警惕ERP系统落为记帐软件

警惕ERP系统落为记帐软件

很多企业用户向都反映，为何他们的ERP软件，只使一个简单的业务记帐软件，ERP系统其他的功能利用不是很好呢?

其实，ERP软件的功能从大致上来说，可以分为三块，一是业务记录功能，这是EPR系统的基础功能;二是业务控制功能，这主要是用来保障业务的准确性与数据的安全性;三是数据分析与决策支持功能，这主要是利用系统记录的相关业务数据，进行分析，为企业决策者的决策提供相关的数据支持。

而现在ERP软件的应用现状，很多企业ERP应用只停留在第一个层面，即业务记录功能，而对于其他两方面的功能，却甚少涉及。为什么会如此呢?原因很多，归结起来，有如下这几个方面。

一、 手工作业时代观念的影响。

ERP系统一般都有一套严格的业务控制流程，但是，由于受到手工操作观念的影响，很多企业，对于这一方面的功能做得不是很到位。 如业务流程审批功能，很多企业的管理者不习惯在系统里审核。这就使得，企业在走相关单据的审核流程时，先让业务员从系统中打印出相关单据，然后再拿给他签字，然后，业务员再从系统中审核。如此，一来二去，不但浪费时间，更是存在隐患。因为业务主管部知道业务员回去后，是否对这张单据的数据有否进行修改。其实，在系统中直接审核单据，比手工签字审核要简单的多。他们为什么不愿意系统直接审核呢?其实，很大一部分原因是因为他们受到手工操作时代观念的影响，认为只有签字审核后，自己才会承担责任。

再如成本统计功能。在以前手工操作时代，企业可能采用了简化的成本计算功能，如材料成本都按现价进行计算。这种简化的成本统计功能，虽然简单，但是，跟实际的差异会比较大。而采用了ERP系统后，其提供了比较复杂都成本统计功能，如对于材料成本可以按先进先出计算，也可以按加权平均成本计算。这最后结果的准确性，要比简化计算的准确性高的多。但是，可悲的是，企业用户习惯了简化的计算方法，把这个简化方法认为是真理，而不愿意采用更加合理的计算方法。

应对措施：

针对这种情况，最好的方法，就是彻底转变员工的观念。但是，俗话说，江山易改，本性难移。所以，若想改变员工的观念，还是需要企业花费一定精力的。

一是要加强对于员工的培训。观念需要不断的培训才能够改变。在ERP项目的实施过程中，ERP项目负责人要时刻关注企业员工观念的冲突。当员工的观念跟ERP的理念有冲突的时候，不要放之任之，而是要记录下来。这是其以后工作的重点与关键的点。无论以后再项目培训还是在EPR软件的监督、稽核方面，这些冲突的地方永远是其应该特别关照的地方。

二是通过制度进行约束。家有家规，国有国法。对于一些难以沟通的员工，有时候，还是需要通过制度来对其加强控制。如对于材料成本的统计方法，企业若是决定按照加权统计的方法更加合理，那在业务流程重组的时候，就要通过制度的形式确定下来，月加权平均成本的相关流程，规定以后材料成本的统计都按月加权平均来做。如此，以后监督稽核起来也有据可查、有据可依。

三是要加强监督与审核。让员工去接受一种新的操作方法，是有一个过程的。在这个过程中，若企业放松了监督，则企业用户很可能就不会按新的操作方法来对业务进行操作。所以，在他们养成新的操作习惯时，企业项目负责人要组织人员，加强对他们的监督与稽核。所以，在需求调研或者业务流程重组时，记录有冲突的相关工作点，就显得非常的重要。因为，这些点就是日后进行稽核的重点环节。

二、 ERP系统软件本身设计的不足。

在跟企业用户交流的过程中，发现有时会并不是企业自己不想利用，而确实是因为ERP软件功能本身设计不到位，功能再企业中无法实际利用起来的原因。如对于生产企业的排程功能，有一用户向我反映，ERP售前咨询顾问在向我们演示他们的排程模块时，演示的时候看起来好像很完美，但是，我们实际操作的时候，根本不是那么一回事情，利用系统排程模块计算出来的结果，跟实际情况相差十万八千里，别说是拿来用，甚至连个参考的价值都没有。的确，由于生产管理的负责，有些ERP系统的高级应用功能不是每个ERP系统都做得比较好的。如排程模块或者看板模块，做的好的ERP确实很少，可以说是凤毛麟角。

应对措施：

若是软件本身的缺陷，导致企业无法正常利用一些高级应用，那对企业来说，是一件很郁闷的事情。

1、把好选型关。企业在选型之前，就要考虑自己可能需要使用到的功能。因为有些ERP系统的高级应用，如排程管理模块，使一个非常复杂的功能。你若等到系统在实施的时候，才发现这个ERP系统的排程模块不适合自己企业，甚至他只是理论模型，在实际中根本无法利用时，就来不及了。因为软件公司不可能对于这个模块进行大规模的更改，而且，即使他们愿意为你进行个案定制，其开发成本也是非常庞大的。再说，现在排程模块设计的好的ERP企业，也是不多的，更多的是一些半成品。所以，企业若确实需要排程模块，则在选型时还是需要擦亮自己的眼睛，选择一个切实可用的应用模块。

2、若你不幸，在ERP实施过程中，还是遇到一些不怎么使用的数据分析或者流程控制功能时，那只好进行二次开发了。很多企业为了节省成本，遇到这个情况时，不愿意进行二次开发的投资，宁可手工来进行分析或者统计。其实，我们可以来算一笔帐。假设，我们这个ERP系统，企业要用5年，若利用手工来做这个数据分析功能，就拿客户利润贡献率来说吧，那5年总共需要多少劳动力?而二次开发的成本又需要多少?两者比较分析一下，哪个更划算，就可想而知了。况且，利用ERP系统，进行分析统计的话，其准确率比手工统计分析要高的多，其参考的价值也就要大的多。

三、项目实施时，太过于迁就企业。

有些实施顾问，在ERP项目的实施过程中，为了减少跟企业用户的冲突，盲目的迁就企业用户。有时候，明明知道企业的操作流程不符合规范，或者采用ERP系统的控制程序可以更加安全更加便捷的实现作业的控制目的，但是，因为采取系统控制，可能用户会不接受。所以，顾问就做起了"老好人"，放弃了系统控制的做法，而仍然让他们进行手工控制。

如此，一而再，再而三。系统的作业控制功能就如此的被用户"抛弃"了，相关作业的控制权限，又都下放给了操作用户。如此，一个好好的作业控制系统，就变成了一个简单的记账软件，如何不让人感到灰心呢?

应对措施：

无论是在业务流程重组还是在需求调研的过程中，企业都要以标准流程作为参考，若是标准流程作业与自己手工作业流程有冲突的话，则只要是标准流程的效率更高或者更加安全的话，就要采用系统的控制流程，相关作业的审批等等都从系统里走。而不要系统一套，手工又是一套。

在顾问选择时，也要选择勇于对企业说"不"的顾问。若在顾问接触的过程中，顾问从头到尾都没有说过一个"不"字，老是在迁就企业用户，则企业要当心了，可能这个顾问就是"老好人"，不会为企业考虑，他的目的就是为了使得ERP项目顺利上线，而不管项目上线后，使用效果是否理想。

其实，采用ERP系统，若只适用业务记录功能，即我们常说的记账软件，则其给企业创造的价值，不到其应发挥价值的10%，若想让ERP系统在企业中开枝散叶，发挥其强大的管理功能，还是要靠后续的作业控制与数据分析与决策支持功能。这两大功能才是ERP系统的魅力所在。可是，很多企业在ERP项目实施的时候，因小失大，认为流程跑的通顺了，库存数量与金额准确了，如此，ERP项目也就成功了。这是给非常错误的认识。

所以，企业在ERP项目的实施过程中，还是需要分析自身情况，看看是哪些因素限制了其数据分析和决策功能的应用，然后，再对症下药，一一加以解决。让ERP系统，锦上添花，更进一步。让ERP软件，不再沦落为速记员，不再成为一个简单的记帐软件。