有色股份公司用金网ERP系统

有色股份公司用金网ERP系统

一、应用背景

进入二十一世纪后，以信息技术、网络技术为代表的高新技术的广泛应用正迅速把企业带入一个新经济时代，企业经营国际化、全球经济一体化已成为未来的主流趋势。在这种情况下，企业只有满足用户个性化需求，才能从根本上赢得市场竞争的优势。

中国五矿集团有色金属股份有限公司(简称有色股份公司)意识到建立“市场链”为纽带的企业管理信息系统已势在必行。有色股份公司决定进行新的ERP信息系统建设，将企业的各种资源(包括人力、物料、资金、设备、生产、信息、销售等方面)充分调配和平衡，能解决企业内部分散、孤立的“信息化孤岛”，通过Intranet和Internet连接到一起，实现企业由相对封闭走向开放的转变。

在经济效益方面，能够为企业减少库存、加快资金周转、提高生产效率、降低成本、提高客户满意度等方面提供强有力的支持。此外，正确运用ERP系统，还能够为高层管理人员经营决策提供科学的依据，提升对市场迅速做出反映的能力，最终提高企业的全面竞争力。

经过反复比较，有色股份公司决定采用北京金网五矿网络技术有限责任公司(简称金网公司)作为公司ERP管理信息化方案供应商，金网公司外贸ERP产品历来以清晰的管理思想，操作简单、技术先进、理论科学、安全可靠、兼容开放的特点享誉于广大用户。

二、有色股份公司简介

中国五矿集团有色金属股份有限公司(简称有色股份公司)隶属于中国五矿集团，为中国有色金属产品及原料的主要供应商之一，公司注册资本5.31亿元人民币，固定资产总额90亿元人民币，2003年进出口总额83,101万美元，所属中国五矿集团公司，2003年中国进出口500强企业，排名第6位。

作为中国有色金属产品及原料的主要供应商之一，五矿有色金属股份有限公司在行业中享有优秀的商业信誉和良好的企业形象，有着国内外广泛的客户关系和营销网络，其主营产品如铜、铝、钨、锡、锑、铅、锌、贵稀金属、稀土材料等的经营规模和市场占有率在国内名列前茅并在国际上颇具影响。2004年公司主营业务利润176亿人民币，净利润6亿元人民币。

三、系统选型

有色股份公司之所以选择金网公司，是因为金网公司自成立以来始终致力于电子商务、外贸行业应用专业软件的研发与推广，对行业管理有着相当深刻的理解，具有丰富的外贸企业管理系统开发和实施经验，作为中国外贸行业信息化解决方案提供商，它目前拥有着众多的外经贸行业用户，在行业内部拥有良好信誉。

金网公司在此次项目的投标过程中，依据自身强大的软件开发综合实力，多年的管理系统开发经验和系统实施能力，采用基于J2EE标准的Jboss、Weblogic及Websphere的MVC2三层技术架构，全面支持移动办公或异地办公，为有色股份公司提供了一套完善的外贸业务、财务一体化的解决方案。

金网公司不仅拥有优秀的研发队伍而且配备了相当完善的售后服务体系，为有色股份公司的ERP系统后续的培训、维护服务提供了良好的保证。

有色股份公司通过对企业自身的分析，在充分综合管理专家及信息化专家意见的基础上，决定借助金网外贸ERP系统构筑现代化开放型的企业管理信息化系统平台，建立以定单信息流为中心，带动物流和资金流运行，实现信息流、物流与资金流的一体化管理与协调运行的信息化管理系统。

四、系统建设方针与指导思想

金网公司在有色股份公司实施的外贸ERP系统包括业务管理系统、客户信用系统、代码管理系统、用户权限管理系统、财务管理系统。考虑到有色股份公司从事国际贸易业务人员异地办公的特点，同时解决因数据分布存储不便而产生的诸多问题，进而实现企业内部的业务信息、财务信息与物流信息的同步与共享，达到对各业务环节动态、实时地进行监管、监控处理的目的，所以为有色股份公司构建了基于Internet/Intranet技术的多层分布式事务处理结构软件平台，全部数据采取集中式管理，该平台分客户层(Browser，客户通过各种Web浏览器及Internet接入设备与各应用系统进行信息交互)，Web服务层(WebServer，为系统提供HTTP服务，负责信息页面的接收和发送)，应用服务层(Application Server，封装系统业务逻辑)和数据服务层(DataBase Server，提供系统数据服务)。

多层分布式布式B/S结构是目前最具优势和最主流的Internet/Intranet构建技术，已经被国内、外大量的工程实例所采用，实践证明，该体系结构特别适合构建基于Internet/Intranet的大型企业应用系统。采用该体系结构和应用服务器所能带来的整体增益包括:

⑴更高的系统性能:

应用服务器是为适应当今互联网应用的飞速发展而专门设计和实现的，相比较于Web服务器，它属于更高性能的服务平台，可以提供对多用户数，大访问量，高并发性和高响应速度的强有力支持。

⑵良好的开放性和可扩展性:

多层体系结构有效的剥离了系统的表现层，业务逻辑层和数据层，各层面间的接口采用统一的技术标准，不仅为系统提供了最大的灵活性和开放性，同时也使系统易于扩展，充分地保护了投资者的利益。

⑶更低的系统成本:

该体系结构使客户端不用安装任何软件，只需有浏览器及上网设备即可，这样不仅可实现移动办公，而且客户端免维护，系统升级高效方便。⑷高效安全:

应用服务器作为一个系统运行容器，它提供了许多系统级服务(如负载均衡、安全服务、事物管理、高效缓存等)，开发商只需专注于业务逻辑的实现，从而使整个应用系统的高效性、安全性得到充分的保证。

五、系统功能介绍

这里以自营进口业务流程为例，简要介绍业务管理系统的操作流程。

1、编制预算

在与外商询价、报价洽谈等基础上，进行成本测算编制。根据编制的采购预算和销售预算，内容包括:贸易方式、供货商、客户、制单日期、币种、商品信息、货款、起运港、目的港、价格条款、数量等。系统会自动计算该笔业务毛利、成本等信息，预算结果供相关管理人员参考使用。一笔预算项下可对应多笔合同。

2、新客户受理

当需要与新的客户(包括供应商、客户等)建立业务往来时，业务部在客户信用管理系统提出客户申请，并且录入客户基本信息，包括客户正确名称、地址、电话、联系人、邮政编码、开户行、银行帐号、注册资金等信息。

管理部门收到业务部申请后，对提交的客户进行受理，对客户资信情况进行调查后进行信用评估，从而划分客户信用等级，确认系统给该客户或供应商的信用额度。

3、编制进口采购合同、销售合同

根据相关已审核通过的预算信息完成采购合同、销售合同的文本制作、合同执行计划、合同归档等管理。内容包括合同号、供货商信息、币种、商品信息、金额、数量、付款条件、运输方式、起运港、目的港、启运时间和预计到港时间等。

4、业务入库单管理

业务部根据已审核生效的进口采购合同，进行商品预入库单的编制。此时货物还没有实际入库，目的在于通知第三方货代公司准备进行入库操作。内容包括选择采购合同号、入库商品名称、数量、单价、进口发票号、金额、起运港、目的港等。

5、增值税发票登记管理

业务员根据已审核生效的业务入库单将海关开具的进口增值税发票和进口海关关税发票进行相应的录入操作。这项操作将完成物流和票据流严格的对应关系，实现相关数据联查。

发票在财务确认后，业务系统自动将发票信息传递到财务系统生成进口采购相关记账凭证，从而完成相关财务核算。

6、货代入库管理

异地货代公司根据生效的业务入库单和货物的实际到货情况，进行货代入库单的编制。内容包括仓库入库数量、仓库名称、仓库入库日期等。由于采用数据集中式管理，商品真实入库信息将实施传递到公司总部，较高提升存货周转速度。

7、付款申请单管理

当需要支付货款或各种费用时，业务部根据合同执行情况和付款条款，在系统中提交付款申请，业务员登记货款或各种费用明细、付款金额和所对应的采购合同号、发票号、业务入库单编号，在制作付款申请时可一次录入多种费用类型的费用额，业务员可以选择预付或实付类型，预付款必须对应到合同号，实付款必须对应到发票号下。

这项操作将完成资金流和票据流严格的对应关系，实现相关数据联查。

8、付款申请单确认管理

付款申请单经财务部门审批通过后，财务部将执行实际付款操作，并根据付款申请内容在财务系统自动生成相应的采购付款凭证。

9、业务出库单管理

商品经货代公司实际入库后，业务部根据实际业务的进展情况，进行业务出库单的编制。此时货物还没有实际出库，目的在于通知第三方货代公司准备进行出库操作。内容包括选择销售合同号、业务入库单号、出库商品名称、数量、单价、金额、起运地、目的地、运输方式、出库时间等。

10、发货指令制作

物流部根据已经审核生效的业务出库单进行发货指令的编制工作，然后将发货指令信息在系统中提交货代公司，通知货代公司进行发货指令确认。内容包括业务入库单号、出库商品名称、数量、起运地、目的地、运输方式、出库时间等。

11、发货指令确认

货代公司对发货指令中所描述的信息进行确认操作。12、货代出库单管理

货代公司进行发货指令确认后，根据发货指令的相关信息，进行货物的实际出库，并在货代出库中，根据实际的出库情况，录入相关出库信息。

13、收款通知单制作

财务人员收到客户货款后，根据银行进账单，在系统中录入相关收款信息并提交给业务员。内容包括收款单位、收款金额等信息。

14、收款通知单确认

业务员根据财务部提交的收款通知单信息，进行收款确认，其中预收款需确认到相应的销售合同上，实收款需确认到销售发票，往来款需确认到客户项下。

业务部门收款确认后，财务系统根据收款单确认信息自动生成相关收款凭证。这项操作将完成资金流和票据流严格的对应关系，实现相关数据联查。

15、销项税发票

业务出库单生效后，业务员制作销项税发票申请，经财务人员财务确认后，由财务部门对外开具销项税发票，财务系统根据销项税发票和业务出库单信息生成相关销售和结转成本记账凭证。这项操作将完成物流和票据流严格的对应关系，实现相关数据联查。

六、系统实施周期

有色股份公司ERP系统实施共历时12个月。

七、系统实施后的效果

金网公司按照标准的实施流程进行系统实施，具体实施效果如下:

1、有效防范国际贸易经营风险

提高企业管理水平，增强企业风险防范能力。系统在企业运作流程中增加了风险控制点，每个控制点的控制内容和责任人都落实到位，责任明确。例如出口销售合同的审批，客户的信用额度控制等。系统提供预警功能，根据管理要求可设定预警条件，对不正常业务和事件可由系统自动预警提示，从而实现对经营风险的防范。信息化使企业的运作规范化。

2、实现企业数据共享，进一步提高工作效率

系统应用的最基本的管理目的就是减少重复劳动，提高工作效率。实施ERP系统前，风险控制部、财务部、业务部以及外部服务机构之间需要查数据时必须打电话或到各部门办公室去查询，还要再次录入，数据不及时、不准确。实施ERP系统之后，系统中广泛利用读取、自动生成等功能，使得数据一次性输入，反复利用。使广大业务人员从繁杂、单调的单据操作事务性工作中摆脱出来，将更多的精力投入到客户挖掘、业务谈判中去。

例如:报关及结汇单证的制作，在手工状态下存在大量的数据重复输入工作，使用本系统后应基本做到数据的一次性录入;某些信息在某些部门之间共享，简化了部门之间的核对工作，如业务部与财务部门之间的往来帐的核对;增加了公共信息资源在各个部门间的共享程度，节省查询劳动。

3、支持移动办公

金网ERP系统采用先进的B/S结构，通过Internet网络，实现全部业务在线处理，支持远程查询、远程录入、远程审批等相关业务操作，所有公司员工，包括货代公司人员都可以在开放型网络中协同办公。

4、优化企业业务流程

实施ERP系统前，各业务部业务流程不一致，各行其是，给管理带来不便。实施ERP系统后，公司规范不同业务部门的业务流程，使各业务部在统一、科学的业务管理平台上协同工作，减少了内耗。

5、革新管理思想

系统是一种先进的国际贸易管理思想的载体，能够提供更加优秀的管理思路，不断革新管理思想;而不是现有企业业务流程、具体作业的计算机简单实现。有色股份公司通过本系统的建设促使其向“学习型组织”转变，适应迅速变化的国际社会环境和国际市场环境，求得有效的生存和发展空间。

6、有效降低管理费用、提高应收账款回款率

有色股份公司ERP工程实施以来，采购、财务、销售、库存等功能模块在降低管理费用，提高劳动生产效率、提高资金利用效率和利润率等方面取得了一定的成效。减少了坏帐，提高了回款率(5个百分点)。

7、通过及时、方便的业务数据分析查询，提高企业管理控制水平和效率

企业主要的统计报表都可通过系统来自动完成，如:《进口业务明细表》、《库存商品明细表》、《库存综合查询表》、《未收汇管理一览表》、《核销单管理报表》、《进出口业务统计报表》、《资产负债表》、《现金流量表》、《应收、应付账款查询表》、《出口退税申报明细表》等，减少了大量的统计工作。同时管理人员可以实时查询各种管理信息，有效、及时地管理和控制企业运行。实现了从猜测型决策到信息型思维，解决了客户风险、资源配置、成本控制等一系列困扰企业发展的问题，为企业的进一步发展壮大打下了良好的管理基础。

8、实现企业财务、业务一体化流程体系

真正实现了业务管理子系统、财务管理子系统的数据一体化，业务管理子系统中相关数据，如往来款记录、采购发票、销售发票等，都可以根据需要在财务管理子系统直接调用自动生成相应的记账凭证，实现多种辅助制证功能以及账务自动处理费用分摊、外币汇率调整、内部利息计算等，极大减轻了会计人员繁重手工录入工作，从而提高了账务处理效率和准确性，使企业由核算型财务向现代管理型财务转变。

八、实施中的问题与解决

1、我们公司的客户资料分散在业务员手中，随着人员流动，造成公司客户资源流失，该问题如何解决?答:金网外贸ERP提供了一套完整的客户信用管理系统，在规范的管理体系下，公司全部客户资料的明细信息、交易记录、收付款记录、合同文本、发票等都会在系统中永久、完整保存，这样就不会因人员流动而造成客户资料流失，给公司造成不必要的损失。

2、我们公司的货物都是委托第三方货物代理公司来完成出入库的，本部没有仓库，如何才能准确掌握库存的情况呢?答:系统采用先进的B/S结构，物流管理模块支持第三方物流公司远程登录系统，即时确认货物出入库数量并及时反馈到公司本部，突破了传统物流管理范围，将企业管理延伸到供应链管理;另外系统还提供详细的业务出入库和货代出入库综合查询，方便客户采用不同口径对公司货物库存情况进行随时查询。

3、我们公司领导经常出差，不能及时在系统进行审核操作，会影响日常业务处理吗?答:系统提供了权限委托功能，领导可以方便地把自己的权限委托给受托人，委托结束时，领导可以自己进行收回授权。

4、我们公司使用多级审核流程时，如果了解审核的情况?答:系统提供审核状态的查询功能，可以让相关人员随时查询单据目前的审核状态。

5、我们公司领导平时很忙，如何使他及时知道哪些单据需要在系统中进行审核?答:系统会根据定义好的审核流程，将下一级提交的单据简要信息给相关需要进行审批操作的领导发出提示信息，领导平时只要关注提示信息就会及时知道在系统中有哪些工作要做，使领导可以有更多的时间去决策、分析。

6、我们公司是不是只要使用这个ERP系统，就会一切矛盾迎刃而解?建立一个规范系统时，在处理实际工作细节上会牺牲一些弹性，软件系统的原理同样如此。许多人以为安装一个电脑系统，所有事情就能解决，其实事情才刚刚开始，需要调整工作流程和方式，让这个电脑系统所提供的资料能帮助管理人员做出更好的决策。所以必须重新评估你的业务流程，以决定非常好的的业务模式。