块之间通过数据信息接口互通资源，否则将可能导致系统的信息不能实时同步，以及出现数据冗余。

结束语： ERP软件选型及项目前期筹备工作往往被众多企业忽视，因为如此，许多企业在正式实施ERP系统前就已注定了失败。正确的系统选型和完备细致的前期工作是在成功实施ERP项目的道路上迈出了关键的一步。