别具“意匠”的ERP之路

别具“意匠”的ERP之路

工艺行业面向订单的生产模式，让工艺企业十分注重产品创新和质量，以及快速满足客户需求。而这要求企业做到两点：一、面向订单的快速反应，包括快速报价、采购、安排生产、出货等。二、有效控制库存，工艺行业的特点，开发的产品数量众多，更新率较高，库存量居高不下，影响企业的盈利能力和长远发展。因此，工艺企业常常借助信息化实现对企业采购和销售作业流程的全程控制，提升企业反应速度，并有效控制和降低库存量。

正航软件作为台湾最大中小企业管理软件厂商，16年持续经营，已积累了6万多家中小企业用户服务经验的，自2001年进入大陆市场以来，已创造涵盖电子、五金、机械、工艺美术等数十个行业1000家以上用户，其中，工艺美术行业作为正航软件重点关注的行业之一，已先后和十数家用户进行合作，意匠工艺即为其中之一。

“构思巧妙”的系统规划

多数和正航软件合作的工艺美术企业，在和正航合作之前，其信息化基础比较薄弱，意匠工艺当时的状况为：已经基本架设了局域网，人员对于计算机应用也比较熟练，多数报表均采用EXCEL表格处理，此前从未应用过管理软件，只有产成品有编码规则，原物料、半成品、客户、厂商等均未设定编码原则。针对这种状况，正航顾问团队决定将系统规划采用三步走的实施策略。

第一步，管理层以及应用者的ERP培训，使他们掌握ERP的基本原理和管理思想。因为只有企业管理者及员工理解了ERP，才能判断企业的信息化需求，为今后需求确认、项目实施奠定基础，也为今后更准确、更有效地应用ERP形成铺垫。

第二步，需求分析，由高层领导和各部门负责人对现行管理的业务流程和存在的问题进行评议和诊断，找出问题，用书面形式确认预期目标，并规定评价实现目标的标准。在此阶段，各部门针对重点信息化部门，提出了如下的信息化需求:

（一）采购部门需求。采购部门职责为，根据生产、仓库、业务等部门请购单作原物料、劳保用品、低值易耗品等购买和供应商开发、评估。其具体的采购流程为采购下单—跟催—交期—对帐。采购部门信息化需求包括：

1、众多的工艺零部件，分析产品时零部件遗漏、采购单不精确而延误生产。

2、由于采购单据的数量众多，来源广泛，不易整理而带来的问题。

3、采购部门需要追踪原物料到货状况。

（二）业务部门需求。业务部门负责产品报价、接单、审单，后将订单转给生产部门，安排生产，以及将订单转给采购部门，进行原物料采购。并对订单执行状况进行追踪，确保准时出货。采购部门信息化需求包括：

1、每年有上千种产品，更新快，查询困难，录入麻烦。

2、产品具有外销市场，订单、出货单需以英文体现。

3、需要记录同一产品在不同客户处的记录。

4、接单生产的模式，常常导致某个产品零部件组成和标准不一致，产品配方有时需要小部分调整。

（三）仓库部门需求。仓库部门负责进料和收料管理，并优化库存。主要工作包括入库、进货、退料、领料，库存盘点及管理。仓库部门信息化需求包括：

1、严格衔接上下游部门，准确控制原物料入库，产成品出库，降低库存。

2、安全库存形如虚设。生产管理者没有办法根据实际库存安排原材料及产成品入库和出库。

第三步，经过和用户各部门充分沟通之后，正航顾问团队整理出上述信息化的主要需求，并提出合理的解决方案。

（一）采购部门解决方案。

1、通过将零部件设定在产品资料的组合当中，解决分析产品时零部件遗漏、采购单不精确。当业务接到订单后，可通过采购需求估算中的“产品组合”功能对所许的零部件明细进行采购估算。避免了由于人为疏忽，导致漏估零部件，少下采购单，延误生产的状况。

2、在***软件系统中的企业采购单里可以很清晰的看到企业物料的来源、编码、数量等等相关数据。方便采购业务人员的相关查询及整理。

3、正航T357提供各式分析报表，采购人员可通过订单系统中的“采购状况执行明细表”，对每张采购的执行状况进行查询和追踪。

（二）业务部门解决方案

1、可通过系统设定产品停用日期，这样，在单据登打过程中就可以屏蔽停用的产品资料，避免繁琐的操作。

2、利用正航T357自设报表，设定报表的语言种类，方便于对外贸易票据及报表的核对。

3、利用正航T357原厂编号功能，可实现意匠工艺对于同一产品在不同客户处记录的需求。

4、正航T357可实现业务下单时，在订单中修改产品组合，如此，采购需求估算时，可通过订单展开功能，依据实际的产品组合进行零部件需求估算。

（三）仓库部门解决方案

1、T357库存系统可对客户、厂商、产品、业务、部门及交叉分析，并提供强大的渗透查询，让企业掌握对应、纵向等库存信息了如指掌，为企业降低库存提供有效的数据分析。

2、T357可以根据自定义选项进行有效期、超储、失效存货预警，最高、最低预警和盘点预警，并自动提示，将企业库存数量保持在合理的水平，有效支持生产，也帮助企业快速对市场做出反应。

经过充分沟通和调研之后，提出来的解决方案用户领导层及各部门负责人的一致认可，并规划成实施方案书，由双方确认。

“惨淡经营”的系统实施

再好的规划蓝图，也需要精心的经营，才能实现预期的目标，而系统实施也需要发挥当年曹将军“惨淡经营”的精神，兢兢业业，以保障实施的效果。2005年6月，系统实施正式开始。项目实施严格按照正航软件ckey实施方法论进行，ckey实施方法论是正航软件16年，6万家用户实施服务经验总结出来的快速、标准的ERP实施循环。ckey实施方法论遵循服务专业化、文档标准化、流程标准化、时效标准化的实施规范，提高实施控制力度，加快实施进程。因此，正航顾问团队用户经过磋商，制定了如下了实施进度：

1、2005年11月1日实现基础数据初始化。

2、2005年11月15日系统试运行（按正规流程，录入单据数据，各部分互相协调沟通。）

3、2006年1月1日系统正式运行（2006年12月31日盘点库存，以此为系统期初上线开账目，录入基本资料包裹期初产品库存量、产品数据、客户数据、厂商数据及其它基本数据。）

4、2006年3月1日系统验收（客户确认报表格式和数据基本上正确。）

虽然经过前期的培训和后期的充分沟通，但困难还是和项目组成员们不期而遇。由于之前应用人员已经习惯了用Excel表格和邮件，进行企业数据之间的传输。在系统正式上线之前，要求所有应用人员同时应用旧有方式和ERP系统进行数据录入，这一方面，既加大了基层员工的工作量，另一方面，陌生的系统，也会让部分人员下意识地产生排斥，导致数据导入工作一直无法保证正确。这种情况下，在和用户总经理，也即项目组长交换意见后，正航顾问决定先在整个项目中，树立一个应用的样板工程，以此带动全体应用人员的积极性。

正航软件选中的是用户信息化建设的核心环节——采购。因为，正航软件以及用户管理层一致认为。在现今市场竞争激烈的今天，要开源，首先必须节流，而采购时企业资金流出的出口，因此，中小企业首先必须规范采购管理。因此，通过用户领导层的强力支持下，项目实施从控制采购权限开始，设置每一个采购员的采购物料范围和支付权限，同时规定超过限额的审批层次和权限，以规范采购管理。这些首先获得了各个部门负责人的认可，因为软件的试运行理顺了采购流程，加快了采购速度，同时降低了采购过程所产生的成本。

其次，系统得试运行也获得了采购部门员工的认可。通过产品结构和物料清单，定义了每个物料的期量标准，把销、产、供这企业的三项主要业务信息集成起来，同步地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化，不需半个小时，就能把上千种物料的计划重新编排。通过ERP物料分类查询，对每一类物料，按需用的频度，规定优选原则，以简化采购物料的品种规格、保持一定批量，争取优惠。采购计划员提高了工作效率，也增加了准确性，从忙忙碌碌的事务中彻底得到了解放。

有了采购部门的示范效应，其他部分的实施工作也得以顺利展开了，尽管前期延误了一定的时间，但还是在预定的时间内，顺利完成整个项目的实施工作，并正式上线。而系统的上线也为用户带来了预期的变化：实现了业务部、生产部、采购部的规范交接，加强了价格及数量的审核控制。建立起完整的库存管理体系，使信息真正成为企业的资源，有力支持管理层决策。

意匠工艺美术有限公司的信息化系统建设正如企业的精神一样，“构思巧妙”的系统规划、“惨淡经营”的系统实施，而后才能产生“意料之中”的应用效果，而这正是靠前期充分的沟通和调研，以及后期实施人员的智慧和经验，才创造了别具“意匠”的ERP之路。