ERP成本常见败笔及解决之道

ERP成本常见败笔及解决之道

ERP系统中，成本模块与排程模块式两个瓶颈模块。现在虽然不少企业都上了ERP系统，但是，使用成本模块的企业却不少，用的好的企业更是凤毛麟角。为什么成本模块在企业中不能好好利用呢?其内在的原因是什么呢?

有不少文章在谈论如何成功实施ERP项目，但是，对于其败笔却很少有人提及。今天，我就做个第一个吃螃蟹的人，谈谈在ERP系统成本模块实施的时候存在的一些败笔。

一、 错误积少成多、积小成大。

众所周知，ERP系统中的成本模块，是一个统计模块，其计算所需的数据来之于其它各个模块。如材料成本的计算来源采购模块、生产模块、库存模块;制造费用等来之与财务模块;人工费用来之与人事模块;各种费用的分摊来之与ERP系统基础管理模块。

用户操作的时候，他们没有全局的认识。因为自己在系统操作的时候，出现一些小错误，没什么关系，没有引起足够多的重视。如在采购订单的价格中，误把含税的价格当做不含税的价格;采购价格错误没有及时发现，等到下月初对帐或者付款时才发现，但是，此时成本已经结转，发现再修改已经为时已晚;制造费用、人工费用等的收集与分摊不是很准确、不是很合理。

所有这些用户本来都不怎么重视的问题，但是，这些小问题汇聚在一起，就成了大问题。就象各条小溪最成会汇聚成一条大河一样，问题也会积少成多、积小成达。所以，最终导致了成本模块的使用效果不好，成本计算的成果不准确。

最明显的用户容易忽视的错误主要有以下几个方面：

1、 采购价格错误。按照企业的常规做法，企业跟供应商对帐的时候一般都不是本月发生的，有可能是块到付款期的时候才会核对。而企业的成本是每月结转的，若在成本结转后，再发现价格有错误，而重新计算成本的话，明显工作量过大。所以，一般即使在日后发现采购价格有错误，也不会去更改已经发生的成本金额。ERP系统也是如此，不会对已经做过成本结转的月份重新进行计算。所以，即使发现错误后，再改正价格，那也来不及了。所以，企业若要成本模块使用效果好的话，最好改变现在的供应商对帐方式，要求在月底前，即企业成本结转之前，完成相关的对帐工作，要确保ERP系统在成本运算之前，采购价格的准确性。

2、 在产品、成品之间成本分摊不合理。在制造企业中，不可能一到月底，生产线上所有的产品都能完工入库，车间或多或少会留有一些在产品。企业当月发生的成本，包括材料成本、制造费用、人工费用，若在成品与在产品之间分配不合理的话，也会影响成本的准确性。如很多企业，不管企业实际情况，都把当月发生的实际成本都摊销到当月的成品中去。如当月发生的成本共有100万，其实，有20万成本是花在那些在产品上，而不能简单的摊到成品上了事。在产品、成品之间成本的分摊方式，有很多方法，如约当产量法、固定比例法等等，ERP系统一般都支持这些更加合理的分配方法。

3、 制造费用、人工费用的分摊统计问题。很多企业平时不注重这些数据的收集，什么都来个大概。特别是工时数据，其采用的还是5年以前统计的数据，随着自动流水线的建立、管理方法的改进，现有的工时数据与以前的工时数据已经有比较大的区别，此时，如企业仍然一成不变，沿用以前的工时数据的话，计算出来的成本怎么会准确呢?虽然说人工费用、制造费用对于生产制造企业来说，比例不是很大，但是，其绝对金额还是蛮大的。

这些错误若独立的看，看能都不是大问题。但是，若这些问题汇聚起来，就象滚雪球一样，会越滚越大，最后成为一个难以消化的大难题。若想成本模块运算准确，就一定要从小处着眼，从细节做起。

二、手工计算方法陈旧，与ERP计算方法不符合。

很多企业成本计算方法落后，或者与现实不符。他们的一些简化计算方法，ERP系统无法支持，从而造成了ERP计算结果与财务成本会计实际计算的差异。

如关于材料成本的计算问题。现在很多企业，在计算材料成本的时候，采用比较简便的做法，如材料的成本价格其按照的是最近的采购单价为基础进行统计。如此，若企业用库存材料进行生产的时候，材料成本的统计就无法反映材料真实的生产成本。如企业生产某批产品，其需要500千克的某种原材料，其中，200千克的材料用的是以前的库存材料，是以100元/千克的价格购进的;剩余的300千克材料，是最近购进的，其价格为90元/千克。而用户在统计材料成本的时候，其用的就是90元/千克的单价，这与实际生产的成本就有差异，用这种方法，计算出来的材料成本就比实际的材料成本要低2000元。若以这个数据为基础，统计企业的利润，那也就不可能准确了。

以前用户在手工操作的时候，可能是因为计算工具的限制，所以，才采取了一些简便的做法。确实，如加权平均成本这种计算方法，若再手工操作阶段，使用起来，确实有不少的困难。但是，有了ERP系统，就不一样了。其实，ERP的成本模块的操作比其他模块要省力、省心许多，只要鼠标点几下按钮，就可以完成了。

所以，企业若真的想把ERP模块利用起来，就要先改善自己的成本计算方法。采用一些更加合理、更加能够反映企业实际情况的一些计算方法，只有如此，才能够提高成本模块的利用效果，提高其成本统计的准确性。

三、操作不当造成的。

ERP系统操作不当，也是造成成本模块无法发挥其功能的原因之一。从以上的分析我们可以看出，其他模块的操作会直接影响最终成本的计算。所以说，若光从成本模块考虑，其操作没有多大的难度，但是，若结合其他模块来说，则就有可能很多不恰当的操作，会影响成本模块的应用。所以在，月底在成本结转之前，要先对系统进行一定的检查，看看是否符合成本结转的要求。检查的环节主要如下：

1、 单据操作是否恰当。入库单、领料单有否都审核了，其若没有及时审核，会影响最后材料成本的统计;退料单有否即时审核，退料单的开立时，有没有退回给对应的生产订单，退料单操作不当，也会对成本的计算，造成影响。如退料的时候，若没有对应生产订单，则其退料发生的金额会平均分摊到当月所有的产品中去，而不是某张特定的生产订单。如某张生产订单在生产时，一共领了200万的材料，但是，车间在生产这张生产订单的时候，只用了180万材料。而车间对材料进行退料动作时，没有把这20万的材料退回给这张生产订单，如此，ERP系统在考虑这张生产订单的成本时，就会把材料成本当作200万来考虑，而不是180万。退回仓库的20万材料，就会分摊到当月的所有产品上，会使其他的产品成本比实际的底。

2、 成本的结转时机不当。ERP系统中，不是随时都可以计算成本的，其应运要掌握一定的时机。如在当月单据没有核对清楚之前，就不能急忙的进行成本结转，要知道，成本结转后，我们一般是不建议重新调整已经结转过月份的生产成本的。成本模块的计算，涉及到的计算量比较多，最后能有一个独立的时间段来进行运作，以减少其他人对ERP的操作时，对成本计算的影响。

3、 一般企业，成本统计都是按照自然月来的，即从每月的1日到每月的最后一日截止为准。但是，有些企业则不是，他们把自然月割断了。如我遇到过一家客户，就是以每月25日为结帐日。即把26日与次月的25日为一个月份，以此来计算成本。无论是按哪个日期来计算成本，一般都不是问题。重要的是，企业要注意，就是周期要固定，不能空的时候成本一个月结一次，忙的时候半年结一次。这是不允许的。企业最好能够每月结一次成本。

4、 还有，就是关于成本计算的方法。成本计算的方法有很多种，如分批法、产品法等等，材料成本统计也有许多方法，如先进先出、加权平均成本等;在产品、成品的分摊方法也有多种。在会计实务上，要求成品计算方法要在一段时间内保持不变。ERP也是如此。若某种成本计算方法确定后，要在一定的时间内保持不变;就是没办法要变，最好也选择一个自然年度为单位而改变。