从ERP原理看管理信息化的出路

从ERP原理看管理信息化的出路

随着全球经济一体化带来的商业竞争日益加剧，信息化已成为当今企业进行管理变革的主旋律，成为企业生存与发展的必由之路。

企业信息化有着很宽广和深刻的内容，其中管理信息化是一个重要方面。如何运用信息技术增强企业的管理和技术创新能力，如何制定企业信息化发展战略来提升企业的核心竞争力，如何把信息化系统融入日常的管理工作为企业带来效益，是信息化建设者们所面临的课题。ERP作为企业资源计划系统，既包含了深刻的管理思想，又包含了先进的信息技术应用，本文从ERP的原理及其发展历程出发，分析了信息化管理系统成功的关键，对企业管理信息化的根本出路进行了探讨。

一、效益问题是企业管理信息化的根本问题

计算机的发明主要是用来提高人们的工作效率。随着数据库、组件技术、Internet以及工作流等技术的产生，计算机在存贮共享、计算共享和网络通讯等方面取得了很大的发展，计算机已经从单纯的为个人提高工作效率，逐步发展到为组织乃至整个社会提高工作效率。一方面，商业竞争和企业管理变革的需要促进了信息技术的发展；另一方面，信息技术的发展也为企业管理变革提供了有力的工具和手段。现在，计算机已经在企业经营管理的各个层面得到大规模的应用，各种计算机管理系统不断涌现，如固定资产管理系统、资金财务管理系统、销售管理系统、人力资源管理系统等。不难看到，随着企业管理信息化应用领域的不断拓宽，与核心业务关联度的不断提高，信息化管理系统的复杂性以及信息化建设过程的复杂性也在增加。常常可以看到的现象是：一方面，应用企业为信息化而进行的包括人、财、物在内的各种资源的投入在不断增加；另一方面，信息化系统存在各种各样的问题，计算机辅助管理的效果迟迟表现不出来。从而造成了企业“信息化成本高，效益难以显现”的尴尬局面。

信息系统没有发挥出效益，具体表现如下。

(1)信息管理分散，数据重复录入，数据不一致。

由于不同的系统服务于不同的部门和岗位，系统之间相互割裂，没有充分考虑数据共享，相同的数据重复录入，这样就造成相同的数据在不同的系统中反映不一致。这不但浪费了人力和物力，还给管理决策带来了困难。这样的信息系统无助于管理工作，当然就没有效益可言，是一种浪费。

(2)信息系统维护与管理工作两张皮，没有人来维护和使用系统中的数据。由于用不用信息系统，管理工作一个样，人们自然没有兴趣来不断更新系统中的数据，系统也就无法提供真实准确的信息。致使信息系统无法发挥应有的作用，成为管理工作的技术花瓶。

(3)信息系统只是反映管理活动的一个结果，是一个事后的信息记录系统。很多企业当中的信息系统的主要作用只是记录一些数据、方便查询和汇总、输出管理者们所要的报表，应用企业只是利用信息系统提供的这些信息来进行分析和决策。这样的系统只是提高了信息加工和获取的效率，并未从根本上改善企业管理流程，当然也就没有帮助企业利用信息系统建立竞争优势，更谈不上为企业创造效益。

(4)信息系统难以适应不断发展的形势，既赶不上管理需求的变化，也赶不上信息技术的发展。一方面，管理需求的变化要求信息系统必须不断地进行完善和升级(由于信息系统本身缺乏柔性，升级换代的成本比较高)；另一方面，企业片面地追求所谓最新技术，不断地对系统进行升级(结果往往是放弃原有的系统)。看似矛盾的这两者却最终都使得信息系统没有一个稳定的运行状态，难以发挥出效益。

以上这些问题既严重影响了信息系统效能的发挥，也制约了企业进一步的发展，甚至可能出现“不上信息系统等死，上了信息系统早死”的局面。产生这些问题的原因很多，如领导不重视、人员素质低、需求不明确、设计不合理、实施不到位、基础设施落后或者制度不健全等，归纳起来，最根本就是因为没有把效益摆在一切信息化工作的首位，没有认识到效益问题是企业信息化的根本问题。

企业信息化是计算机应用的一种结果，但它不是单纯的计算机硬件、软件和网络平台建设，也不是一般意义上的企业信息的集成与快速处理，更不是企业现代化的一种门面装饰，其根本目的在于提高企业的核心竞争能力，使企业在市场上占有一席之地，这样才能为企业带来根本的效益。

二、企业的认识决定了信息系统发挥效益的程度

信息技术是一种生产力工具，但它本身并不是生产力。虽然管理信息化可以通过减轻劳动强度、提高工作效率、降低企业成本、加速资金流动、提高客户满意度等方式，提高企业的核心竞争力，为企业直接或间接的带来效益，但是信息系统本身并不具有这些意义。因此就需要有对管理信息化保持一个正确的认识和正确的应用。上个世纪90年代，由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group公司定义的ERP以系统的观点整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件，为企业信息化管理系统描绘了一个发展蓝图，给人们如何看待信息系统所起的作用提供了一种正确的方法和理念。

1.信息化管理系统必须以先进的管理思想为基础，这是信息化产生效益的前提ERP最初是从制造业发展起来的，经历了MRP(物料需求计划)阶段和MRPⅡ(制造资源计划)阶段。其中每一个阶段都是以一定的管理思想为指导来解决企业经营中所存在的特定问题。

制造业的四个主要问题是：生产什么？用到什么？已有什么？还缺什么、何时定货？如果解决不好就会产生“产供销严重脱节”的问题。为了解决这些问题，依据供需平衡原则以及优先级计划原则等管理理念，MRP这种规范化管理系统产生了。MRP包括各个层次的需求（物料）/供应（能力）和执行/反馈两种闭环的闭环信息系统和运作系统。

上信息化系统不能不讲效益，企业的经营效益最终都是用货币的形式来表达的，因此，必须把管理会计与模拟法支持决策等管理思想纳入系统，通过财务和成本分析，控制和指导物流业务，形成一个完整的经营生产信息化管理系统。于是产生了MRPⅡ。作为MRPⅡ的下一代，ERP实现了对供需链的有效管理，并集成了供需链管理、敏捷制造、精益生产、约束理论、价值链等先进的管理理念。

从ERP的发展历程可以看出，作为一套信息化管理系统的ERP并不是一套单纯的计算机软件系统，其中还包含了深刻的管理思想，软件只是先进管理理念的载体。没有伟大的管理实践，这些先进的管理思想是无法凭空想出来的，从这个意义上讲，信息化管理系统必须适应企业管理实践的要求，为企业的发展战略服务。

2.优化业务流程，提高核心竞争力是信息化管理系统发挥效益的根本途径供需链管理是ERP的核心，从供需链的角度来看，企业的活动形成了5种流：信息流、物流、资金流、价值流和业务流，其中业务流是推动信息、物料、资金流动实现增值的关键活动。成本优势是企业核心竞争力的重要方面，企业只有在保证信息、物料、资金流畅通的前提下，按照增值的原则设计、监控、改进和创新业务流程，不断消除一切无效作业与浪费，才能实现最大的增值，达到客户价值与企业价值的“共赢”。

以传统的观点看，信息系统在流程之外，主要是用于控制和监督企业的增值过程，以确保效益和效率。这些系统在规范数据、辅助决策方面确实发挥了很好的作用，但是，由于这些系统并不是作为企业流程本身的一部分来开发的，所以只是达到了局部效率的提高。作为一个系统，不考虑到企业的整体目标和整个流程，企业的各项资源就无法达到非常好的配置，也就无法完成对整体流程结构的优化，企业的管理潜力也就无法充分发挥出来。一个成功的信息化管理系统，不仅要提供有价值的管理信息，还应作为业务流程的一个部分并改变流程本身。信息化管理系统必须建立面向流程管理的体系结构，与内在的增值过程紧密相连，通过提供输入辅助产品转换，或产生输出在流程内发挥作用。

同时，企业在竞争异常激烈的商业环境中为求得生存与发展，必须不断地重组企业流程以适应瞬息万变的市场需求。这就要求信息化管理系统应具有高度的灵活性和可配置性，以便可以按照流程的变化进行合理的调整，适应企业业务重组的要求。

3.信息集成与实时共享是信息化管理系统成功实现的关键供需链管理对企业的信息处理能力和效率提出了要求。首先，企业全流程的起点是客户需求，满足需求是企业一切经营活动和作业的出发点。因此，供需链管理必须做到不失时机地捕捉需求信息；其次，一旦需求信息产生，供需链管理必须做到根据物料需求信息迅速组织供应，控制物料的均衡有序流动；第三，物料是有价值的，物料的流动必然引发资金的流动，供需链管理必须从整个供需链各环节的总体运营成本或产品周期的整体拥有成本上来考虑降低商品成本。

以上这些要求，传统的管理手段是无法做到的，因此只能借助信息系统来实现。计算机在网络通讯、存贮共享、计算共享等方面的最新技术为此提供了条件。在形成供需链的五种流中，信息流是信息系统可以直接处理和影响的一种流。在信息化管理系统中，信息系统又作为流程的一部分而存在，因此信息系统如何处理信息流上的数据将直接影响业务流的模式、效率以及结果。如果做不到信息集成就会人为割断业务流程，结果只能提高某一部门的效率；如果做不到信息实时共享，就无法对流程进行监控，业务流程优化和企业整体效率的提高也就无从谈起。因此，信息集成与实时共享是信息化管理系统成功的关键。