ERP系统的后续完善

ERP系统的后续完善

ERP系统上线后，ERP项目就结束了吗?不。这只能说ERP系统取得了暂时的顺利，只是攻下了一个碉堡。“革命还未成功，同志尚需努力”呀。ERP项目是个逐步完善的过程，项目成功上线后，用户的注意力就是要把ERP系统不断的完善起来，要把项目实施时没有考虑到的细节一一完善起来。

但是，想要把ERP系统后续的完善工作做好，可不是一件简单的事情，比起ERP项目上线来说，难度可是一点都没有减少。因为后续完善的过程中，要注意的问题还有不少。

1、要防止用户的老毛病死灰复燃

我见到过不止一个客户，在ERP项目上线之初，他们比较乖。会完全按照标准作业规范来操作系统，即使，利用系统后的流程跟他们的手工流程有差异的情况下，他们也会采用新的流程。但是，当系统用了一段时间后，他们心就痒了，开始搞自己的小动作了。就拿采购定单的变更来说吧。以前手工作业阶段，若发现采购单上的价格或者数量有错误，他们是不会再去重新打一遍采购单的，直接在原由的采购单上修改，然后签上修改人的名字即可。但是，ERP系统是不允许的。他要求所有数据的修改，都必须在ERP系统中完成。在ERP系统上线初期，他们若遇到采购单错误时，还会在系统中修改。但是，时间久了，他们就会比较麻痹了，会旧病复发。采购单有错误了，也不在系统中开采购变更单了，直接在打印出来的采购单上修改即了事。反正以后的仓库、财务作业不管他们采购的事情。

所以，后续完善的一个非常重要的工作，就是要巩固“解放地区”，巩固前段时间好不容易取得的胜利成果。

2、流程的逐渐调整

ERP系统刚开始上线的操作流程，不是完善的流程。其或多或少还有手工作业流程的影子，还有很多尚需改善的流程。当ERP系统运行熟练后，企业ERP系统的操作流程还需要进行优化，提高流程的工作效率。如价格的审批流程，在ERP刚上线时，企业用户可能担心价格有错误，还是按照以前的审批流程，采购单的价格审批要设置两道门槛，一是采购经理审核，二是成本会计复核。在ERP上线初期，也是按照这个流程来走。但是，当ERP系统运行熟练以后，我们会发现，一般采购员无法更改采购定单的价格，也就是说，采购定单的价格我们只需要在有变更的时候，进行二道审批即可，平时的话，价格的审核可以让ERP系统这个铁面判官来做。

象以上这种可以改进的地方，在ERP系统运行稳定后，还有很多。有时候，ERP系统一个小小的改进，就可以给企业的工作效率得到不凡的改进。

3、细节的完善处理上

在ERP项目实施过程中，时间比较紧，工作量比较大，所以，在实施的过程中，可能无法考虑一些细节的内容。但是，在ERP系统上线后，用户相对来说，就有比较多的时间，来考虑这些细节问题。如报表的格式问题上。有些企业报表的格式要求比较高或者内容比较复杂，一下子难以实现。如有个客户，他们要求在当日的销售日报表上，能够带出该产品的毛利率。计算数据即不是按标准成本来算。若按标准成本计算毛利润率的话，也就简单了。他们是要求根据最近的原材料的采购价格来计算产品的材料成本，然后再以此为基础，经过适当的调整后，来计算销售定单的毛利润率。由于这个报表比较复杂，所以在ERP上线后，不能实现。在ERP上线初期，他们只有进行手工统计后，再把数据添入到报表中。随着ERP系统的运行逐渐完善，这些数据也可以从ERP中取得。企业在顾问的帮助下，通过报表自定义系统，实现了这张报表。以后，报表生成以后，不需要再进行人为的改动，就可以直接拿来使用了。

所以，在后续的完善过程中，细节问题的处理，也是一件大工程。但是，却是一件非常重要的工作。细节决定成败呀。

从以上的分析中，我们可以看出，ERP项目的后续完善工作，一点都不比项目实施的工作轻松。具体来说，在后续完善的过程中，企业用户要做好如下工作。

1、定时对ERP进行体检：召开会议，发现ERP系统需要改善的地方

我们在现实生活中，经常会有这种悲剧。某个人平时好好的，看不出有什么毛病;突然腹部痛了，去医院一检查，发现是肝癌晚期。为什么会这样呢?就是因为没有定时做体检，以外能吃能睡，看起来好好的，怎么会想到有癌症呢?其实，现在的医疗技术，若在癌症早期就发现，完全可以治疗痊愈。

ERP项目也是如此。若对其进行定期的体检，发现毛病，及时处理，那就不会慢慢转化成大毛病;但是，若对小毛病不管不问，或根本没有发现小毛病的存在，则久而久之，其必然会转换成不可治疗的癌症，到时候再后悔也来不及了。

所以，企业内部要定时的开座谈会，如半个月一次或者一个月一次，集中讨论现阶段ERP系统运行中发现的问题及需要改善的地方。有问题不可怕，找到问题原因一一解决即可;怕的是不能发现问题。所以，企业各个部门负责人要定期对ERP系统进行体检、会诊，把发现的问题或者需要改善的地方，一一列出来，无论是其他部门的、还只是本部门的问题，都要摊在桌面上谈，然后，让企业内部的ERP项目负责人，想一些可行的解决方案。若自己不能解决，就要依靠外部的ERP实施顾问了。总之就是，发现一个问题，处理一个问题。如此，ERP软件才能在企业各方的共同努力下，不断进步。

2、便条虽小，用处确大

如何让用户持之以恒的利用标准作业规范为指导对ERP系统进行规范化的操作，如何让新员工尽快熟悉ERP的标准作业流程，让其能够尽快的进入角色。这些流程管理问题，一直是企业非常头疼的问题。而且，由于流程操作的不规范，这也是导致ERP系统出现错误的主要原因之一。有什么简单有效的方法能够有效的解决这一难题呢?

其实，这里有一个非常使用的小方法。我在ERP项目实施的时候，都要求客户在标准作业规范确定下来以后，把一个个标准作业流程配上简短的说明，制作成一张张小的卡片，然后，把他贴在对应用户的电脑旁边，让他们一坐下来，进行ERP操作，就可以看到这个友情提醒。这个潜移默化的效果，有时候比你ERP实施顾问在台上讲个一天的效果还要好。

这种模式，我是极力推崇的。因为其可以说，基本上不需要花费多少成本，但是，却可以其到非常大的作用。对于规范企业对于ERP系统的操作等方面，都有非常大的作用。

不过要注意一点，就是当流程有所改变时，一定要及时更换小卡片，不然的话，用户天天看过时的流程卡片，反而卡片会误导他们。

3、整理实施文档

在ERP项目实施过程中，会产生很多跟项目有关的文档，如标准作业流程文档、作业规范文档、二次开发的文档等等，这些文档在ERP项目实施完成后，用户要抽时间及时进行整理，若文档有缺乏的话，要及时跟顾问联系，补齐文档资料。因为这些文档资料是以后公司ERP运作出现问题时，重要的参考资料。而且这方面资料，很多都是内部资料，在外界是无法取得的。特别是关于二次开发的相关资料，若企业不幸换了一个顾问，而对方顾问很可能对于你这个企业的二次开发的个案不熟悉，所以，要特别重视这些文档资料的整理。

其次，ERP上线后，在实际应用的过程中，难免还会遇到一些问题。如在ERP采购模块的操作中，发现请购转换采购单时，不成功。后来经过一番努力，才发现是原材料没有定义默认的供应商。原来，ERP系统中对于原材料必须定义至少一个供应商，否则的话，就无法自动生成采购单，而需要手工开立采购单。这就会非常的麻烦。遇到诸如此类的问题，企业不能解决了就完事了。而应该在解决问题的同时，把这个问题的情况、发生的原因、解决的方法、预防的措施等写成一份文档，永久的保存起来。这些文档资料都是企业宝贵的财富，是企业以后对于新员工进行ERP培训的最好的教材。也只有如此，企业才不会老是在同一个地方摔交，不会重复的交学费。

4、多培养一些关键用户

在ERP项目实施时，ERP软件培训时，由于受到场地等的制约，一般都只有项目组的成员，如各个部门经理才有机会参加ERP项目的培训。也就是说，接受过ERP项目正规培训的各个部门可能都只有一个人而已。但是，若他们离职了怎么办?关键用户的离职对于ERP系统的运作影响是非常大的。

所以，企业在ERP项目完成后，要开展定期不定期的ERP培训，让每个用户都成为ERP系统的关键用户，让他们在任何时候都能够独当一面。如此，即使有关键用户离职，也不会影响到ERP运作的大局。

同时，对于其他员工进行统一的培训，有利于让他们了解ERP系统的全貌，简单的说，就是让他们了解其他部门的操作，会对自己部门的操作产生什么影响;自己的操作，又会给别人带来那些影响。如此，他们在操作ERP系统时，可能会更有一个全局的概念，会知道，自己如操作不好，会影响到别人的工作。有这种观念之后，他们操作ERP系统起来，会更加规范、更加有责任心。而这是ERP系统得以发展、完善的基础。

总之，ERP系统后续完善的战役说好打好打，说不好打也不好打。这就要看企业的ERP项目负责人的经验与能力了。个人认为，企业在ERP项目的持续改善上，可能比较重视，但是，会忽略ERP项目前期成功的巩固上。但是，ERP项目成果的巩固跟ERP项目的持续改善是手心手背都是肉，企业都应该对其有充分的认识，要两手都要抓，两手都要硬。